کانون سردفتران و دفتریاران

دوشنبه, 25 تير 1397

 

آدرس كانال ما در پيام رسان ها
تلگرام @notary_ir

اينستاگرام notary.ir

سروشnotary_ir

گپ notary_ir

آي گپ notary_ir

آپارات notary_ir

سخن روز

سخن روز
زنگ هشدار
 
یقیناً آفت معاش، سوءتدبیر است. و تدبیر داشتن یک مدیر یعنی سیاست درست اداره کردن امور. و البته در مدیریت مثل سایر امور روزمره زندگی، رعایت احتیاط شرط است. و عموماً کسانی که براساس عقل و خرد جمعی و مشورت و احتیاط رفتار می‌کنند، موفق‌ترند و صد‌البته سرمنشأ توفیق ایشان، میزان آگاهی و هوشیاری‌شان نسبت به زنگ خطرها و هشدارهایی است که از حوادث روز به صدا درمی‌آید.
1.‌ نظم در هر امری، نتیجه‌بخش است.1 هیچ کاری نیست که انجام دهنده آن، آن را به طور منظم و دقیق و حساب شده به پایان رساند و به موفقیت نسبی دست نیابد. حتی رفتارهای نیک تا در محک نظم و انتظام سنجیده نشوند به عادات خوب آدمی بدل نمی‌شوند. هرچند که گویند عادت کنید که به هیچ چیز عادت نکنید.
2.‌ ینکه گفته می‌شود ترک عادت موجب مرض است، به نظر مسلم و قطعی نیست. عادتی را که از سر کم‌آگاهی و ندانم‌کاری کسب می‌کنیم، یقیناً مذموم و بی‌فایده است به نسبتِ عادتی که نه تنها ریشه در آگاهی و دانش دارد بلکه گاهی مقدمه آگاهی‌بخشی و هشداردهی هم هست. مثلاً همه ما شاید حسب عادت همیشگی، درِ‌اصلی خانه یا دفترخانه را قفل می‌کنیم. اما اگر بدانیم که طبق نظر کارشناسان انتظامی ـ امنیتی، یک قفل شاید فقط چند دقیقه‌ای بتواند دزد را در رسیدن به مقصودش تأخیر بیاندازد حتماً به زدن صرفاً یک قفل بر درِ دفترخانه اکتفا نمی‌کنیم. چرا که برای حفظ آرامش به امنیت نیاز داریم.
3.‌ امنیت به معنای آسودگی و آرامش آمده است. یعنی ما وقتی احساس خطر نمی‌کنیم و آسوده خاطر هستیم و قلبی آرام و مطمئن داریم، خود را در حصاری امن و امان احساس می‌کنیم. از همین رو، تأمین امنیت شاید به مراتب ساده‌تر و راحت‌تر از تأمین احساس امنیت فردی و آسایش عمومی باشد که ـ این هر دو ـ از وظایف مهم نیروی انتظامی است.
4.‌ نیک می‌دانیم که استقرار نظم و امنیت و تأمین آسایش عمومی و فردی از وظایف و مأموریت‌های بسیار مهم ناجا2 است.
5.‌ از طرفی یکی از وظایفی که قوه‌قضائیه به موجب اصل 156 قانون اساسی دارد، پیشگیری از وقوع جرم است. و از طرف دیگر، قانون از ابزار نظارت است. اگر اصل تساوی عموم در برابر قانون رعایت شود و امنیت قضایی عادلانه حاکم باشد، حقوق همه جانبه آحاد جامعه تأمین خواهد شد. بنابراین عموم جامعه احساس امنیت خواهند کرد.
6.‌ امروزه سردفتری موفق‌تر است که به شیوه‌های مدیریت نوین آشنا باشد و در زمره مدیران برتر قرار گیرد. سردفتر که مسؤول اداره امور دفترخانه است و به عبارتی مدیر دفترخانه باید با اعمال مدیریت خویش بر تمامی امور حوزه تحت تصدی و مسؤولیت‌اش احاطه و تسلط کامل داشته باشد و در اداره دفترخانه جامع‌نگر بوده و راه برون‌رفت از مسایل پیش‌آمده و یا چالش‌های احتمالی پیش‌رو را بداند و در صورت لزوم به دیگر دانش و تجربه خویش بیفزاید.
7.‌ سرقت، جعل، مُهرسازی، تقلب، مواد منفجره، مواد شیمیایی، کلاهبرداری،
چک جعلی، اسکناس جعلی، آتش‌سوزی، پولشویی، آدم‌ربایی، گروگان‌گیری، اخاذی، زورگیری و بسیاری از جرایم دیگر و همچنین گزینش، مقررات، نظم، مراقبت، مواظبت، نگهبانی، حراست، حفاظت، انتظام، امنیت، احساس امنیت، حساسیت شغلی، شرافت سردفتر، مسؤولیت انضباطی، تأمین امنیت مشتریان، اخذ و وصول حقوق دولتی، بازرسی، دادگاه انتظامی سردفتران، تسهیل امور اداری مردم، تکریم ارباب‌رجوع، دستگاه کارتخوان، کاهش مراجعه به بانک، کاهش تردد درون شهری، جبران خسارت مادی و معنوی، مسؤولیت مدنی سردفتر، مسؤولیت انتظامی سردفتر، مسامحه، مؤاخذه، بازخواست، سوءنیت، خطا، تقصیر، خطای محض، مباشرت در جرم، معاونت در جرم، بازپرسی، نظم عمومی، اخلاق حرفه‌ای، نظر کارشناسی، دکترین حقوقی، صلاحیت علمی‌ـ‌اخلاقی، سپردن تضمین سردفتر و دفتریار اول، مرخصی، بیماری، تعلیق، انفصال، معذوریت، محرومیت اجتماعی، کفالت، استعفا، انصراف، معیشت اقتصادی سردفتر و خانواده، روز رسیدگی قضایی، اطاله دادرسی، رأی، انصاف، حکم، عادلانه و قضاوت به حق جملگی واژگانی است که نسبت به دیگر دغدغه‌ها و نگرانی‌های سردفتر قابل ملاحظه و تأمل است.
8.‌ اساساً شغل سردفتری از مشاغلی است که انجام آن سهل و ممتنع است. چرا که سردفتر عملاً نماینده قدرت عمومی و حاکمیت است. بنابراین به مراتب حُسن انجام امور دفترخانه نیازمند تلاش و همکاری سایر سازمان‌ها و ارکان دولتی و حکومتی است. و از آن جمله است؛ نیروی انتظامی در اغلب حوزه‌های فعالیت انتظامی و امنیتی و به ویژه پلیس آگاهی.
9.‌ اما آنچه که سردفتر را از آشفتگی ذهنی می‌رهاند و او را به داشتن آرامش و احساس امنیت نزدیک و نزدیک‌تر می‌کند «نظم» است. اگر به امور دفترخانه نظم داده شود و دفترخانه سروسامان یابد، امنیت را به دنبال دارد و داشتن امنیت فی‌نفسه نعمتی بزرگ است که سلامت جسم و روح سردفتر را تضمین می‌کند و پاداش تلاش روزانه‌اش، آرامش و آسایشی است که در این صورت، نصیب‌اش می‌شود.
10.‌ از طرفی به روز بودن و منظم بودن مستلزم آگاهی داشتن از آخرین دستاوردهای روز دنیا است در اداره بهتر محیط کار، اداره و دفترخانه.
به عنوان مثال، صرفاً به برخی از سیستم‌های هشداردهنده، حفاظتی، نظارتی، امنیتی و محصولات متنوع آن اشاره می‌شود: دوربین‌های مداربسته اعم از تحت وب (شبکه) و دید‌در شب؛ سیستم عیب‌یابی و نگهداری؛ دستگاه‌های ضبط دیجیتال؛ سیستم‌های کنترل تردد (استفاده از کارتخوان‌های بدون تماس یا حسگرهای اثر انگشت)؛ سیستم‌های مدیریت آلارم؛ محصولات کنترل دسترسی؛ سیستم حفاظت پیرامونی با استفاده از شوک الکترونیکی (الکتروفنس)؛ درهای اتوماتیک اعم از ریموت کنترل؛ سیستم‌های نظارت تصویری و انتقال تصویر از طریق تلفن و شبکه؛ سیستم‌های کنترل و فرمان الکترونیک؛ سیستم‌های حضور و غیاب دیجیتال (با اثر انگشت یا چشم)؛ سیستم‌های مخابراتی مانند کنترل مکالمات تلفنی و ضبط مکالمات؛ اتوماسیون اداری و دفتری؛ آیفون تصویری، دربازکن کارتی؛ گیت‌های فرودگاهی، شبکه وایرلس (wireless)؛ تابلوهای روان یا الکترونیکی (LED) که می‌توان برای ارباب رجوع اطلاع رسانی کرد یا به وی هشدار داد؛ برق اضطراری، دستگاه ذخیره برق (ups)؛ اعلام حریق و اطفای حریق به صورت اتوماتیک یا ارتباط خودکار با سازمان خدمات ایمنی و آتش‌نشانی؛ اعلام سرقت و ارتباط خودکار با مراکز پلیس؛ اعلام خطر نشت گاز و قطع اتوماتیک شیرگاز و بسیاری دیگر که در بحث تجارت الکترونیکی، تجارت بدون کاغذ (paperless) با شتاب بیشتر مبادلات
بانکی ـ عملاً ـ پل الکترونیکی بین مراکز تجاری برقرار کرده است که امروزه سرقت های بانکی توسط سارقان حرفه‌ای و متخصص هک کردن کارت‌های اعتباری، دزدیدن اطلاعات بانکی و سرقت اطلاعات مالی حتی از طریق حافظه‌های قابل حمل مثل تلفن همراه، بلوتوث، رایانه (ایمیل، ویروس) لپ‌تاپ و یو اس بی (USB) هرچند با مشکل ولی انجام می‌گیرد. از آنجا که حفظ اسرار مشتری وظیفه است پس هشیار باشیم و دیگران را هشدار دهیم شاید که این چنین بتوانیم مراقب آینده مجازی خود باشیم!
11.‌‌ تأکید این یادداشت بر «نظم» به تقسیم وظایف و مسؤولیت‌ها در دفترخانه نیز برمی‌گردد. بایگان دفترخانه باید به شیوه‌های نوین بایگانی (اتوماسیون دفتری) آشنا باشد همچنان‌که باید بداند جهت حفظ طولانی مدت اسناد از چه ماده شیمیایی و در عین حال بی‌خطر و استاندارد می‌توان استفاده کرد. یا به عنوان مثال دفتریار باید با نرم‌افزارهای مالی آشنا باشد و خطاهای مالی دفترخانه را به حداقل کاهش دهد. همچنان‌که شخص سردفتر باید با بیمه مسؤولیت مدنی و بیمه ریسک (پذیرش خطر) آشنا باشد یا دست‌کم دفترخانه را بیمه سرقت و آتش‌سوزی نماید.
12.‌ از آنجا که هشداردهی و آگاهی‌سازی از وظایف پلیس پیشگیری و پلیس آگاهی و اساساً در زمره وظایف نیروی انتظامی است و در عین حال، حساسیت مدارک و اسناد موجود در دفاتر اسناد رسمی انکارناپذیر است، تلاش و همکاری و همیاری دیگر سازمان‌ها را می‌طلبد که در این خصوص، توجه به پیشنهادهای زیر3 خالی از فایده نخواهد بود؛
1 ـ 12 ـ قوه مقننه:
1 ـ 1 ـ 12 ـ تنقیح قوانین و مقررات در معنای اصطلاحی قانونگذاری جهت اصلاح یا حذف و لغو قوانین زاید، مغایر، متناقض، منسوخ، معارض، عام و خاص، مطلق و مقید و... به منظور روان‌سازی و شفاف‌سازی و به روز رسانی مقررات با آخرین تغییرات تا بتوان بر آن قانون، وصف لازم‌الاجرا را متصف ساخت.
2 ـ 1 ـ 12 ـ مجلس، موضوع پیشگیری از وقوع جرم را در همه سطوح (قبل از وضع مقررات جدید، حین قانونگذاری و حتی در قوانین جاری) با هماهنگی و همکاری مستقیم دستگاه قضایی لحاظ نماید.
 
2 ـ 12 ـ قوه قضائیه:
1 ـ 2 ـ 12 ـ تهیه و تدوین «قانون جامع سردفتری» با نگره دولت الکترونیک و دفاتر الکترونیکی اسناد رسمی بیش از پیش ضروری می‌نمایاند.
2 ـ 2 ـ 12 ـ دستگاه قضایی و به ویژه سازمان ثبت، سیاستگذاران فرهنگی و رسانه‌ای را به یاری فرابخواند تا بتوان سطح فرهنگ تکریم ارباب رجوع را ارتقا بخشید، هرچند که بخش عمده این وظیفه برعهده دفاتر است.
3 ـ 2 ـ 12 ـ با ارائه طرح و پیشنهاد و لایحه، اجباری شدن تنظیم و ثبت رسمی برخی از اسناد مردم و خصوصاً دولت را تا حصول نتیجه پیگیری نماید تا از این طریق خزانه بیت‌المال رونق اقتصادی بگیرد مانند گواهی امضای مراکز دولتی، اسناد
تعهد دانشجویی، اسناد مربوط به قراردادهای پیمانکاری، برج‌ها و ساختمان‌های
سر به فلک‌کشیده اعم از شهرک‌ها و مجتمع‌های مسکونی و اداری و تجاری که کم نیستند.
4 ـ 2 ـ 12 ـ راه‌اندازی و ایجاد هیئت‌های تخصصی حل اختلاف جهت دفاتر اسناد رسمی که کاملاً زیرنظر کانون سردفتران و دفتریاران باشد و تحت تصدی و مسؤولیت کانون اداره شود.
3 ـ 12 ـ قوه مجریه:
1 ـ 3 ـ 12 ـ دولت، خود پیشگام اجباری شدن تنظیم و ثبت رسمی اسناد دولتی شود (خصوصاً مزایده‌ها و مناقصه‌ها، نقل و انتقال اوراق بهادار و سهام بورس) هرچند مستلزم اصلاح قوانین و وضع مقررات جدید باشد. چرا که توجه به این مهم، کاهش تصدی‌گری دولت و اجرای اصل 44 قانون اساسی را عملیاتی و اجرایی می‌سازد.
4 ـ 12 ـ شهرداری‌ها:
1 ـ 4 ـ 12 ـ چگونگی استفاده از خدمات ایمنی و آتش‌نشانی یا حتی اورژانس را طی تفاهم‌نامه‌ای با کانون سردفتران و دفتریاران میسر سازد و آموزش‌های لازم و ضروری را ارائه دهد و به نحو مقتضی اطلاع‌رسانی و آگاهی‌بخشی نماید و در مواقعی همچون بروز بحران‌ها اعم از زلزله، هشدارهای اساسی و جدی را پیش از وقوع حوادث ناگوار، ارائه دهد. مثلاً وجود یک جعبه کمک‌های اولیه در دفاتر ضروری به نظر می‌رسد.
2 ـ 4 ـ 12 ـ شهرداری در آیین‌نامه‌ها و مقررات عمران و شهرسازی به «معماری دفاتر اسناد رسمی» به طور خاص و ویژه بپردازد و معماران را موظف نماید متناسب با نیاز دفترخانه، فضای فیزیکی را ایمن و امن و حفاظتی بسازند که توجه به این مهم، خود، از وقوع بسیاری از جرایم جلوگیری می‌کند.
5 ـ 12 ـ دفاتر اسناد رسمی:
1 ـ 5 ـ 12 ـ سردفتران برای استقرار «نظم» در دفترخانه اهتمام خاص قائل شوند. تقسیم وظایف ارکان و مسؤولان دفترخانه را در رأس وظایف خویش انجام دهند.
2 ـ 5 ـ 12 ـ در آموزش و یادگیری و کسب دانش روز، به روز باشند و از دنیای مجازی لحظه‌ای غافل نشوند و دست کم به سایت‌ها و پایگاه‌های اینترنتی دارای موضوع حقوقی و سردفتری مراجعه مفید داشته باشند.
3 ـ 5 ـ 12 ـ بخشی از مدیریت دفترخانه را از طریق دستاوردهای مدرن امروزی که غالباً الکترونیکی و دیجیتال است و دغدغه سردفتر را به حداقل می‌رساند، انجام دهند.
4 ـ 5 ـ 12 ـ در ارتقای سطح فرهنگ تکریم ارباب رجوع، عملاً کوشا باشند.
5 ـ 5 ـ 12 ـ مقدمات تأسیس قانونی دفاتر اسناد رسمی که به صورت «شرکت مدنی» اداره شوند را فراهم آورند.
6 ـ 12 ـ نیروی انتظامی:
1 ـ 6 ـ 12 ـ نیروی انتظامی طی تفاهم نامه‌ای با کانون سردفتران و دفتریاران، امکان همکاری و تعامل دفاتر اسناد رسمی با دفاتر پلیس + 10 و دیگر دفاتر تخصصی ناجا در استخدام «نگهبان محله» و بهره‌مندی از دیگر امکانات و تجهیزات امنیتی و حفاظتی را فراهم آورد.
2 ـ 6 ـ 12 ـ بروشورهای اطلاع‌رسانی ویژه دفاتر اسناد رسمی را به منظور آگاهی‌بخشی و هشدارسازی تهیه نماید تا از طریق کانون به دفاتر ارسال شود.
3 ـ 6 ـ 12 ـ در صورت لزوم، در خصوص مقابله با جرایم خاص مانند سرقت، جعل، گروگان‌گیری، پولشویی و مانند آن به صورت حضوری یا مکاتبه‌ای یا در فضای مجازی به دفاتر آموزش‌های لازم داده شود.
امید که خانواده بزرگ سردفتری ایران، سرمشق و الگوی اطلاع‌رسانی و آگاهی‌بخشی در حُسن اجرای قوانین باشد که هست. ان‌شاءا...
 
رضا تاجگر
مشاور مدیرمسؤول و دبیر هیئت تحریریه
 


[1] . اصطلاحی در مدیریت است با عنوان 5S یعنی؛
1S. ،ساماندهی2S.،نظم 3S. ، پاکیزه‌سازی4S. و استانداردسازی5S..انضباط
که اشاره به این اصطلاح مهم مدیریتی جهت علاقه‌مندان به مطالعه بیشتر خالی از فایده نیست.
[2] . ر.ک.: پایگاه اطلاع‌رسانی نیروی انتظامی جمهوری اسلامی WWW.Police.ir .
[3] . برخی از پیشنهادهای ارائه شده، مشکلات حوزه سردفتری را ریشه‌ای حل می‌کند و بعضی دیگر مقطعی و موقت رفع مشکل می‌کند که ضرورت دارد در همه موارد پیشنهادی کارشناسی لازم صورت پذیرد تا چشم‌انداز دفاتر اسناد رسمی بیش از پیش، قابل تبیین باشد.