کانون سردفتران و دفتریاران

جمعه, 31 فروردين 1397

 

آدرس كانال ما در تلگرام
@notary_ir

صفحه ما در اينستاگرام
notary.ir

صفحه ما در سايت آپارات

دغدغه/بیانیه جامعه سردفتران و دفتریاران استان یزد

دغدغه
بیانیه جامعه سردفتران و دفتریاران استان یزد
در سمینار نقش و اعتبار سند رسمی در جامعه
 
متن کامل بیانیه جامعه سردفتران و دفتریاران استان یزد که در سمینار نقش و اعتبار سند رسمی در جامعه به تاریخ 15/11/88 برگزار شد، به شرح زیر است؛1
 به‌نـام خداوند جان و خـرد                            کزین برتر اندیشه بر نگذرد
خـداوند نام و خداوند جای                             خداوند روزی ده رهنمــای
سلام و درود بیکران خویش را به پیشگاه اقدس پیامبر مهر و رحمت تقدیم می‌داریم و از خدایش مسئلت داریم که ما را در مسیر این محبت و ایمان ثابت قدم بدارد و در آستان اربعین روز از شهادت سرور آزادگان حضرت سید الشهدا (ع) به آن امام همام عرض ادب و ارادت می‌کنیم که برای احیای دین جدش قیام نمود و روشنی چراغ هدایت و رسالت تمامی پیامبران عالم را برای همیشه تاریخ تضمین کرد.
چنانکه امام صادق (ع) در زیارت اربعین فرمود: و اعطیته مواریث الانبیاء و جعلته حجڑ علی خلقک من الاوصیاء؛ او که خون پاک خویش را در راه خدا و برای رهایی امت اسلام از جهالت و گمراهی و نجات مردمی که مغرور به دنیا و هوای نفس خویش گردیده‌اند تقدیم داشت تا زیبنده القاب ثارالله و وارث پیامبران از آدم صفوڑ الله تا محمد‌حبیب‌الله‌‌(ص) قرار‌گیرد.
اکنون که جلسات گردهمایی و هم‌اندیشی مسؤولین، مدیران و بازرسین محترم ثبت استان و سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی در این همایش که مقارن با ایام الله دهه فجر پیروزی انقلاب شکوهمند اسلامی و به یمن تعامل ارزنده‌ی فی‌ما‌بین و همت والای همه‌ی همکاران عزیز و بزرگان و مدیران فهیم ثبتی تشکیل گردیده است ضمن تقدیر از فعالان خدوم این عرصه و به‌ویژه تشکر از حضور ارزشمند جناب آقای سید محمد هاشمی مقدم مدیر‌کل محترم امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و اعضای محترم هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران (مرکز) که موجب ارج و وزانت این جلسه گردیده‌اند، فرصت را غنیمت شمرده و در‌جهت موضوع این همایش به اختصار نکاتی را که بعضاً جنبه‌ی ارائه‌ی پیشنهاد حداقل برای مدیران سازمانی تلقی می‌شود، ارائه نماییم. باشد که همگان بتوانیم در رشد و تعالی جایگاه اسناد رسمی اندک تلاشی نموده باشیم و آیندگان از ما به نیکویی یاد کنند.
امروز بر کسی پوشیده نیست که اسناد رسمی بخش معظمی از حیات حقوقی و فعالیت قانونی هر شخص حقیقی و حقوقی را تشکیل می‌دهد و استیفای بسیاری از حقوق حقه اشخاص در گرو اعتبار بخشیدن به سند فی‌ما‌بین است. گاهی یک سند رسمی به مانند سند نکاح، هویت می‌بخشد، گاهی اسناد رسمی همانند سند معاملات به دارایی که بخشی از ماهیت هر شخص است، تضمین اعطا می‌کند و در بسیاری موارد دلیل اثبات دعوی و یا مستند دفاع در قبال ادعاهای مطروحه است و کارکرد آن در محاکم عدلیه، در پیشگیری از طرح بسیاری از دعاوی ابتدائاً و برای سرعت بخشیدن به دادرسی‌ها در مرتبه‌ی دوم بسیار روشن و مبرهن است. بر همین اساس و به دلیل جایگاه ویژه‌ای که اسناد رسمی در احقاق حقوق مردم و برقراری نظم و امنیت و توسعه‌ی عدالت اجتماعی دارا است این وظیفه را بیش از پیش آشکار می‌سازد که نه تنها باید در حفظ و حراست از این جایگاه و اعتبار کوشید بلکه تلاش مضاعف لازم است که هر روز بر ارج و قدر آن بیفزاییم و در اعتلای منزلت آن، نهایت تلاش خود را بنماییم.
شاید امروز بیش از هر زمان دیگر و در این جمع و مکان، پیش از هر جای دیگر این انگیزه را تقویت می‌کند که نگاه نقادانه خویش را به کمیت و کیفیت اعتبار بخشی به اسناد رسمی در جامعه حقوقی و نظام ثبتی کشور معطوف داریم و اندکی آنرا واکاویم و نقاط ضعفی را که می‌تواند ما را از دستیابی به اهداف عالی خویش دور دارد آسیب‌شناسی نموده و در نهایت برای بهبود نابسامانی‌ها راه کار عملی ارائه نماییم.
اینک ابتدا از سه زاویه به کسانی که می‌توانند به نوعی در تعالی یا تنزّل اعتبار اسناد رسمی مؤثر باشند پرداخته و همچنین پیشنهاد خود را برای برون‌رفت از وضع موجود ارائه خواهیم کرد:
1 ـ اولین مرجع مؤثر، نهاد قانون‌گذاری به معنای اعم کلمه است. به‌موجب ماده‌ی 1288 قانون‌مدنی و ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی، مفاد سند رسمی در صورتی معتبر است که مخالف قوانین نباشد. مستنبط از مفهوم مخالف این ماده اگر سندی بر‌خلاف قانون تنظیم شود، معتبر نبوده و قابلیت استناد به‌عنوان سند رسمی را نخواهد داشت. بنابراین اولین کسانی که در اعتبار بخشی به سند رسمی می‌توانند یا اقدام آنها می‌تواند مؤثر واقع شود، همانا تدوین‌‌کنندگان قوانین و مقررات‌اند. به‌عبارت‌دیگر، هرچه تصویب قوانین با تدّبر و تعقل و تخصص بیشتری همراه باشد بر وجاهت قانون می‌افزاید و بدیهی است که اگر قانون را جامع، صریح، متقن و در یک کلام خوب نوشته باشند، راه را برای هرگونه انحراف از آن و تشتت آراء و سوء‌استفاده خواهد بست و سندی که مستند به چنین قانونی تنظیم می‌گردد به اتکاء آن مستظهر است و هرگز دستخوش تزلزل نخواهد شد و بر‌عکس اگر قانون را بدون کارشناسی لازم و پیش‌بینی زوایای ناپیدای آن قبل از اجرایی‌شدن به‌تصویب رسانده باشند، بی‌تردید و به تبع آن اعتبار اسناد رسمی نیز مخدوش خواهد شد.
به‌عنوان‌مثال به دو نمونه از قوانین و مقرراتی اشاره می‌گردد که به‌منظور تنظیم اسناد رسمی به تصویب رسیده و برای اجرا نیز ابلاغ گردیده لیکن امروز بی هیچ استدلالی روشن گردیده که چگونه به بی‌اعتباری اسناد رسمی منجر شده است.
اول به قانون تسهیل تنظیم اسناد رسمی و آیین‌نامه‌ی اجرایی آن اشاره می‌نماییم که امروز پس از گذشت چند سال از تصویب آن و با وجود اصلاحات مکرّر و صدور آراء‌وحدت‌رویه و بخشنامه‌های سازمان ثبت هنوز محمل اجرایی نداشته و معلوم نیست چگونه می‌توان به این قانون عمل کرد و اگر هم عملی شد چقدر از شأن سند رسمی خواهد کاست. سندی که مفاصا‌حساب‌های لازم نسبت به موضوع سند اخذ نگردیده و همچنان دست دستگاه‌های اجرایی دیگر را برای تشخیص هرگونه بدهی در آینده باز می‌گذارد و متعاملین را نیز متضامناً مسؤول پرداخت بدهی‌های معوّقه می‌داند غیر از اسم سند دیگر چه ارزشی از اعتبار سند رسمی را داراست؟ این سند نه تنها تضمین مالکیت نیست؛ نه تنها مستند دعاوی احتمالی قرار نمی‌گیرد؛ نه تنها از حجم دعاوی عدلیه نخواهد کاست بلکه تمامی اهداف منظور از سند رسمی را نیز مغفول داشته است. به‌علاوه، این در‌صورتی است که اتفاق همه اصحاب دفاتر اسناد رسمی را بر قابل‌اجرا‌بودن آن بپذیریم و الا آنچه امروز در عمل اتفاق افتاده، بسیاری از سران دفاتر، این قانون را قابل‌اجرا نمی‌دانند و به‌دلیل تهافت و تعارض قانون با آیین‌نامه اجرایی و رعایت مصالح عامه مردم و اعتبار دفترخانه از تنظیم سند به اتکای قانون مزبور پرهیز می‌کنند و مزید بر علت اینکه اقدامات دوگانه دفاتر اسناد رسمی مردم را دچار تردید نسبت به اسناد تنظیمی به اتکای این قانون نموده و خریداران می‌پندارند سندشان به اصطلاح شسته و رفته نیست و این به معنی بی‌اعتبار کردن سند رسمی است.
از این منظر اگر پیش‌نویس و اهداف اولیه‌ی همین قانون را با آنچه امروز پس از تصویب آیین‌نامه و اصطلاحات معمول، لازم‌الاجرا گردیده، مقایسه کنیم، تفاوت فاحش آنرا در می‌یابیم و این، حکایت از آن دارد که کارشناسی لازم در تصویب قانون مقرر نگردیده است، هرچند به اعتقاد ما پیش‌نویس این قانون نیز باید توسط کارشناسان خبره سازمان ثبت و کانون سردفتران و دفتریاران یا لااقل با الزام قبلی به اخذ نظر آنها تنظیم می‌گردید.
دومین قانونی که از باب تمثیل بدان اشاره می‌کنیم، مقررات موضوعه برای تنظیم سند رسمی وسایل نقلیه موتوری در دفاتر اسناد رسمی است که در چند سال اخیر همچون قصه جنگ ایرانیان و تورانیان در شاهنامه یا داستان هزار و یک شب، پایانی بر آن نیست و هر روز حکایتی نو می‌آفریند.
با وجود مقررات لازم‌الاجرا در باب نقل و انتقال رسمی خودرو از طریق دفاتر اسناد رسمی از‌جمله تبصره ماده 10 قانون الحاق ده تبصره به قانون نحوه رسیدگی به تخلفات جرایم رانندگی مصوب 1354 و ماده واحده‌ی قانون معاملات وسایط نقلیه مصوب 1365 که دولت مکلف به اخذ مالیات‌های قانونی برای نقل و انتقالات موضوع قانون مزبور گردید و همچنین تبصره‌ی 2 ماده‌ی 4 قانون اصلاح موادی از قانون برنامه سوم توسعه موسوم به قانون تجمیع عوارض مصوب 1381 که دفاتر مکلف به اخذ رسید و یا گواهی پرداخت عوارض و مالیات نقل و انتقال خودرو گردیدند و پس از یک دوره اختلاف‌نظر و تشتت آراء و تنظیم اوراق نقل و انتقال در گاراژها و تعمیرگاه‌هایی که مؤسسه وابسته به نیروی انتظامی اجاره کرده بود و نیز صدماتی که به ارزش اعتباری اسناد خودرو به‌دلیل عدم تخصص کارگزاران مربوطه در امر تنظیم سند رسمی وارد آورد، نهایتاً با تصویب آیین‌نامه راهنمایی و رانندگی به‌ویژه در ماده 20 آن غائله برای طرفین دعوی ختم به خیر شد و مقرر گردید راهنمایی و رانندگی نیروی انتظامی یا مراکز مجاز تعیین شده پس از احراز اصالت خودرو و تطبیق مدارک آن نسبت به فک پلاک منصوبه و اختصاص پلاک جدید اقدام کنند و دفاتر اسناد رسمی نیز سند رسمی آنرا تنظیم نمایند.
اخیراً و پس از گذشت چند سال، مجدداً نحوه نقل و انتقال خودرو در کمیسیون قضایی مجلس شورای اسلامی مطرح و در حال رسیدگی است و از قرار مسموع تکرار همان دعوی و تجدید همان خواسته‌ها است.
به همین منظور لازم است معروض داریم:
اولاً دفاتر اسناد رسمی تنها مراجع رسمی و تخصصی تنظیم و صدور سند رسمی محسوب می‌شوند که با توجه به شرایط اولیه برای احراز این منصب و با عنایت به تجربیات حاصل از پیشینیان که عرفاً و شرعاً تصدی ثبت معاملات، عقود و قراردادهای اشخاص را برعهده داشته‌اند، نهادهایی با مدیریت اشخاص حقیقی و تحت نظارت عالیه دولت محسوب می‌شوند که قابلیت بسیار بالایی برای اقدام به ثبت اسناد رسمی را دارا می‌باشند و نادیده انگاشتن این ظرفیت علمی و تجربی و سپردن آن به سایر نهادهای غیرمرتبط و نوپا و غیرمتخصص، منطقی نیست.
ثانیاً ویژگی اساسی و منحصر به فرد اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی، لازم‌الاجرا بودن آن اسناد است. در شرایطی که امروزه از جمله معضلات مردم و دستگاه قضایی، اطاله دادرسی و طرح دعاوی واهی در مراجع قضایی است، یکی از مهم‌ترین راه‌کارهای برون‌رفت از بحران مزبور و تسهیل در احقاق حقوق مردم، توجه بیشتر به گسترش و ارج‌گذاری به اسناد رسمی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی است. چرا که تنها این اسناد است که به‌موجب مقررات ثبتی، لازم‌الاجرا محسوب می‌شوند و ازجمله حسب صراحت ماده 92 قانون ثبت، مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم‌الاجرا است.
ثالثاً استدلال کسانی که انجام معاملات اتومبیل در کشور ایران را با وضعیت نقل و انتقال وسایل نقلیه در کشورهای پیشرفته مقایسه می‌کنند نیز قیاس مع‌الفارق است و بدون در نظر گرفتن سایر شرایط اجتماعی، اقتصادی و حتی ضوابط حقوقی معمول در آن جوامع بیان می‌گردد.
چرا که نظام دارایی و ما‌یملک اشخاص به صورت متمرکز و تحت مدیریت واحد اداره می‌شود که نه تنها اموال غیر‌منقول بلکه سایر اموال منقول از‌جمله وسایل نقلیه و حتی نقدینگی اشخاص نیز طبق مقررات ویژه‌ای جا‌به‌جا می‌شود و این امر، امکان کنترل و نظارت عالیه دولت و احقاق حقوق دیوانی و دولتی را در آن کشورها فراهم نموده است. همچنین هزینه خرید یک اتومبیل معمولی در سبد هزینه‌های خانوار در کشورهای پیشرفته به‌طور متوسط معادل یک تا دو ماه حقوق دریافتی شخص می‌باشد و بدیهی است که خرید اتومبیل از دیدگاه خریداران در جوامع مزبور، سرمایه‌گذاری یا به عبارت دیگر، یک کالای سرمایه‌ای محسوب نمی‌شود و این در حالی است که نظام مدیریت، تولید، ترافیک و نیز نقل و انتقال اتومبیل در کشور ما هنوز سامان‌نیافته و متولی واحدی ندارد و نیروی انتظامی نیز نه تنها به اذعان کارشناسان خبره بلکه به اعتقاد عموم مردم، نسبت به همان بخش از وظایفی نیز که علی‌القاعده به‌صورت ذاتی و طبق مقررات موجود برعهده‌ی وی محول گردیده، نتوانسته هماهنگی لازم را با سایر ارگان‌های ذی‌مدخل فراهم نماید و به‌نحوی که شایسته و بایسته است قادر نبوده مشکلاتی از قبیل ضعف کیفیت تولید خودرو، عدم رعایت استانداردهای جاده‌ای، ترافیک شهر‌ها و معابر، تلفات جانی در تصادفات شهری و بین شهری، سرقت و کلاهبرداری‌هایی که با ابزار اتومبیل انجام می‌شود و بسیاری معضلات دیگر که وظایف اساسی و بنیادین این نهاد است را برطرف نماید. حال چگونه است که، اینک مدعی تولیت امر نقل و انتقال خودرو می‌شوند؟
صرف‌نظر از اینکه سلب صلاحیت از دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم سند وسایل نقلیه از جهات متعددی منافع و مصالح جامعه را به خطر خواهد انداخت و برخلاف تصور مدعیان این طرح، نه تنها هیچ خدمتی به مردم نگردیده بلکه از جهات متعددی جامعه متضرّر خواهد شد. حداقل از این بابت که با سپردن آن به کسانی که متخصص در شناخت اصالت خودرو، تطبیق پلاک‌های منصوبه با مدارک ابرازی و مقررات رانندگی با آن هستند، اما هیچ اطلاعی از مقررات بیع و سایر عقود معین و شرایط ضمن آن و مسؤولیت مدنی و جزایی و احراز هویت و بیش از دو هزار صفحه قانون و آیین‌نامه و بخشنامه و تصویب‌نامه‌های خاص حقوق ثبت ندارد؛ نه تنها سند نقل و انتقال خودرو را کم ارج خواهد کرد بلکه شائبه این نظر را تقویت خواهد کرد که دستگاه‌های اجرایی هر کدام به تناسب حوزه فعالیت خود بتوانند با تشکیل شرکت‌های اقماری و اخذ وجوهی به عنوان حق‌الزحمه‌ی خود مبادرت به تنظیم اسناد مربوط به مراجعه‌کنندگان خود کنند و نهایتاً نهادی که سال‌ها است قانوناً و شرعاً در کشور ایران اسلامی متولی امر تنظیم اسناد مردم بوده عملاً منفعل و منحل گردد.
2 ـ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اولین و مهم‌ترین ارگان ذی‌مدخل در ثبت اسناد و املاک کشور است که امروز بیش از 80 سال از تأسیس و فعالیت آن در عرصه‌ی نظام حقوق ثبت ایران سپری گشته و این در حالی است که هرچند در بدو فعالیت، این سازمان از ابزارهای مادی و معنوی در خور توجه و شایسته‌ای برخوردار بود و تلاش بی‌وقفه و خستگی‌ناپذیر اصحاب ثبت جایگاه این سازمان را روز‌به‌روز تعالی بخشید اما اینک ساز‌و‌کار این سازمان از دو جهت فقیر و مغفول مانده و نیازمند بازنگری اساسی و علمی است.
جهت اول، تجدید‌نظر در زیر‌بناهای اداری سازمان با استفاده از شبکه‌های الکترونیک و اتوماسیون اداری و مکانیزه‌کردن تمامی عملیات ثبتی چه اقدامات دفاتر اسناد رسمی و چه در حوزه‌ی ادارات ثبت می‌تواند دقت و سرعت عمل را در نظام ثبتی کشور به نحو چشمگیری افزایش دهد. هرچند مقدمات این تحول با طرح‌های ارائه شده در سال‌های اخیر توسط مدیران با‌تدبیر سازمان فراهم گردیده است لیکن منافع اساسی آن با اجرایی شدن در سطوح پایین و خدمات ارائه شده به مردم نمایان می‌گردد. زیرا بدیهی است هرگاه یک اقدام ثبتی و از‌جمله سند رسمی با ابزارهای علمی و به‌روز تنظیم گردد، بر اعتبار آن افزوده خواهد شد و دارندگان آن با اعتماد بیشتری بدان نگریسته و برای آن ارج و قرب بیشتری قائل‌اند.
جهت دوم، بازنگری در ابزار قانون است. تردیدی نیست که اسناد معتبر، اسناد مبتنی‌بر قانون‌اند لیکن گاهی قانون به دلایلی که قبلاً بیان شد و از جهات دیگری که در این مقام معروض خواهیم داشت، خود تبدیل به وسیله‌ای برای بی‌اعتباری اسناد رسمی خواهد شد.
اولاً، بسیاری از قوانین ثبتی کهنه و قدیمی‌اند و هرچند بارها اصلاح و بازنگری شده‌اند؛ لیکن چون شالوده‌ی قانون بر اساس شرایط حقوقی، اجتماعی و مدنی در آن زمان طراحی گردیده، امروز کارایی خود را از دست داده و بسیاری از مفاد آن عملاً قابلیت اجرا نداشته یا ضمانت اجرایی آن کم‌رنگ شده است.
ثانیاً، تورم قوانین و مقررات یا به عبارت دیگر، حجم زیاد آنها باعث گردیده تا یافتن قانون و انطباق با رفتار قانونی بسیار دشوار گردد و این دشواری وقتی مضاعف خواهد شد که بر انبوه این قوانین موضوعه، حجم زیادی از بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های ثبتی را نیز بیفزاییم. در چنین شرایطی است که دفاتر اسناد رسمی بیش از آنکه موظف باشند و حتی قادر باشند به وظایف اساسی سردفتری خود بپردازند که همانا تنظیم سند به نحو صحیح و براساس قانون و بدون نقص و مبتنی‌بر خواست متعاملین است، الزاماً مکلف می‌گردند انبوهی از مقررات شکلی و آیین‌نامه‌ای، از مکاتبات زائد و بروکراسی بیهوده و دست‌و‌پاگیر را رعایت کنند.
بر جهات فوق این نکته را نیز باید افزود که سازمان ثبت به دلیل حساسیت‌های زیاد از این جهت که با دارایی‌ها و مایملک اشخاص در ارتباط بوده و گستردگی موضوع از این لحاظ که تقریباً سازمانی است که تمامی آحاد جامعه، ارباب رجوع آن محسوب می‌شوند و در ضمن تشکیلات وسیعی به نام دفاتر اسناد رسمی در زیر‌مجموعه‌ی آن مشغول فعالیت است؛ لذا تصمیم‌گیری مدیران آن نمی‌تواند صرفاً مبتنی‌بر تشخیص فردی و شخصی اعمال گردد؛ به‌ویژه اگر مفاد قانون و مصالح عامه به نحو دقیق و شایسته‌ای منظور نظر نباشد. نمونه‌ی بارز آن تصمیم سال‌های اخیر در افزایش دفاتر اسناد رسمی در تمام حوزه‌های ثبتی کشور بود که حکایت غم‌انگیز و تأسف‌بار آن با توجه به آثار سوئی که با صدور ابلاغات بی حد‌و‌حصر بر جای گذاشت، همچنان باقی است.
هرچند ضایعه‌ی این اقدام به مثابه روز روشن و اظهر من الشمس بود، مع‌الوصف جامعه سردفتران این استان هرگز از برداشت عزت‌مندانه از همکاران جدید خود لحظه‌ای تأمل و حتی اندکی درنگ نکردیم و این بیانگر آن است که چشم دیدن و تاب تحمل همکار را داریم اما به هزار و یک دلیل این نحوه‌ی صدور ابلاغ را موجه نمی‌دانستیم و یک دلیل آن اینکه نمی‌توانیم شاهد هدر‌رفت بخش زیادی از اوقات ارزشمند سران دفاتر، این خبرگان حوزه‌ی ثبت اسناد و بیکار شدن کارمندان قدیمی و خدوم محاضر باشیم.
شاید امروز که شاهد تغییر در مدیریت کلان قوه‌قضائیه هستیم بهترین فرصت برای انعکاس معضلات و بحران‌های ایجاد شده در این قشر عظیم جامعه باشد که روزگاری نه به عنوان صنف بلکه به چشم معتمدانی نگریسته می‌شد که خود تصمیم‌ساز بوده و می‌توانستند بالاترین اثرگذاری را در مسائل اجتماعی و عمومی جامعه داشته باشند.
بر این مشکلات ایجاد شده باید درآمد و حق‌التحریر مأخوذه را نیز افزود چرا که اولاً مدت 4 سال برای تجدید‌نظر در تعرفه اسناد رسمی موضوع ماده 54 قانون دفاتر اسناد رسمی با توجه به میزان تورم سالیانه، منطقی به نظر نمی‌رسد، ثانیاً اگر میزان حق‌التحریر را به نسبت مبلغ اسناد، تعیین کرده‌اند، طبق قانون و به استناد عقل و به‌موجب عرف معمول باید مبنای محاسبه حق‌التحریر ارزش واقعی معاملات باشد. جای بسی تأسف است که امروز حق‌الزحمه‌ی بنگاه‌های املاک از بابت دلالی در یک معامله طبق تعرفه بازرگانی چندین برابر حق‌التحریر دفتر اسناد رسمی که تسجیل‌کننده سند رسمی فی‌ما‌بین بوده تعیین گردیده است.
این همه و بسیاری تصمیمات غیر‌واقعی دیگر که جایگاه و منزلت دفترخانه و سردفتر آن را تنزل می‌دهد به همان نسبت از ارزش و اعتبار سند رسمی نیز خواهد کاست.
3 ـ سند، نتیجه و ماحصل اقدامات و انجام تشریفات قانونی در دفتر اسناد رسمی است و تردیدی نیست که سردفتر و اقدامات او می‌تواند مستقیم و غیرمستقیم در اعتبار سند رسمی ذی‌مدخل باشد.
دانش، تجربه، دقت، سلامت‌نفس و بسیاری عوامل دیگر، به همان میزان که به اعتبار و منزلت سردفتر و دفتر اسناد رسمی می‌افزاید، شأن سند رسمی را نیز جایگاهی ویژه می‌بخشد و از سوی دیگر باید اقرار کنیم و بپذیریم که اگر امروز بعضاً اعتماد مردم به سند و بنچاق محضری کم‌رنگ شده، بخش زیادی از مسؤولیت آن برعهده سران دفاتر است. اگر دلالان و واسطه‌گران سودجو، اقدامات خود را با اسناد مجعول، قانونی جلوه می‌دهند، پای یک سردفتر در کار است. اگر سیاهه بسیاری از جرایم و پرونده بسیاری از دعاوی مطروحه در دادگستری ایران به نوعی مرتبط با ثبت اسناد و املاک است، غالباً ناشی از فعل یا ترک‌فعل سردفتر است.
این همه را نه از باب تحقیر خویش بلکه بدان سبب معروض می‌داریم که اگرچه توقع اصلاح ساختارها و نظام مدیریت و سیستم‌های عامل و سازمان اجرایی، انتظاری بحق، شایسته و منطقی است اما هیچ تحولی در هیچ سیستم عاملی محقق نمی‌شود مگر آنکه مبتکر و پشتوانه‌ی آن، فکری خلیق، بصیر، نواندیش و مصلح باشد. تردیدی نیست که تنظیم سند بدون داشتن دانش وسیع و بینش عمیق در متون و اصول حقوقی و بدون تسلط علمی بر مبانی گسترده حقوق مدنی، تجارت، کیفری، آیین‌دادرسی و حتی بین‌الملل امکان‌پذیر نیست.
امروزه در نظام نوین ثبت اسناد رسمی علاوه‌بر تعهد سردفتر به تنظیم سند به نحو صحیح و منطبق با قانون و مبتنی‌بر خواسته اصحاب سند، او را مکلف می‌دارد تا نسبت به آگاه‌سازی و حتی هشداردهی در‌خصوص خطرات فرضی و خسارات احتمالی که ممکن است در آینده متوجه مراجعه‌کنندگان آنها شود، اقدام کنند.
این اندیشه در نظامات حقوقی نوین مطرح است که سردفتر باید اقدام به آگاه‌سازی اصحاب سند کند هرچند آنها هیچ چیزی از او نپرسیده باشند و یا حتی هنگامی که فقط از او خواسته شده باشد که یک سند عادی را تنظیم کند نه یک سند رسمی را به‌علاوه سردفتر نسبت به همه‌ی اصحاب سند، چنین وظیفه‌ای برعهده دارد و نه فقط نسبت به مشتری؛ زیرا او هیچ‌گاه نباید از بی‌طرفی مطلق، تخطی کند. سردفتر باید بررسی‌های مطلق کاملی انجام دهد و اصحاب سند را از کلیه نقایصی که به طرح قرارداد لطمه وارد می‌کند، آگاه سازد و نسبت به خطرات ناشی از آن به آنها هشدار دهد. او حتی باید سعی‌کند که تقلب‌ها را پیدا نموده و از صحت اظهارات ارائه شده به او اطمینان حاصل‌نماید.
با این توصیف هرچند مقررات حاکم‌بر ثبت اسناد رسمی در کشور ما هنوز میزان مسؤولیت سردفتر را تا بدین مرحله پیش نبرده اما اصلاح نظام ثبتی همچنان که لازمه‌ی آن استفاده از پیشرفته‌ترین فن‌آوری‌های تکنولوژی و ابزار و وسایل مدرن است، نیروی انسانی آن نیز که همانا به‌عنوان عامل و کارگزار این مجموعه عمل می‌کنند باید بازسازی و سازمان آن، نوسازی گردد.
خلاصه کلام اینکه؛ هرچند سند رسمی از دیدگاه حقوق ثبت عبارت از سندی است که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌گردد لیکن اعتبار و منزلت آن فقط بسته به تنظیم‌کنندگان آن نیست بلکه مجموعه‌ای عوامل از تدوین‌کنندگان قانون، مدیران اجرایی قوه‌قضائیه و سازمان ثبت و سایر ارگان‌هایی که به نحوی در ارتباط و تعامل برای تنظیم سند می‌باشند باید به نحو شایسته‌ای عمل نماید تا ما‌حصل آن، اسناد معتبری باشد که نه تنها برای دارندگان و اشخاص ذی‌نفع در آن، ارزشمند تلقی گردد بلکه در هر زمان و مکان و در قبال همگان قابلیت استناد داشته باشد.
در پایان، ضمن تشکر از حوصله‌ای که مصروف داشتید از همه حضار بزرگوار که با حضور خویش به محفل خانواده‌ی سردفتری رونق بخشیدند کمال سپاسگزاری را داریم.


1. با سپاس از آقای سید حسین حسینی نیک، سردفتر دفتر اسناد رسمی 41 یزد و عضو هیئت مدیره جامعه سردفتران و دفتریاران استان یزد که متن بیانیه برای دفتر ماهنامه «کانون» از سوی وی ارسال شد.