کانون سردفتران و دفتریاران

دوشنبه, 02 بهمن 1396

 

آدرس كانال ما در تلگرام
@notary_ir

صفحه ما در اينستاگرام
notary.ir

صفحه ما در سايت آپارات

دیدگاه

دیدگاه
امروزه، بدون تردید، نظارت از ابزار اعمال مدیریت است. و در یک مجموعه منظم، قطعاً، بهترین شیوه اجرایی نظارت، نظارت بر مدیران (انتخابی) از طریق غیرمستقیم است. یعنی همان‌ها که در انتخاب مدیران نقش اصلی و اساسی را ایفا نموده‌اند، بر عملکرد مدیران، نظارت می‌نمایند. و از آن جهت که نحوه نظارت، مستقیم نبوده و با شفاف‌سازی و اطلاع‌رسانی به‌موقع، عملاً، نظارت غیرمستقیم صورت می‌پذیرد، هم حُسن عملکرد مدیران، به خوبی، مورد تحلیل و قضاوت اهل‌نظر قرار می‌گیرد و هم چالش‌ها و نقاط ضعف مدیریتی، به‌موقع، نمایان می‌شود.
در کانون سردفتران و دفتریاران نیز، هیئت مدیره طی انتخاباتی رسمی توسط سردفتران و دفتریاران انتخاب می‌شوند. به نظر می‌رسد نقش سردفتران و دفتریاران با اعلام نتیجه انتخابات، پایان نمی‌یابد و حتی نباید کم‌رنگ شود. چرا که قسمت اخیر ماده 7 آیین‌نامه داخلی کانون سردفتران و دفتریاران بر نظارت مستقیم و حضوری سردفتران و دفتریاران تأکید دارد و تصریح می‌کند که؛ در جلسات علنی حضور حداکثر 5 نفر از سردفتران و دفتریاران با هماهنگی قبلی با دبیر هیئت مدیره بلامانع است. افراد مزبور صرفاً به عنوان مستمع در جلسه حضور پیدا می‌نمایند.
مفاد آیین‌نامه بیانگر دیدگاه دقیق هیئت مدیره وقت کانون در جهت رعایت و حفظ منافع و مصالح و حقوق جامعه بزرگ سردفتری است که هم نظارت مستقیم و حضوری و هم نظارت غیرمستقیم را در نظر گرفته است. چرا که ماده 3 آیین‌نامه مذکور در‌خصوص نظارت غیرمستقیم سردفتران و دفتریاران تأکید می‌کند که؛ در پایان هر جلسه تصمیمات مهمی که بایستی به اطلاع عموم سردفتران و دفتریاران برسد توسط هیئت مدیره مشخص و رونوشتی از مصوبات مزبور توسط دبیر تهیه و به دفتر مجله جهت چاپ در اولین شماره ضمیمه مجله کانون تحویل و رسید اخذ خواهد شد.
بنابراین، ضرورت رعایت اصل مهم شفاف‌سازی و اطلاع‌رسانی به‌موقع از سوی هیئت‌مدیره کانون، به‌منظور آگاهی سردفتران و دفتریاران و جامعه بزرگ سردفتری از تصمیمات هیئت مدیره، بیش از پیش، مطمئناً خواسته‌ای به‌جا و قابل‌اجرا است. چرا که پیش از این، در مقطع کوتاهی از سال 13841، مورد عنایت هیئت مدیره وقت کانون قرار‌گرفت و کارآمدی آن بر همگان روشن است. اما چندی است اجرای این مهم، مغفول مانده است و یادآوری آن خالی از فایده نخواهد بود.
از آنجا که شفاف‌سازی و اطلاع‌رسانی به‌هنگام و دقیق می‌تواند کارآیی و عملکرد مدیران کانون را بهبود بخشد و کارآمدی هیئت مدیره را در اجرای مصوبات به نمایش بگذارد، ماده 13 آیین‌نامه به «جلسه عمومی» اشاره دارد و طبق آن، هیئت مدیره موظف است هر 6 ماه یک‌بار در جلسه عمومی با دعوت از سردفتران و دفتریاران، گزارش عملکرد 6‌ماهه گذشته را ضمن تبادل افکار و استماع نظریات همکاران به جلسه عمومی تقدیم نماید.
از همین رو، اصل بر علنی بودن جلسات هیئت مدیره کانون است و صرفاً در صورت اقتضا، با تصویب هیئت مدیره، جلسه به‌صورت غیرعلنی تشکیل می‌شود. (ماده 7 آیین‌نامه) یقیناً تصمیمات هیئت مدیره برای جامعه سردفتری حیاتی و اساسی بوده و اهتمام آن وقتی روشن‌تر می‌شود که یادآوری شود؛ جلسات هیئت مدیره ماهیانه حداقل 4 نوبت تشکیل و با حضور 5 نفر سردفتر و 2 نفر دفتریار رسمیت می‌یابد و اخذ تصمیمات با اکثریت آراء به عمل می‌آید. در هر بار، صورت‌جلسه‌ای توسط دبیر هیئت تنظیم و ضمن درج اسامی اعضایی که جلسه با حضور آنان رسمیت یافته تصمیمات متخذه به امضا می‌رسد. هر یک از اعضای هیئت مدیره که با تمام یا قسمتی از تصمیمات مندرج در صورت‌مجلس مخالف است یا نظر دیگری دارد باید نظر او و دلایل آن در صورت‌جلسه قید گردد. در صورت امتناع هر یک از اعضا از امضای صورت‌جلسه، مراتب درج و به امضای سایرین خواهد رسید اینکه مسؤولیت حفظ دفتر مخصوص صورت‌جلسات هیئت مدیره کانون بر‌عهده رئیس هیئت مدیره است، نیز ـ خود ـ دلیل دیگری بر اهمیت تصمیمات هیئت مدیره است. (تبصره یک ماده 2 آیین‌نامه)و شاهدی دیگر بر ضرورت نظارت مستقیم و حضوری، تصریح مفاد تبصره 2 ماده 2 آیین‌نامه است که تأکید دارد؛ اعضای علی‌البدل هیئت مدیره می‌توانند در جلسات هیئت مدیره حضور داشته باشند لیکن شرکت آنان در مذاکرات و اعلام رأی منوط به غیبت اعضای اصلی در جلسه خواهد بود.. (ماده 2 آیین نامه)
در جهت رسیدن به اهداف کانون، هیئت مدیره مکلف است شرح وظایف هر یک از دفاتر و کمیسیون‌ها و چگونگی تشکیل جلسات و اتخاذ تصمیمات توسط آنها را طی دستورالعمل جداگانه‌ای مصوب نماید (ماده 10 آیین‌نامه) که به همین منظور، پی‌گیری و اجرای مصوبات هیئت مدیره و دفاتر و کمیسیون‌ها و ارائه گزارشبر‌عهده دفتر بازرسی و نظارت و همچنین تحریر مکاتبات کانون و تهیه گزارش‌های خبری و مقالات و نظایر آن به‌منظور نشر در جراید و رسانه‌ها بر‌عهده دفتر آموزش و پژوهش و نیز تقویت سایت کامپیوتری و اینترنتی کانون و ایجاد پست الکترونیکی برای دفاتر اسناد رسمی جهت تسریع در اطلاع‌رسانی) بر‌عهده دفتر امور مالی‌ـ‌اداری و رفاهی است. (بند 19 ماده 11 دستورالعمل (بند 9 ماده 10 دستورالعمل) (بند 4 ماده 9 دستورالعمل) و نظارت بر اجرای مصوبات و گزارش ادواری به هیئت مدیره و بیان علل عدم اجرای مصوبات و ارائه راه‌کارها (بند 5 ماده 9 دستورالعمل)
همچنان‌که تحلیل و تشریح ارزش‌ها، دیدگاه‌ها، ویژگی‌ها، سیاست‌ها، و برنامه‌ریزی‌های لازم؛ جمع‌آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیت‌ها، اقدامات، طرح‌ها و برنامه‌های کانون و دفاتر اسناد رسمی به‌منظور تنظیم سیاست‌های خبری و تبلیغی و اجرای طرح‌های انتشاراتی و آماده‌سازی اذهان عمومی؛ تهیه طرح‌های تبلیغاتی در مورد پروژه‌ها و سیاست‌های کانون سردفتران؛ جستجوی راه‌کارهای مناسب به‌منظور جلب مشارکت و تعامل سردفتران و دفتریاران و استفاده از توانمندی‌های آنان برای پیشبرد جامعه سردفتری و همچنینایجاد ارتباط به‌منظور اطلاع‌رسانی به‌موقع به سردفتران در‌خصوص بخشنامه‌ها و قوانین و جلسات و مراسم بر‌عهده دفتر روابط‌عمومی است.(بند 10 ماده 12 دستورالعمل) (بند 8 ماده 12 دستورالعمل)(بند 3 ماده 12 دستورالعمل)؛ تهیه و تدوین اخبار، بیانیه‌ها، اطلاعیه‌ها و آگهی‌های کانون و ترتیب نشر و انعکاس آن در وسایل ارتباط جمعی (بند 5 ماده 12 دستورالعمل) (بند 2 ماده 12 دستورالعمل)(بند یک ماده 12 دستورالعمل)
به یقین، رعایت مفاد آیین‌نامه و دستورالعمل مذکور موجب ارتقای سطح کیفی عملکرد هیئت مدیره و کارکرد کانون سردفتران و دفتریاران و گام‌نهادن در مسیر صحیح اجرا و استفاده بهینه از امکانات و تجهیزات و منابع نیروی انسانی است که ظرفیت‌های بالقوه را بالفعل خواهد ساخت و این، شاید، بهترین تعبیر از همت مضاعف و کار مضاعف باشد که امید است مفاد ماده 3 آیین‌نامه داخلی کانون سردفتران و دفتریاران مجدداً عملیاتی و اجرایی گردد.
 
مدیر مسؤول

1. ر.ک.: ماهنامه «کانون»، ش. 61 ، زیرعنوان «مصوبات هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران»، صص. 167 ـ 157؛ که 52 مورد مصوبه هیئت مدیره کانون مربوط به 12 جلسه از تاریخ 9/9/84 لغایت 16/11/84 در این شماره درج شده است. همچنین جهت اطلاع بیشتر، ر.ک.: همان، صص. 176 ـ 168 دستورالعمل تشکیل دفاتر تخصصی کانون و صص. 180 ـ 177 آیین‌نامه داخلی کانون سردفتران و دفتریاران، نامه شماره 10813 به تاریخ 13/12/84 .