کانون سردفتران و دفتریاران

پنجشنبه, 05 مرداد 1396

 

آدرس كانال ما در تلگرام
@notary_ir

صفحه ما در سايت آپارات

اسنادتان را به صورت الکترونیکی ماندگار کنید

اسنادتان را به صورت الکترونیکی ماندگار کنید

 اسنادتان را به صورت الکترونیکی ماندگار کنید

در دنیای پیشرفته امروز کار با اسناد کاغذی و نگهداری آنها یکی از روش های مقابله با گسترش دولت الکترونیک محسوب می شود.

به گزارش گروه فضای مجازی باشگاه خبرنگاران جوان؛ حضور و فعالیت در دنیای الکترونیک و گسترش تجارت در این فضا مانند تمامی تجارت ها نیازمند ایجاد اعتماد و اطمینان جهت انتقال اطلاعات و اشتراک گذاری داده ها است و نبود ایمنی موجب آسیب دیدن اشخاص حقیقی و حقوقی در فضای مجازی می شود.

در دنیای تجارت الکترونیکی اسناد الکترونیکی از جایگاه ویژه‌ای برخوردارند و بدون وجود آنها تجارت در دنیای مجازی هیچ مفهومی‌ ندارد و چون امضای الکترونیکی را تنها می‌توان بر روی مدارک الکترونیکی و نه کاغذی انجام داد؛ باید مفهوم اسناد الکترونیکی دقیق تر بررسی شود و بدون‌ایمنی و اطمینان ، داده پیام و امضای الکترونیکی از هر نظر فاقد اعتبار خواهد بود.

 

سند الکترونیکی چیست؟

تا کنون  قانون تجارت الکترونیک معنی دقیقی درباره اسناد الکترونیک ارا ئه نکرده است و فقط در بند«الف» ماده۲ این قانون می گوید: هر نمادی از واقعه ، اطلاعات یا مفهوم که با وسایل الکترونیکی ، نوری و یا فناوری جدید اطلاعات تولید ، ارسال ، دریافت ،  ذخیره یا پردازش می‌شود در رده اسناد الکتر ونیکی جای می گیرد.

 

پذیرش اسناد الکترونیکی نیازمند وجود رکن اساسی اطمینان و ایمنی است به همین دلیل تمامی قوانین از موجودیت کامل و بدون تغییر داده پیام به مفهوم عدم خدشه به تمامیت داده پیام در جریان اعمال تصدی سیستم از قبیل ارسال ، ذخیره یا نمایش اطلاعات اشاره  دارد.

 

به طوری که بند«هـ» ماده۲ یا در بندهای «ح»و«ط» به ترتیب سیستم‌های اطلاعاتی ایمن و رویه ایمن را تعریف می‌کنند. اما می‌توان گفت که اسناد الکترونیکی داده‌هایی‌هستند که در مواردی مثل اسناد تجاری خاص با فرمت‌های ویژه و در موارد دیگر بدون توجه به فرمت و قالب آنها و فقط با توجه به محتوای سند در شکل الکترونیکی بوسیله دستگاه‌های پردازشگر مثل رایانه بوجود آمده‌اند ، پیش نویس لایحه اصلاح قانون تجارت در بخش اسناد الکترونیکی ، اسناد الکترونیکی تجاری را به دو نوع اسناد الکترونیکی اصل و جایگزین تقسیم می‌کند که منظور از سند اصل را ، همان سند اصیل پردازش شده در دستگاه و سند جایگزین را رونوشت مصدق آن می‌داند.

 

فراموش  نکنید که هیچ مدرکی را نمی‌توان بر یک دستگاه پردازشگر برای مدت طولانی بدون تغییر نگهداری کرد. زیرا جریان پیشرفت تکنولوژی و به روز رسانی سخت افزار و نرم‌افزارهای پشتیبانی‌کننده از اسناد، موجب می‌شود که اسناد ، غیر قابل دسترس و ناخوانا شوند و‌این معضلی است که امروزه حقوق با آن دست به گریبان است.

 

اما برای این که اسناد برای همیشه در دسترس باشند ، باید آنها را همراه با ابزار وابسته به روزرسانی کرد و این امر موجب می‌شود که اسناد قابلیت حقوقی خود را از دست داده و سندی دیگر همان سند اصل اولیه نیست و‌ این مشکل اهل فن و حقوقدانان را مجبور کرده تا وارد یک مسئله جدید تحت عنوان آرشیوهای الکترونیکی شوند.

 

مزایای استفاده از اسناد الکترونیکی

اسناد الكترونیكی نتیجه اجرای فرآیند یا پروژه های آرشیو الكترونیك یا بایگانی دیجیتال و ورود اطلاعات مربوط به اسناد در نرم افزارهای مشخص است که چندین سال توسط سازمان ها و موسسات مختلف در كشور درحال اجرا و بهره برداری است.

 

برای ایجاد اسناد معتبر الکتر ونیکی باید مدارک و اسناد موجود در آرشیو سازمان ها شناسایی و بر اساس استانداردهای تعریف شده در سیستم های الکترونیکی ذخیره شود اما در طراحی سامانه های الکترونیکی اطلاعات محافظت از مدارک حاصل از چالش ها و فعالیت ها، مراحل تولید و حتی قبل از تولید اسناد باید مد نظر قرارگیرد تا اسناد از اعتبار کافی  برخوردار باشند و سیاستهای سازمانی و اهمیت تاریخی و پیشینه هویتی اسناد موجود جزء دیگر تشکیل دهنده این نظام است.

 

اسناد الکترونیکی را می توان راهی جهت خلق، شناسایی، کسب، اشتراك و توزیع اسناد الکترونیکی به افراد نیازمند دانست و همچنین این نوع اسناد در بالا بردن بازدهی و کارآئی اطلاعات و اسناد تولید شده در گذشته، حال و آینده  یک سازمان با به کارگیری استانداردها و سیاستگذاری های مناسب بسیار ضروری است .

 

از دیگر مزایای این کار می توان به؛ جستجو پیشرفته و دسترسی سریع و آسان به اوراق و اسناد بایگانی شده، استفاده از بایگانی در چند محل از طریق شبكه‌های داخلی و اینترنت، عدم نیاز به ویراست و مجلد بندی و ... اسناد، امکان ذخیره سازی انواع پرونده ها و اسناد در قالب اسناد الکترونیکی، امکان بروز رسانی اوراق و اسناد بایگانی شده، اعمال انواع متنوع طبقه بندی اسناد بر مبنای نیاز سازمان، اعمال انواع متنوع گروهبندی پروندها و اسناد، سازماندهی و مدیریت بر نحوه نگهداری و دسترسی اسناد، استفاده همزمان چند کاربر از یک پرونده، سهولت کار با نرم افزار از جهت سادگی ارتباط با کاربران، امکان نگهداری نسخه های پشتیبان از اسناد و مدارک، امکان تعریف چند سیستم بایگانی در یک نرم افزار و  عدم از بین رفتن و آسیب اسناد در حین گردش کار اشار کرد.

 

نگهداری اسناد الکترونیک

یکی از مزایای مبادله الکترونیکی اسناد تجاری‌ این است که در عین مبادله سریع ، داده‌های الکترونیکی قابل چاپ و دریافت در عالم حقیقی تجارت نیز هستند به همین منظور قانون یوتا مقرر می‌دارد :‌ «اگر فرستنده یک سند الکترونیکی از ذخیره یا پرینت بوسیله دریافت‌کننده جلوگیری کند ، آن سند علیه دریافت‌کننده سندیت نخواهد داشت».

 

پیش‌نویس لایحه اصلاح قانون تجارت در ماده ۴۱۳ اعلام می‌دارد: «سند تجاری الکترونیکی به دو روش به وجود می‌آید. سند تجاری الکترونیکی اصل و سند جایگزین آن که منظور از سند جایگزین را در ماده ۴۱۴ قانون فوق همان سند پرینت شده می‌داند. به هر حال آنچه مورد بحث است اسنادی است که پس از دریافت از خروجی یک دستگاه الکترونیکی صادر شده‌اند.»

 

داده‌های دیجیتالی در بسیاری موارد بر روی کاغذ نامفهومند و تطبیق آنها دشوار و یا ناممکن است اما باید با روشی امضا شده که مناسب با اسناد کاغذی باشد آنها را ساماندهی کرد که در همین زمینه برخی از امضاهای الکترونیکی‌ این خواسته را تامین می‌کنند اما همچنان کاستی‌های بسیاری در فضای سایبر برای مبادله اسناد وجود دارد.

 

سسیتم قانونی فعلی فقط در مورد اسناد کاغذی و ثبت و بایگانی آنها تدوین شده است، در حالی که‌این یک نیاز روز افزون است که نحوه ثبت و اعتبار بخشی از آنها در دنیای کاغذ به شکل قانونی بیان شود و امروزه تکنولوژی در‌ایجاد دستگاه هایی برای حفظ داده‌های دیجیتالی پس از پرینت گام مهمی‌ برداشته است.

 

 

ابزار ذخيره اسناد الکترونیکی

هر سازمانی میتواند برای ذخیره، نگهداري و انتقال اسناد و اطلاعات الکترونیکی خود به آرشيوملی، یکی از وسایل زیر را انتخاب کند.

الف)نوارهای مغناطیسی

ب)نوارهایDAT

ج)دیسکت

د)CD rom

 

در مورد نامه‌هاي الكترونيكي غير رسمي (پست الکترونیک) هم سازمان يا اداره مورد نظر باید با دستوالعمل اجرایی پست الکترونیک مربوط به ادارات دولتی هماهنگ وهمسان باشد. یک پست الکترونیک با ارزش نگهداري باید طبق فرمت و در وسایل نگهداری ذکر شده به آرشيو ملی فرستاده شود.

چنانچه فرمت اطلاعات و ابزار نگهداری آنها در یک اداره با وسایل و فرمتهای یاد شده مغایرت داشته باشد. در اینصورت اداره مربوطه باید این مسئله را به آرشيوملی اطلاع دهد.

 

اما با تمام این موارد باز هم همان روش سنتی برابر با اصل کردن دفاتر اسناد رسمی درصورتی که یک سردفتر بر‌ایجاد این اسناد نظارت داشته باشد راه حل معتدلانه‌ای به نظر می‌رسد.

 

با این توصیفات سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یک راهکار جامع و هوشمندانه جهت مهاجرت از بایگانی های سنتی به الکترونیک می باشد که دسترسی سریع، مدیریتی بهینه، کنترل دسترسی و امنیت اطلاعات و همچنین کاهش هزینه های سازمان در نگهداری اسناد را به همراه خواهد داشت .