کانون سردفتران و دفتریاران

يكشنبه, 01 بهمن 1396

 

آدرس كانال ما در تلگرام
@notary_ir

صفحه ما در اينستاگرام
notary.ir

صفحه ما در سايت آپارات

دفاتر اسناد رسمی در ایالت ایلینویز آمریکا

دفاتر اسناد رسمی در ایالت ایلینویز آمریکا1
مترجم: مسعود طالب‌پور ارد‌کانی
 
اطلاعات کلی
مقدمه
هر مسؤول دفتر اسناد رسمی در ایلینویز امری مهم را برعهده دارد و باید عملکردها و مسؤولیت‌های چنین امری را آن گونه که در قوانین ایلینویز معین شده است به طور کامل بداند. از 13 ژوئن 2000 تحت شرایط خاصی، ساکنان ایالات هم‌مرز با ایالت ایلینویز هم می‌توانند به عنوان مسؤول دفتر اسناد رسمی در ایلینویز منصوب شوند.
هدف از امور محضری، پیش‌گیری از کلاهبرداری و جعل است. سردفتر به عنوان یک شاهد رسمی و بی‌طرف برای مراجعه‌کننده کار می‌کند. این موضوع مسؤولیتی سنگین را برعهده سردفتر می‌گذارد.
اگر لازم است که برای سندی، سوگند یاد شود، فرد مورد نظر باید شخصاً در دفتر اسناد رسمی حضور پیدا کند و سوگند را به شکل مناسب انجام دهد و سند را در حضور سردفتر امضا کند.
اگر لازم است سندی تأیید شود، شخص باید در دفتر حاضر شده و سند را تأیید کند.
در ادامه، اطلاعات کلی مربوط به دفاتر اسناد رسمی به طور خلاصه ارائه می‌شود. بخش‌هایی که با استفاده از اعداد برای رجوع مشخص شده است، بخش‌هایی از قانون دفاتر اسناد رسمی در ایلینویز است که پس از مقدمه، بیان شده است.
انتصاب
ساکنین ایلینویز (برای تصدی دفتر اسناد رسمی) برای دوره‌ای 4 ساله و توسط وزیر ایالتی منصوب می‌شوند. افراد غیرساکن در این ایالت برای دوره یک‌ساله منصوب می‌شوند. متقاضی انتصاب باید:
1) شهروند ایالات متحده باشد و یا تبعه خارجی باشد که قانوناً مجاز به اقامت دائم است.
2) یا ساکن ایالت ایلینویز باشد و یا برای مدت حداقل 30 روز در این ایالت مشغول به کار شده باشد.
3) حداقل 18 سال سن داشته باشد.
4) قادر به نوشتن و خواندن به زبان انگلیسی باشد.
5) به خاطر ارتکاب جرم جنایی محکوم نشده باشد.
6) در 10 سال اخیر، سابقه ابطال مجوز کار به عنوان مسؤول دفتر اسناد رسمی را نداشته باشد (بخش 102 ـ 2). متقاضی باید فرم تقاضای مناسب را که توسط وزیر ایالتی ارائه می‌شود کامل نماید و سوگند رسمی را هم انجام دهد. وی همچنین باید از یک شرکت ضمانت، وثیقه‌ای به ارزش 5000 دلار برای کار به عنوان مسؤول دفتر اسناد رسمی تهیه کند. تقاضانامه و وثیقه به همراه 10 دلار هزینه بایگانی برای وزیر ایالتی فرستاده می‌شود. اگر وزیر ایالتی تقاضانامه را تأیید کند، حکم کار صادر خواهد شد. حکم کار برای منشی شهرستان محل اقامت متقاضی، پست خواهد شد. انتصاب تا زمان ثبت حکم نزد منشی شهرستان کامل نمی‌شود. این ثبت می‌تواند توسط خود شخص و یا به صورت پستی انجام شود. منشی شهرستان روال کار را به اطلاع متقاضی خواهد رساند (بخش 106 ـ 2).
هنگامی که متقاضی، انتصاب خود را نزد منشی شهرستان ثبت کرد و حکم کار خود را دریافت کرد، مراحل انتصاب پایان یافته است. متقاضی آن گاه باید مهری رسمی تهیه کند و می‌تواند تا زمانی که به اقامت و یا کار در شهرستانی که حکم کار وی برای آن صادر شده است، امور محضری را در هر جایی در ایالت ایلینویز انجام دهد.
ضمانت‌نامه
ضمانت‌نامه 5 هزار دلاری باید توسط شرکتی که مجاز به صدور ضمانت‌نامه در ایالت ایلینویز است، صادر شود (بخش 105 ـ 2). شرکت‌های دارای مجوز از اداره بیمه ایلینویز مجاز به صدور ضمانت‌نامه هستند. ممکن است شرکتی که برای آن کار می‌کنید، بخواهد ضمانت‌نامه‌ای برای شما ارسال کند ولی صلاحیت انجام این کار را نداشته باشد. بیشتر شرکت‌های بیمه می‌توانند ضمانت‌نامه صادر کنند. می‌توانید به نمایندگی‌های محلی آنها مراجعه کنید. تصمیم در مورد اینکه ضمانت‌نامه از کجا خریداری شود با متقاضی است. دفتر وزیر ایالتی شرکت خاصی را توصیه نمی‌کند.
مهر
هر دفتر اسناد رسمی باید مهری لاستیکی تهیه کند که عرض آن از یک اینچ و طول آن از 5/2 اینچ کمتر باشد (بخش 10 ـ 3). هر چند قانون، شکل خاصی را برای مهر تجویز نمی‌کند. مثال زیر حاوی تمام اطلاعات لازم و بنابراین قابل قبول است. در این مثال نام سردفتر John H.Doe است و تاریخ انقضای حکم انتصاب وی 31 دسامبر 2007 است.

OFFICIAL SEAL
JOHN H.DOE
NOTARY PUBLIC, STATE OF ILLIINOIS
MY COMMISSION EXPIRES 12-31-07


(مهر باید با جوهر سیاه باشد)
مهر باید حاوی نام مسؤول دفتر اسناد رسمی، دقیقاً به گونه‌ای که در حکم انتصاب آمده است و همچنین تاریخ انقضای حکم باشد (این تاریخ نیز در حکم آمده است). نام شهرستانی که حکم انتصاب در آن ثبت شده است هم می‌تواند در مهر درج شود، این کار، نه اجباری و نه ممنوع است.
مهرهای دفتر اسناد رسمی را می‌توان از فروشگاه‌های لوازم اداری و یا از سازندگان مهر تهیه کرد. شرکت خاصی توصیه نمی‌شود.
عدم ثبت حکم انتصاب نزد منشی شهرستان
اگر متقاضی نتواند حکم انتصاب خود را ظرف 60 روز نزد منشی شهرستان ثبت کند، منشی شهرستان حکم انتصاب را به وزیر ایالتی باز می‌گرداند و حکم بی‌اعتبار می‌شود.
امضای مسؤول دفتر اسناد رسمی
هر سردفتر باید همه گواهی‌های محضری را امضا کند و هنگام انجام امور محضری از مهر استفاده کند. سردفتر هنگام امضا نباید از نامی به جز نام مندرج در حکم انتصاب استفاده کند (بخش 104 ـ 6).
اگر حکم به نام JOHN DOE صادر شده باشد، اسناد محضری هم باید دقیقاً به اسم JOHN DOE امضا شود و نمی‌توان از اسامی JOHN A.DOE و یا JOHNNY DOE استفاده کرد.
مواظب باشید که نامی را که در فرم تقاضا وارد می‌کنید دقیقاً همانی باشد که در امضا از آن استفاده می‌کنید.
محدوده جغرافیایی صلاحیت
هر سردفتر اسناد رسمی صلاحیت این را دارد که در همه ایالت ایلینویز کار کند (بخش 105 ـ 3). در گواهی‌هایی که وی تکمیل می‌کند عنوانی به صورت «ایالت ایلینویز، شهرستان...» وجود دارد. نام شهرستانی که در آن مراجعه‌کننده نزد سردفتر حاضر می‌شود در گواهی ثبت می‌شود.
هزینه
حداکثر هزینه‌ای که می‌توان برای کارهای محضری دریافت کرد، یک دلار است. لازم نیست هزینه حتماً دریافت شود.
گواهی صلاحیت
دادگاه‌ها و یا مقامات رسمی عمومی شاید لازم بدانند که گواهی صلاحیت به اسنادی که برای آنها کار محضری انجام شده است، پیوست شود. این گواهی تأیید می‌کند، در روز انجام امور محضری، سردفتری که کار را انجام داده است سردفتر منصوب و دارای حکم کار بوده است. چنین گواهی‌هایی توسط منشی شهرستان که حکم انتصاب سردفتر نزد وی ثبت شده است و یا وزیر ایالتی صادر می‌شود. کسانی که به چنین گواهی نیاز دارند، برای اطلاعات بیشتر باید با منشی شهرستان و یا اداره تحت نظر وزیر ایالتی تماس بگیرند. بیشتر اسناد به گواهی صلاحیت نیاز ندارند و سردفتر اسناد رسمی مسؤول تهیه چنین گواهی برای مراجعه‌کنندگان نیست.
تغییر نام و یا جابه‌جایی به شهرستانی دیگر
طبق قانون در صورتی که یک سردفتر اسناد رسمی نام خود را تغییر دهد، به شهرستانی دیگر نقل مکان کند و یا اینکه یک سردفتر غیرمقیم، محل کار خود را به شهرستانی دیگر انتقال دهد، لازم است که از حکم کار خود استعفا دهد (بخش 101 ـ 4). اگر فرد مایل باشد که به کار خود ادامه دهد باید برای انتصاب با نام جدید یا در شهرستان جدید و یا شهرستان محل کار جدید، مجدداً تقاضا دهد. این کار برای اینکه منشی شهرستان بتواند گواهی صلاحیت صادر کند، لازم است.
انتصاب مجدد به عنوان سردفتر اسناد رسمی
سردفتران اسناد رسمی در ایلینویز برای دوره‌های یک و یا چهار ساله منصوب می‌شوند. انتصاب مجدد به صورت خودکار انجام نمی‌شود (بخش 101 ـ 5). هر سردفتر اسناد رسمی که دوره انتصاب وی در آستانه تمام شدن است و مایل به ادامه کار نیز هست باید همان روال لازم برای انتصاب اول را انجام دهد. وزیر ایالتی، اطلاعیه تجدید انتصاب را قبل از انقضای حکم اشتغال فعلی برای وی ارسال خواهد کرد.
عدم پذیرش یا ابطال انتصاب
وزیر ایالتی از انتصاب فرد به عنوان سردفتر خودداری خواهد کرد و یا انتصاب فرد را باطل خواهد کرد:
الف) اگر تقاضای انتصاب دارای اظهارات غلط و یا خلاف واقع باشد.
ب) اگر یک سردفتر اسناد رسمی مرتکب جرم جنایی و یا طبق این قانون مرتکب تخلفات کاری شود (بخش 108 ـ 7). فردی که حکم کار وی باطل می‌شود نمی‌تواند در 10 سال آینده تقاضای انتصاب به عنوان سردفتر اسناد رسمی را بکند.
فعالیت‌های یک سردفتر اسناد رسمی
هر سردفتر اسناد رسمی مجاز به انجام امور محضری در هر جای این ایالت است. این فعالیت‌ها عبارتند از؛ دریافت اقرار، تصدیق یک سوگند، شهادت تصدیق امضا، اجرای سوگند و انجام هر فعالیت محضری قانونی دیگر (بخش 101 ـ 6).
احراز هویت: هر سردفتر باید هویت فرد متقاضی را به طور قطعی احراز کند. احراز هویت در موارد زیر معتبر است: الف) اگر خود سردفتر، وی را بشناسد. ب) هویت وی با سوگند شاهد معتبری که سردفتر او را می‌شناسد احراز شود ج) هویت وی بر پایه مدارک شناسایی احراز شود.
گواهی‌ها: برای هر یک از کارهای محضری یک گواهی وجود دارد. برای بیشتر اسناد، شکل گواهی از قبل مشخص شده‌ای وجود دارد و یا اینکه گواهی توسط وکیل آماده می‌شود. وظیفه سردفتر نیست که تعیین کند برای درخواست مراجعه‌کننده چه امر محضری لازم است ولی سردفتر باید شکل گواهی مناسب برای کار درخواست‌شده توسط مراجعه‌کننده را بداند و از آن استفاده کند (بخش 103 ـ 6).
شرح مختصر امور و فعالیت‌های محضری و گواهی مربوط به آنها در ادامه می‌آید؛
اقرار: Acknowledgement
دریافت اقرار عبارت است از احراز هویت فرد امضاکننده یک سند. فرد لازم نیست سند را در حضور سردفتر امضا کند اما لازم است که شخصاً نزد سردفتر حاضر شود و اعلام کند که امضای سند، امضای وی است. اقرار ممکن است توسط خود فرد و یا توسط نماینده قانونی وی انجام شود (مثلاً توسط نماینده یک شرکت و یا توسط وکیل فرد). فرم کوتاه زیر از نظر قانونی کافی است.
اقرار توسط خود فرد

ایالت ایلینویز
شهرستان............
امضای سند در تاریخ........ توسط.............. نزد من مورد اقرار، قرار گرفت.
امضای سردفتر                           مهر

اقرار توسط نماینده

ایالت ایلینویز
شهرستان..........
امضای سند در تاریخ....... توسط......... به عنوان شکل نمایندگی (کارمند، وکیل و...)
(امضاکننده اصلی)................... مورد اقرار، قرار گرفت.
امضای سردفتر                           مهر

 

تأیید با سوگند

تأیید با سوگند عبارت است از اعلام این که ادعایی صحیح است و توسط فرد و با یادکردن سوگند انجام می‌شود. فرد متقاضی باید شخصاً نزد سردفتر حاضر شود و سند را در حضور وی امضا کند. لازم است که اخذ سوگند توسط سردفتر انجام شود. شکل از پیش تعیین شده‌ای برای سوگند وجود ندارد اما سوگند زیر قابل قبول است:
آیا شما سوگند یاد می‌کنید و تأیید می‌نمایید که ادعای مندرج در این سند صحیح است؟ تأییدیه با سوگند می‌تواند توسط خود فرد و یا نماینده وی انجام شود. فرم کوتاه زیر از نظر قانونی کافی است.
 
تأیید با سوگند توسط خود فرد

ایالت ایلینویز
شهرستان........
در تاریخ..... توسط........... به عنوان شکل نمایندگی (کارمند، وکیل،...)
نام فرد اصلی که سند برای وی صادر شده است، نزد من امضا و سوگند یاد شد.
امضای سردفتر                           مُهر

ایالت ایلینویز
شهرستان........
در تاریخ..... توسط........... (فرد ادعاکننده) نزد من امضا و سوگند یاد شد.
امضای سردفتر                           مُهر

 

تأیید با سوگند توسط نماینده

گواهی امضا
گاهی ممکن است از سردفتر تقاضا شود بدون اخذ سوگند شاهد امضای یک سند باشد. فرد متقاضی باید شخصاً نزد سردفتر حاضر شود و سند را در حضور وی امضا کند. فرم کوتاه زیر از نظر قانونی کافی است.
گواهی امضا

ایالت ایلینویز
شهرستان........
در تاریخ..... توسط........... در حضور من امضا شد.
امضای سردفتر                           مُهر


اثر انگشت
هنگامی که فردی از شما تقاضای امری محضری را می‌کند و به دلیل ناتوانی و یا بی‌سوادی نمی‌تواند امضا کند کارهای زیر را انجام دهید: هویت فرد را احراز کنید، لازم است که علاوه بر شما دو نفر دیگر باشند که بتوانند (زدن) اثر انگشت را شهادت دهند، نام فرد را در کنار اثر انگشت وی بنویسید و فرم زیر را پر کنید.

ایالت ایلینویز
شهرستان........
این سند در تاریخ........... توسط.......... با اثر انگشت و در حضور من و دو نفری که امضای آنها در زیر آمده است، مورد اقرار، قرار گرفت.
امضای سردفتر                             مُهر
امضا و آدرس شاهد                       امضا و آدرس شاهد

 

اثر انگشت

 
سوگند یا تصدیق
در موارد نادری از سردفتر درخواست می‌شود که سوگند یا تصدیق شفاهی را اجرا کند. سردفتران اسناد رسمی ایلینویز نه فقط براساس قانون دفاتر اسناد رسمی بلکه براساس قوانین ایالتی دیگر هم، اجازه چنین کاری را دارند. سردفتران می‌توانند برای شهود، وقتی که برای احراز سمت‌های رسمی انجام سوگند لازم است و یا در هر مورد دیگری که سوگند لازم است، مراسم سوگند را برگزار کنند.
سوگند دارای عبارت «رسماً سوگند یاد می‌کنم که...» و تصدیق دارای عبارت «رسماً تصدیق می‌کنم که...» است. هر یک از دو شکل بالا ممکن است مورد استفاده قرار گیرد و طبق قانون، هر دو می‌تواند باعث به دادگاه کشیده شدن فرد خاطی شوند.
عبارت دقیق مورد استفاده در سوگند ممکن است در موقعیت‌های گوناگون متفاوت باشد. وظیفه سردفتر نیست که عبارات مناسب را معلوم کند ولی وی وقتی می‌تواند سوگند را اجرا کند که عبارت مناسب به کار برده شود. عبارت زیر، سوگند یا تصدیق رسمی است که برای غالب منتخبین ایالتی و مقامات محلی لازم است.
 
سوگند یا تصدیق

به طور رسمی سوگند یاد می‌کنم (تصدیق می‌کنم) که از قانون اساسی ایالات متحده و قانون اساسی ایالت ایلینویز حمایت کرده و صادقانه و به بهترین شکلی که می‌توانم وظایفم را به عنوان................ انجام دهم.
 
 

اعمال ممنوعه
قانون صراحتاً سردفتران اسناد رسمی را از انجام کارهای خاصی که در بخش 104 ـ 6 آمده است، منع می‌کند. از سردفتران تقاضا می‌شود که این بخش قانون را به دقت مطالعه کنند.
فرم‌های مهاجرت
قوانین و مقررات فدرال، تنها به وکلا و افرادی که توسط سرویس مهاجرت و قبول تابعیت (INS) و یا دفتر درخواست‌های مهاجرت تعیین شده‌اند، این اجازه را می‌دهد که به خارجی‌ها در آماده‌سازی درخواست‌های قانونی کمک کنند. سردفتران اسناد رسمی ایلینویز نمی‌توانند در مورد امور مهاجرت مشورت دهند، فرم پر کنند و یا به خاطر آن هزینه دریافت کنند مگر اینکه اجازه چنین کاری را از INS داشته باشند و یا اینکه وکیل هم باشند.
سردفتر اسناد رسمی نمی‌تواند کپی معتبر صادر کند
قوانین ایلینویز به سردفتران اسناد رسمی این اجازه را نمی‌دهد که کپی معتبر از هیچ سندی صادر کنند. افرادی که به کپی معتبر اسناد نیاز دارند باید به مقامات واجد شرایط صادرکننده سند اصلی و یا اداره‌ای که سند در آن بایگانی شده است، مراجعه کنند.
مجازات‌ها و مسؤولیت
هر سردفتر اسناد رسمی شخصاً مسؤول همه خسارات ناشی از سوءرفتار اداری خویش است (بخش 101 ـ 7). منظور از سوءرفتار اداری عبارت است از انجام کار به گونه‌ای که بدون مجوز، غیرقانونی، همراه با سوءاستفاده، بی‌دقتی و یا مضر و باعث زیان باشد. ضمانت‌نامه سردفتر، وی را از چنین مسؤولیت‌هایی باز نمی‌دارد. ضمانت‌نامه فقط برای حفاظت از منافع کسانی به کار برده می‌شود که از سوءرفتار سردفتر زیان دیده‌اند. شرکت ضامن، زیان خود را از سردفتر پس خواهد گرفت. کسانی که سردفتران را استخدام می‌کنند نیز در صورتی که سوءرفتار سردفتر در چارچوب استخدام آنها باشد و یا اینکه سوءرفتار سردفتر با موافقت آنها صورت گرفته باشد مسؤول شناخته می‌شوند (بخش 102 ـ 7). علاوه بر مسؤولیت در قبال خسارات، سردفتر محکوم به سوءرفتار با جریمه و احتمالاً حبس روبه‌رو خواهد شد.
نتیجه
سردفتر اسناد رسمی باید با احتیاط کار کند. سؤالات باید با توجه به قانون پاسخ داده شود و یا با دفتر وزیر ایالتی تماس گرفته شود. سردفتر اسناد رسمی باید همواره موارد زیر را به خاطر داشته باشد:
1) هویت فرد متقاضی خدمات محضری را احراز کند.
2) در صورت نیاز، سوگند اخذ کند.
3) گواهی‌های محضری را با دقت پر کند.
4) نام خود را مطابق حکم انتصابش امضا کند.
5) حک (و زدن) مهر را انجام دهد.
6) تاریخ انقضای حکم انتصاب وی، روی مهر خوانا باشد. در این مورد هیچ جایگزینی پذیرفته نمی‌شود.
قانون را به دقت بخوانید و آن را همراه با مهر دفتر خود برای مراجعه آتی نگه دارید.
 
 
قانون دفاتر اسناد رسمی ایلینویز (اعتبار از 23 اوت 2004)
فصل اول؛ مقررات کلی
101 ـ 1 ـ عنوان کوتاه
این قانون، قانون دفاتر اسناد رسمی ایلینویز محسوب و نامیده می‌شود.
102 ـ 1) اهداف و مقررات ایجاد این قانون
الف) این قانون باید به گونه‌ای تفسیر شود و به کار رود که باعث اعتلای اهداف و سیاست‌های آن شود.
ب) اهداف و سیاست‌های مدنظر این قانون عبارتند از؛
1)‌ ساده و شفاف و به روز کردن قوانین حاکم بر دفاتر اسناد رسمی.
2)‌ ارتقای خدمت و حمایت از منافع عمومی.
103 ـ 1) تأثیر در آینده این قانون
این قانون از این پس معتبر خواهد بود. هیچ چیزی از این قانون نباید به گونه‌ای تفسیر شود که سبب ابطال احکام انتصاب (و فعالیت) دفاتر اسناد رسمی شود که در زمان شروع اعتبار این قانون، مشغول کارند. تمامی انتصابات مجدد برای دفاتر اسناد رسمی باید بر پایه این قانون انجام شود.
104 ـ 1) تعریف عبارات
الف) عبارات notary و notary public در متن این قانون با معنای یکسان به کار برده می‌شود و منظور از سردفتر اسناد رسمی، فرد منتصبی است که اجازه انجام امور سردفتری را دارد.
ب) منظور از notarization، انجام امور محضری است.
ج) مؤسسات غیرانتفاعی به رسمیت شناخته شده توسط اداره درخواست‌های مهاجرت تحت قانون 8 C.F.R.292.2(a) نمایندگی معتبر مهاجرت، هستند که کارکنان آن تحت قانون 8 C.F.R.292.2(d) مجاز به کار هستند.
 
فصل دوم؛ مقررات انتصاب
101 ـ 2) انتصاب
وزیر ایالتی می‌تواند به هر تعداد که لازم می‌داند از ساکنان هر شهرستان را برای دوره‌ای چهار ساله به عنوان سردفتر اسناد رسمی منصوب کند و برای آنها حکم فعالیت (سردفتری) صادر کند. همچنین وزیر ایالتی می‌تواند هر تعداد که لازم می‌داند از ساکنین ایالات هم‌مرز با ایلینویز را که محل کار یا تجارت آنها در یکی از شهرستان‌های ایلینویز است برای دوره یک‌ساله به عنوان سردفتر اسناد رسمی منصوب کند و برای آنها حکم صادر کند به شرط اینکه قوانین ایالتی آنها به ساکنین ایلینویز این امکان را بدهد که به عنوان سردفتر اسناد رسمی منصوب شده و حکم کار بگیرند.
102 ـ 2) تقاضا
هر متقاضی انتصاب به عنوان سردفتر اسناد رسمی در ایلینویز باید فرم تقاضایی را که توسط وزیر ایالتی ارائه می‌شود، دریافت کرده و پس از تکمیل، آن را برگرداند. این فرم حاوی اطلاعات زیر است:
الف) نام رسمی متقاضی که شامل نام خانوادگی و حداقل حرف اول نام وی است.
ب) نام شهرستان محل اقامت متقاضی و اگر متقاضی مقیم یکی از ایالات هم‌مرز با ایلینویز است، نام شهرستان محل کار و تجارت وی در ایلینویز.
ج) آدرس محل اقامت و کار متقاضی و یا آدرس محلی که در آن متقاضی، فعالیت سردفتری خواهد کرد.
د) این که متقاضی از 30 روز پیش در این ایالت ساکن شده است و یا این که متقاضی ساکن یکی از ایالات هم‌مرز است و از 30 روز پیش به این طرف محل کار و یا تجارت وی در ایالت ایلینویز بوده است.
هـ) این که متقاضی شهروند ایالات متحده است و یا تبعه خارجی است که مجاز به اقامت دائم در ایالات متحده است.
و) این که سن متقاضی حداقل 18 سال است.
ز) متقاضی قادر به خواندن و نوشتن به زبان انگلیسی است.
ح) متقاضی، پیش از این، هرگز حکم انتصابی به عنوان سردفتر را نداشته است که در 10‌سال اخیر، آن حکم باطل شده و یا اینکه به حالت تعلیق درآمده باشد.
ط) متقاضی به سبب انجام جرم جنایی محکوم نشده است.
ی) هر اطلاعات دیگری که وزیر ایالتی لازم بداند.
103ـ 2) هزینه انتصاب
هر متقاضی انتصاب و دریافت حکم فعالیت (سردفتری) به عنوان سردفتر اسناد رسمی باید هزینه 10‌دلاری را به وزیر ایالتی بپردازد.
104 ـ 2) سوگند
هر متقاضی انتصاب و دریافت حکم کار به عنوان سردفتر اسناد رسمی باید نزد کسی که صلاحیت اجرای سوگند را دارد، به صورت زیر، سوگند یاد کند:

من................ (نام متقاضی) با پذیرفتن عواقب قانونی رسماً تأیید می‌کنم که پاسخ‌های تمامی سؤالات این تقاضانامه درست، کامل و صحیح است و این که من قوانین دفاتر اسناد رسمی این ایالت را به دقت خوانده‌ام و این که اگر به عنوان سردفتر اسناد رسمی منصوب شوم و حکم کار بگیرم، خالصانه و با بهترین توانم همه امور سردفتری را طبق قانون انجام دهم.
................ (امضای متقاضی)
نزد من......... تأیید و تصدیق شد (امضا و مهر رسمی دفتر اسناد رسمی اخذکننده سوگند)

 


105 ـ 2) ضمانت‌نامه
هر تقاضای صدور حکم به عنوان سردفتر اسناد رسمی باید همراه با ضمانت‌نامه‌ای به ارزش 5000 دلار و با اعتبار 4 ساله باشد که زمان شروع آن با تاریخ انتصاب یکی باشد. ضمانت‌نامه باید منوط به انجام خالصانه تمام وظایف سردفتری مطابق این قانون باشد. وزیر ایالتی ممکن است فرم ضمانت رسمی خاصی را تجویز کند.
106 ـ 2) ثبت انتصاب توسط منشی شهرستان
انتصاب متقاضی به عنوان سردفتر زمانی کامل می‌شود که حکم وی توسط منشی شهرستان ثبت شود.
وزیر ایالتی باید حکم فعالیت (و انتصاب) سردفتر را به منشی شهرستانی بفرستد که متقاضی در آن سکونت دارد و یا اگر متقاضی، ساکن یکی از ایالات هم‌مرز با ایلینویز است، حکم کار به شهرستان محل کار و یا تجارت متقاضی فرستاده می‌شود.
بعد از دریافت حکم، منشی شهرستان باید متقاضی را از کار انجام شده توسط وزیر ایالتی آگاه سازد. متقاضی باید یا شخصاً نزد منشی حاضر شود و پس از ثبت حکم، آن را از منشی دریافت نماید و یا با ارسال نمونه امضا تقاضا کند که حکم برای وی به صورت پستی فرستاده شود. متقاضی باید سوابق مربوط به انتصاب و تاریخ انقضای حکم خود را مطابق آنچه که نزد منشی شهرستان ثبت شده است، نزد خود نگاه دارد. هنگامی که متقاضی برای دریافت حکم خود به منشی شهرستان مراجعه می‌کند، باید برای دریافت حکم خود مبلغ 5 دلار پرداخت کند.
اگر متقاضی بخواهد حکم خود را به صورت پستی دریافت کند، باید رسید پرداخت به میزان 10 دلار را همراه با نمونه امضای خود برای منشی شهرستان بفرستد. منشی شهرستان حکم انتصاب را ثبت کرده و آن را با پست برای متقاضی خواهد فرستاد.

«سوابق نشان می‌دهد که شما حکم انتصاب خود به عنوان سردفتر اسناد رسمی را از این دفتر دریافت نکرده‌اید. قوانین دفاتر اسناد رسمی ایلینویز لازم می‌داند که شما در دفتر منشی حاضر شده، حکم خود را ثبت، مبلغ 5 دلار را پرداخت کرده و حکم خود را دریافت نمایید و یا اینکه تقاضا کنید برای شما پست شود. این درخواست باید همراه با نمونه امضای شما و رسید پرداخت 10 دلار همراه باشد.
اانتصاب شما به عنوان سردفتر تا زمان ثبت حکم‌تان نزد منشی شهرستان، کامل نخواهد بود. به علاوه، اگر ظرف مدت 30 روز از تاریخ این ابلاغ دریافت حکم خود را پیگیری نکنید، حکم شما به وزیر ایالتی ارجاع داده خواهد شد. حکم شما لغو گردیده و نام شما از فهرست اسامی سردفتران ایالت ایلینویز حذف خواهد گردید.
همچنین مایلم یادآوری کنم که افراد بدون مجوز که امور سردفتری انجام دهند مرتکب سوءرفتار رسمی شده و ممکن است در معرض جریمه و یا مجازات حبس قرار گیرند.
(پایان شکل نامه ابلاغیه)

 

 
وزیر ایالتی احکام انتصاب سردفترانی را که حکم آنها توسط منشی‌های شهرستان به وی بازگردانده شده است، لغو خواهد کرد. هزینه تقاضا به متقاضی بازگردانده نخواهد شد و هنگام لغو حکم انتصاب لازم نیست شرکت صادرکننده ضمانت، خواهان بازگرداندن آن شود.
 
فصل سوم؛ وظایف، هزینه‌ها و صلاحیت‌ها
101 ـ 3) مهر رسمی
هر سردفتر اسناد رسمی باید پس از دریافت حکم انتصاب خود از منشی شهرستان، مهر لاستیکی رسمی خود را تهیه کند و با استفاده از آن امور (سردفتری) انجام شده توسط خود را رسمیت بخشد. این مهر باید حاوی اطلاعات زیر باشد:
الف) عبارت مهر رسمی (official seal) ب) نام رسمی سردفتر ج) عبارات سردفتر اسناد رسمی (notary public)، ایالت ایلینویز (state of Illinois) و حکم کار من منقضی می‌شود در تاریخ... د) لبه دندانه‌دار مستطیلی که طول آن از 5/2 و عرض آن از یک اینچ کمتر است باید دارای اطلاعات فوق باشد.
102 ـ 3) امضای رسمی
هنگام انجام امور محضری، سردفتر باید هر گواهی محضری را به طور رسمی امضا‌کند و مهر رسمی خود را به طور واضح و خوانا و با جوهر سیاه در گواهی بزند به‌گونه‌ای که بازتولید تصویر آن (کپی، اسکن و...) ممکن باشد. ناخوانایی هر یک از اطلاعات خواسته شده در این قسمت، تأثیری بر اعتبار اسناد ندارند.
103 ـ 3) توجه
الف) هر سردفتری که وکیل و یا نماینده مجاز مهاجرت نیست، در صورتی که بخواهد خدمات خود را به زبانی غیر از انگلیسی تبلیغ کند چه به صورت رادیویی، تلویزیونی، با علامت، جزوه، روزنامه و یا سایر نوشته‌ها به استثنای صفحه پلاک باشد، باید در آن سند، آگهی، نوشت‌افزار، سربرگ، کارت تبلیغ و یا سایر نوشته‌های تبلیغی، مطلب زیر را به زبان انگلیسی و آن زبان تبلیغی به طور واضح بیان کند:

«من یک وکیل مجاز به کارهای حقوقی در ایلینویز نیستم و نمی‌توانم مشاوره دهم و یا برای مشاوره حقوقی وجهی دریافت کنم»
 


اگر تبلیغ به صورت غیرنوشتاری مثلاً به صورت رادیویی یا تلویزیونی انجام شود مفهوم کلی عبارت فوق لازم است که در آگهی بیان شود.
سردفتران رسمی نباید در هیچ سند، تبلیغ، نوشت‌افزار، سربرگ، کارت تبلیغ و یا نوشته‌های مشابه که وظایف سردفتران رسمی را توضیح می‌دهد و از زبان انگلیسی به زبان دیگری ترجمه می‌شود نه فقط عباراتی مثل lawyer , attorney, licensed, notary, notary public بلکه هر عبارتی که از آن برداشت شود که «وی یک وکیل است» را مورد استفاده قرار دهد. برای مثال، استفاده از عبارت notario طبق مقررات ممنوع می‌باشد.
عدم رعایت این موضوع برای هر نوشته جریمه‌ای معادل 1000 دلار را در پی خواهد داشت. تخلف دوم باعث تعلیق حکم کار می‌شود و تخلف سوم باعث ابطال کلی حکم سردفتر خواهد شد. به علاوه چنین تخلفاتی می‌تواند باعث کیفر مدنی و یا قضایی هم شود.
ب) تمام سردفترانی که لازم است مقررات بخش ”الف“ را رعایت کنند، لازم است که در محل کار خود که در حکم خود ثبت کرده‌اند، فهرست هزینه‌هایی را که سردفتران برای انجام کارها دریافت می‌شود، نصب کنند. این فهرست باید به زبان انگلیسی و زبان دیگری که در حکم انتصاب سردفتر درخواست شده است، باشد. این فهرست، همچنین باید
انکار اشاره شده در بخش ”الف“ را شامل شود مگر اینکه این انکار هم به طور دائم نصب شده باشد.
ج) هیچ سردفتر اسناد رسمی، آژانس و یا هر فرد دیگری که وکیل نیست، نباید به گونه‌ای نمایش دهد، تظاهر کند و یا تبلیغ کند که متخصص امور مهاجرت است و یا خدماتی ارائه کند که نیازمند تحلیل حقوقی، قضاوت حقوقی و یا تفسیر حقوق باشد مگر اینکه طبق بخش a,1 245 از قسمت a 245 مقررات فدرال چنین اجازه‌ای داشته باشد و یا اینکه از اداره درخواست‌های مهاجرت چنین اجازه‌ای داشته باشد.
د) هر فردی که به دیگران کمک کند، آنها را تحریک کند و یا به آنها القا کند که در مورد مهاجرت اطلاعات نادرست بدهند برای بار اول به ارتکاب بزه نوع A محکوم می‌شود و در صورتی که این کار را در فاصله زمانی 5 سال مجدداً مرتکب شود به ارتکاب جنحه نوع 3 محکوم می‌شود.
هر سردفتری که مقررات این بخش را نقض کند به سوءرفتار اداری محکوم شده و در معرض جریمه یا زندان قرار می‌گیرد. هیچ چیزی از مقررات این بخش سبب نمی‌شود که مشتری خدمات دفتر اسناد رسمی نتواند سایر مجازات‌های مدنی موجود در قانون را پیگیری کند.
هـ) هیچ سردفتر اسناد رسمی که وکیل نیست و یا نماینده مجاز نمی‌باشد حق ندارد در‌عوض مشاوره حقوقی و یا سایر خدماتی که نیازمند تحلیل حقوقی، قضاوت حقوقی و یا تفسیر قانون است، دستمزدی دریافت کند.
و) نقض بند هـ یک تخلف تجاری است که می‌تواند دارای حداقل جریمه برابر با 3 برابر وجه دریافتی و یا 1001 دلار شود و وجه دریافتی نیز باید به مشتری مسترد شود. هیچ‌یک از مقررات این بخش نباید به گونه‌ای تفسیر شود که مانع مجازات‌های مدنی و یا کیفری موجود در قانون شود.
ز) اگر یک سردفتر اسناد رسمی، تخلفی تجاری را در بازه زمانی 12 ماهه از زمان حکم کارش مرتکب شود و یا اینکه در بازه زمانی 5 ساله، 3 بار مرتکب چنین تخلفی شود، صرف‌نظر از این که در چه زمانی از حکم کارش این تخلفات صورت پذیرفته باشد، وزیر ایالتی باید به طور خودکار از زمانی که درباره آخرین تخلف ارتکابی وی رأی نهایی صادر‌شده است، حکم کار وی را باطل کند.
104 ـ 3) حداکثر هزینه
الف) به جز موارد مشخص شده در بند ”ب“ این بخش، حداکثر هزینه قابل دریافت در این ایالت برای انجام هر کار محضری یک دلار است.
ب) سقف هزینه قابل دریافت توسط سردفتران، آژانس‌ها و سایر افرادی که وکیل و یا نماینده مجاز به تکمیل فرم‌های مهاجرت نیستند به موارد زیر محدود می‌شود:
1)    10 دلار برای تکمیل فرم.
2)    10 دلار برای ترجمه از زبان‌های غیرانگلیسی به زبان انگلیسی برای هر صفحه متن مورد استفاده در تکمیل فرم‌های مهاجرت.
3)    یک دلار برای کارهای محضری.
4)    3 دلار برای انجام هر کاری که برای تهیه اسنادی که در تکمیل فرم‌های مهاجرت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
5)    حداکثر 75 دلار برای انجام کامل کارها.
وجوه مشخص شده در این بند شامل هزینه کارهایی که برای تحویل درخواست‌های مهاجرت می‌شود، نیست.
کسانی که مقررات این بند را نقض کنند، در مرتبه اول نقض قانون مرتکب بزه نوع A شده‌اند و در صورتی که در فاصله زمانی 5 سال این تخلف را مجدداً انجام دهند مرتکب جنحه نوع 3 شده‌اند.
ج) دادستان کل، دادستان‌های ایالتی و یا منتخب آنها می‌تواند بر پایه اطلاعاتی که دارند و یا شکایت‌های افراد برای سردفتران به خاطر نقض مقررات بند ”ب“ همین بخش در دادگاه درخواست قرار منع (فعالیت) کنند.
چنین مجازاتی علاوه بر مجازات‌های موجود است و نه جایگزین آنها.
اگر دادستان کل و یا هر یک از دادستان‌های ایالت نتوانند ظرف 90 روز از زمان دریافت شکایت اقدامی انجام دهند، افراد می‌توانند درخواست اقدام حقوقی نمایند تا مقررات این بند لازم‌الاجرا شود و یا اینکه درخواست قرار منع (فعالیت) کنند.
د) همه سردفتران باید برای خدماتی که ارائه می‌کنند رسید دریافت کنند و سوابق کار را نگهداری کنند. ناتوانی در ارائه رسید و حفظ سوابق کارها که می‌توان از آنها برای اثبات عدم انجام رفتار غلط استفاده کرد می‌تواند باعث شود در هنگامی که شکایتی در مورد تخطی از عدم دریافت هزینه‌های ممنوع انجام می‌شود، اتهام‌های مطرح شده، درست فرض شود.
105 ـ 3) صلاحیت
تا زمانی که سردفتران در شهرستانی که در حکم انتصاب آنها آمده است اقامت دارند و همچنین سردفتران غیرمقیم ایالت که مقیم ایالات هم‌مرز هستند تا زمانی که محل اصلی کار آنها در همان شهرستانی است که حکم کار آنها برای آن شهرستان صادر شده است، مجازند که در تمام ایالت ایلینویز امور سردفتری انجام دهند.
106 ـ 3) گواهی صلاحیت
در صورت دریافت درخواست کتبی، سندی که برای آن کاری محضری شده است و هزینه 2 دلار که به وزیر ایالتی و یا منشی شهرستان قابل پرداخت است، دفتر وزیر ایالتی و یا منشی شهرستان گواهی صلاحیت برای سردفتری که کار را انجام داده است، صادر می‌کنند.
فصل چهارم ـ تغییر نام و یا نقل مکان از شهرستان
101 ـ 4) تغییراتی که باعث می‌شود حکم انتصاب از اعتبار ساقط شود.
هنگامی که یک سردفتر اسناد رسمی نام خود را به طور قانونی تغییر می‌دهد و یا سردفتر مقیم محل اقامت خود را از یک شهرستان به شهرستانی دیگر تغییر می‌دهد، و یا یک سردفتر مقیم ایالاتِ هم‌مرز، محل کار خود را از شهرستانی به شهرستان دیگر تغییر‌می‌دهد، حکم انتصاب آنها از اعتبار ساقط می‌شود و باید آن را به وزیر ایالتی بازگردانند. این افراد در صورتی که تمایل دارند دوباره سردفتر اسناد رسمی شوند باید تقاضانامه، ضمانت‌نامه و سوگند خود را برای وزیر ایالتی بفرستند.
فصل پنجم ـ تجدید انتصاب به عنوان سردفتر اسناد رسمی
101 ـ 5) انتصاب مجدد
حکم انتصاب هیچ فردی به طور خودکار تجدید نمی‌شود. حداقل 60 روز قبل از انقضای حکم فعالیت سردفتران، وزیر ایالتی ابلاغیه انقضای حکم را برای سردفتر می‌فرستد. هر سردفتری که مایل به ادامه کار باشد، باید مطابق مقررات فصل دوم همین قانون درخواست انتصاب مجدد کند.
فصل ششم؛ فرم‌ها و امور سردفتری
101 ـ 6) تعاریف
الف) امور سردفتری به معنای انجام کارهایی است که سردفتران اسناد رسمی این ایالت مجاز به انجام آن هستند و شامل گرفتن اقرار، اجرای سوگند یا تصدیق، تأییدیه با سوگند و گواهی امضا است.
ب) اقرار Ü در خلاصه کلی اولیه آمده است.
ج) تأیید با سوگند یا تصدیق یعنی اینکه فرد با ذکر سوگند بگوید که آنچه در سندی آمده، درست است.
د) به نمایندگی از یعنی؛
1)    برای و یا به جای یک شرکت، مؤسسه و...
2)     به عنوان نماینده عمومی، نماینده شخصی، ولی و یا سایر اشکال نمایندگی
3)    به عنوان وکیل
4)    ـ به عنوان نماینده مجاز شخص دیگر
102 ـ 6)
الف) در اخذ اقرار، هویت فرد به صورت گفته شده احراز شود.
ب) در تأیید و یا تصدیق با سوگند هویت فرد به صورت گفته شده احراز شود.
ج) در گواهی امضا، هویت فرد به صورت گفته شده احراز شود.
د) سردفتر اسناد رسمی در صورتی شواهد کافی در دست دارد که فرد همان فردی است که امضای وی در سند موجود است که؛ 1) شخصاً وی را بشناسد 2) با سوگند فرد معتبری که سردفتر او را می‌شناسد، هویت وی احراز شود 3) بر پایه مدارک شناسایی هویت وی احراز شود.
103 ـ 6) گواهی از کارهای محضری
الف) کارهای محضری باید به وسیله گواهی که توسط سردفتر روی آن تاریخ و امضا نوشته شده است، اثبات شوند.
ب) گواهی انجام کارهای محضری در صورتی کافی است که الزامات بند ”الف“ را رعایت کند و؛ 1) به صورت فرم‌های کوتاه (بخش 105 ـ 6 ) باشد. 2) به صورت سایر فرم‌هایی باشد که بر طبق قانون ایالت مجاز است. 3) بر طبق کارهای انجام شده توسط سردفتران این ایالت باشد و یا الزامات مشخص‌شده در قانون دفتر اسناد رسمی را برآورده کند.
104 ـ 6) اعمال ممنوعه
الف) سردفتر نباید از نامی به غیر از نام دقیق مندرج در حکم خود استفاده کند.
ب) سردفتر نمی‌تواند برای سندی که نام خود وی در آن به عنوان یکی از اطراف (طرفین سند) آمده است، اخذ اقرار کند.
ج) سردفتر نباید مهر خود را روی کاغذ و یا سند سفید (خالی) الصاق کند.
د) سردفتر نمی‌تواند از کسی اقرار اخذ کند که طبق حکم دادگاه از نظر روانی سالم نیست و یا سوابق نشان می‌دهد که سلامت روانی خود را بازنیافته است.
هـ) سردفتر نمی‌تواند تا زمانی که سندی را برای افراد نابینا نخوانده است، از آنها اقرار بگیرد.
ز) سردفتر نمی‌تواند از فردی که نمی‌تواند به (زبان) انگلیسی صحبت کند و یا انگلیسی بفهمد تا زمانی که سند را به زبان قابل فهم برای وی ترجمه نکرده است، اقرار بگیرد.
ح) سردفتران رسمی نمی‌توانند سند قانونی تهیه کنند و جاهای خالی چنین سندی را پر‌کنند مگر اینکه آن سند یک گواهی محضری باشد. این قانون باعث نمی‌شود که وکلایی که سردفتر اسناد رسمی هستند نتوانند برای سندی که توسط خودشان تهیه شده است کار محضری انجام دهند.
ط) اگر سردفتری از کسی که سوگند یاد می‌کند و یا کسی که دیگری به نمایندگی از وی اقرار کرده است، پولی را دریافت کند تا به فرد دیگری تحویل دهد و با اختیار از انجام این کار سرباز زند، سردفتر شخصاً مسؤول عواقب کار خود است. افراد زیان‌دیده ممکن است اقامه دعوا کرده و سردفتر را به جبران خسارت همراه با سود آن و هزینه دادرسی مجبور کنند.
105 ـ 6) فرم‌های کوتاه
فرم‌های کوتاه مناسب به همان صورتی است که در اطلاعات کلی آمد. برای اجتناب، در اینجا تکرار نمی‌شوند.
فصل هفتم؛ مسؤولیت و ابطال حکم
101 ـ 7) مسؤولیت سردفتر و ضامن
سردفتر اسناد رسمی و ضامن در قبال افرادی که بر اثر سوءرفتار اداری سردفتر دچار خسارت می‌شوند، مسؤول‌اند.
102 ـ 7) مسؤولیت استخدام کننده سردفتر
استخدام‌کننده سردفتر هم در قبال خسارات ناشی از سوءرفتار اداری سردفتر مسؤول‌اند، اگر؛ الف) سردفتر هنگام ارتکاب سوءرفتار اداری در قالب استخدام خود رفتار کرده باشد. ب) فرد استخدام‌کننده موافق سوءرفتار سردفتر بوده باشد.
103 ـ 7) جبران خسارات
جبران خساراتی که سوءرفتار سردفتر تنها دلیل وقوع آنها بوده است، ضروری نیست.
104 ـ 7) تعریف سوءرفتار اداری
عبارت است از استفاده نادرست از اختیارات و یا انجام نادرست وظایف که به طور کامل در بخش 3 ـ 33 مقررات جنایی تعریف شده است. نادرست (Wrongful) می‌تواند به معنای بدون مجوز، غیرقانونی، همراه با سوء‌استفاده، بی‌پروا، بی‌احتیاط و یا مضر باشد.
105 ـ 7) سوءرفتار اداری
الف) سردفتری که با اختیار و آگاهی سوءرفتار اداری داشته باشد به انجام بزه نوع A محکوم می‌شود.
ب) سردفتری که از روی بی‌دقتی مرتکب سوءرفتار اداری شود به انجام بزه نوع B محکوم می‌شود.
106 ـ 7) جعل هویت اختیاری
هر فردی که با جعل، به جای سردفتر دارای حکم، کار کند محکوم به ارتکاب بزه نوع A است.
107 ـ 7) تملک غیرمجاز
فردی که به طور غیرمجاز مهر رسمی سردفتری را در اختیار داشته باشد، محکوم به انجام بزه است و به پرداخت جریمه کمتر از 1000 دلار محکوم می‌شود.
108 ـ 7) ابطال حکم انتصاب
وزیر ایالتی می‌تواند حکم انتصاب هر سردفتری را باطل کند در صورتی که در مدت حکم سردفتر، وی؛ الف) تقاضای وی برای انتصاب به عنوان سردفتر، حاوی اطلاعات و اظهارات نادرست و خلاف واقع باشد. ب) طبق این قانون به ارتکاب جرم جنایی و یا سوءرفتار اداری محکوم شده باشد.
اشتباهات متداول و دلایل تأخیر در رسیدگی
تقاضا برای حکم سردفتری اسناد رسمی
متقاضی، مسؤول کامل بودن و دقت (در ارائه) اطلاعات در فرم تقاضا و ضمانت‌نامه است. موارد زیر متداول‌ترین اشتباهات در زمان تکمیل تقاضانامه است که باعث تأخیر در رسیدگی به آن می‌شود؛
˜ کامل نکردن اطلاعات آدرس محل اقامت مثل شماره آپارتمان، کدپستی و اطلاعات شهرستان.
˜ وارد کردن آدرس محل کار به جای آدرس محل اقامت متقاضی در بخش اول تقاضانامه.
˜ ارائه نکردن اطلاعات دفتر اسناد رسمی قبلی.
هر متقاضی باید یک سوگند محضری را کامل کند که در آن امضای وی توسط دفتر اسناد رسمی دیگری در ایلینویز ثبت شده باشد. دفتر اسناد رسمی که این کار در آن انجام می‌شود باید در انتهای سند، مهر خود را حک کند که باید اطلاعات زیر را به طور دقیق شامل شود؛
M نام دقیق مورد استفاده در حکم انتصاب آن دفتر اسناد رسمی.
M تاریخ دقیق انقضای حکم آن.
M نام مورد استفاده در مهر باید با نام مشخص شده در حکم یکی باشد.
˜ تمام امضاهای مورد استفاده در تقاضانامه باید اصل باشد. استفاده از مهرِ امضا (کلیشه امضا) غیرقابل قبول است.
˜ لازم است که همه متقاضیان ضمانت‌نامه 5000 دلاری دفتر اسناد رسمی را تهیه کرده و تحویل دهند. ضمانت‌نامه دارای مشکل و یا درخواست دریافت ضمانت‌نامه را تحویل ندهید، زیرا چنین مواردی به عنوان ضمانت‌نامه پذیرفته نمی‌شود.
مهم است که متقاضی، ضمانت‌نامه خود را امضا کند. نمایندگان مجاز شرکت صادرکننده ضمانت‌نامه نیز باید آن را امضا کرده و مهر شرکت خود را بر آن بزنند. توصیه می‌شود که حق‌الوکاله هم همراه با ضمانت‌نامه تحویل داده شود.
˜ این اداره تنها اسناد اصلی را مورد رسیدگی قرار می‌دهد. کپی ضمانت‌نامه و یا تقاضانامه به متقاضی برگشت داده می‌شود.
˜ متقاضی همراه با تقاضانامه خود باید 10 دلار هزینه بایگانی را نیز تحویل دهد.
˜ تقاضانامه‌هایی که در فاصله زمانی بیشتر از 6 ماه تا زمان انقضای حکم فعلی تحویل داده شود، مورد رسیدگی قرار نمی‌گیرد.
˜ تحویل تقاضانامه دست‌نویس ناخوانا ممکن است سبب تأخیر و یا اشتباه در (هنگام) رسیدگی شود. مطمئن شوید که تقاضانامه به صورت تایپ شده و یا خوانا باشد.
یادآوری‌هایی برای تکمیل انتصاب به عنوان مسؤول دفتر اسناد رسمی در ایلینویز
˜ تقاضانامه دفتر اسناد رسمی خود را با نامی کامل نمایید که می‌خواهید روی حکم شما وجود داشته باشد. دقت کنید که تمامی امور سردفتری را باید با استفاده از این نام انجام دهید.
˜ وزیر ایالتی زمان اعتبار حکم انتصاب (و فعالیت) شما را تعیین می‌کند و نه شرکت صادرکننده ضمانت‌نامه.
˜ بعد از ثبت حکم کار خود نزد منشی شهرستان، شرکت صادرکننده ضمانت‌نامه را از تاریخ اعتبار حکم خود آگاه کنید. این ضمانت‌نامه همراه با حکم کار شما از شمول اعتبار خارج می‌شود.
˜ تا زمانی که حکم خود را نزد منشی شهرستان ثبت نکرده‌اید، انتصاب شما کامل نشده است.
˜ تا زمانی که حکم کار خود را از دفتر منشی شهرستان دریافت نکرده‌اید، مهر خود را خریداری نکنید.
سؤالاتی درباره روند انتصاب:
س: چگونه می‌توان حکم انتصاب خود را تجدید کرد؟
ج: انتصاب مجدد در ایلینویز به طور خودکار انجام نمی‌شود. حدود 60 روز قبل از این که حکم شما منقضی شود، این مطلب از سوی وزیر ایالتی به اطلاع شما رسانده می‌شود. در صورتی که بخواهید حکم خود را برای دوره‌ای دیگر تجدید کنید، فرم تقاضانامه و ضمانت‌نامه هم به پیوست ارسال می‌شود.
س: تقاضانامه و ضمانت‌نامه را برای وزیر ایالتی فرستاده‌ام. از چه زمانی می‌توان فعالیت سردفتری را آغاز کرد؟
ج: کسی که به عنوان مسؤول دفتر اسناد رسمی منصوب شده است و حکم خود را نزد منشی شهرستان ثبت کرده و مُهر رسمی دفتر اسناد رسمی خود را تهیه کرده، می‌تواند کار خود را شروع کند.
س: آیا می‌توان حکمی را که دارای اشتباه است از منشی شهرستان دریافت کرد؟
ج: خیر، حکم را با ذکر اشتباه به منشی برگردانید و تقاضای حکم صحیح را ارائه دهید.
س: کسی که دفتر اسناد رسمی‌دارد، چگونه تغییر در آدرس محل کار و یا اقامت و یا تغییر نام خود را گزارش کند؟
ج: اگر جابه‌جایی در داخل شهرستان اتفاق افتاده است، تنها لازم است که آن را به وزیر ایالتی اطلاع دهید. ولی اگر از شهرستانی به شهرستانی دیگر نقل مکان کرده‌اید و یا اگر محل کارتان به عنوان فرد غیرمقیم از شهرستانی به شهرستانی دیگر منتقل شده است، لازم است که از مسؤولیت خود استعفا کنید. استعفانامه باید به وزیر ایالتی تحویل داده شود. می‌توانید برای دریافت حکم فعالیت جدید تقاضا دهید.
س: حکم کار یک دفتر اسناد رسمی چه زمانی به انقضا می‌رسد؟
ج: حکم انتصاب، چهار ساله است و در نیمه شب تاریخ مندرج در حکم منقضی می‌شود.
س: حکم کار من به زودی به تاریخ انقضا می‌رسد. اطلاعیه‌ای از یک اتحادیه دفاتر اسناد رسمی دریافت کرده‌ام که در آن دستورالعمل‌هایی در مورد چگونگی تقاضای تجدید حکم آمده است. این اتحادیه چیست؟ تصور می‌کردم که تقاضاهای انتصاب توسط وزیر ایالتی تأیید می‌شود. چندین گروه در ایلینویز با نام‌هایی مثل اتحادیه، آژانس و یا شرکت کار می‌کنند که سازمان‌هایی خصوصی هستند و رسماً با هیچ بخش دولتی مرتبط نیستند. این آژانس‌ها، به دفاتر اسناد رسمی خدمات ارائه می‌کنند، مهر دفاتر را می‌فروشند و یا ضمانت‌نامه 5000 دلاری را ارائه می‌کنند. درخواست‌های این گروه‌ها باید حاوی عبارت: «ما با هیچ آژانس دولتی محلی و یا ایالتی مرتبط نیستیم» باشد.
ج: شما می‌توانید در مورد محل خریداری ضمانت‌نامه تصمیم بگیرید. می‌توانید آن را از شرکت‌های بیمه و یا یکی از از این گروه‌ها تهیه کنید. وزیر ایالتی هیچ توصیه‌ای نمی‌کند.
س: اگر تاریخ انقضای حکم من رسیده باشد و برای دریافت حکم جدید تقاضا داده باشم، آیا می‌توانم به انجام کار ادامه دهم؟
ج: خیر، چنین مهلتی وجود ندارد. تا زمانی که حکم جدید نزد منشی شهرستان ثبت نشده و مهر را که تاریخ انقضای جدید در آن ثبت شده است، تهیه نکرده‌اید، نمی‌توانید امور سردفتری را انجام دهید.
س: می‌خواهم به نام زمان مجردی خود بازگردم. چه کاری لازم است؟
ج: کسی که نام خود را عوض می‌کند، باید از حکم کار خود استعفا کند و برای حکم جدید تقاضا دهد.
س: برای این که از حکم کار خود انصراف دهیم، چه اطلاعاتی لازم است؟
ج: درخواست کتبی باید حاوی اطلاعات زیر باشد:
1)‌ نامی که حکم برای آن صادر شده است. 2) شماره حکم 3) دلایل درخواست انصراف و مدارک تأییدکننده 4) آدرس خانه و شماره تلفن 5) امضای فرد خواهان انصراف 6) تاریخ درخواست انصراف.
مُهر دفتر اسناد رسمی
˜ وقتی که مهر خود را سفارش می‌دهید، اطلاعات روی آن را با آنچه در حکم انتصاب (و فعالیت) شما آمده است، مقابله کنید تا از دقت آن مطمئن شوید.
˜ قانون دفاتر اسناد رسمی لازم می‌دارد که تاریخ انقضای حکم کار، روی مهر دفتر ثبت شود، نمی‌توان تاریخ را به صورت دستی درج نمود.
˜ لازم است که مهرهای دفاتر اسناد رسمی دارای لبه‌های دندانه‌دار باشد.
˜ مشکی، تنها رنگ قابل قبول برای رنگ جوهر مهرهای دفاتر اسناد رسمی است.
انجام امور سردفتری در ایلینویز
˜ کارهای محضری را تنها با آن نام که در حکم دفتر اسناد رسمی شما آمده است، انجام دهید.
مثال: اگر در حکم نام John M.DOE آمده است، نام مورد استفاده در مهر و امضا هم باید همین نام باشد. استفاده از J.M.DOE و یا هر شکل دیگری از نام فوق غیرقابل قبول است.
˜ مهر دفتر را روی نام خود نزنید. تمام اطلاعات باید خوانا باشد.
˜ تمام کارهای محضری که در ایالت ایلینویز انجام می‌شود، باید حاوی شکل نوشتن مناسب باشد، یعنی باید نام ایالت و شهرستان مورد نظر، تاریخ، کلمات و عبارات محضری، امضای دفتر اسناد رسمی و شکل مهر دفتر اسناد رسمی به شکلی که تعیین شده است، باشد. مقررات مربوط را مدنظر قرار دهید.
سؤالاتی درباره امور سردفتری
˜ آیا می‌توانم کارهای محضری را برای خودم، همسر، فرزندان و یا سایر بستگان انجام دهم؟
ـ مسؤول دفتر اسناد رسمی نمی‌تواند برای خود و یا در مورد سندی که یک طرف آن، دفتر اسناد رسمی وی است، کار محضری انجام دهد. انجام کارهای محضری برای همسر، فرزندان و یا سایر بستگان مجاز است.
˜ آیا می‌توان کارهای محضری را برای اسنادی که اصل آنها مربوط به خارج از ایالت ایلینویز است، انجام داد؟
ـ بلی؛ به شرط این که کار محضری در خود ایالت انجام شود و در گواهی محضری عبارت «ایالت ایلینویز، شهرستان...» که نشان‌دهنده محل انجام کار محضری است درج شده باشد، این امکان وجود دارد.
˜ آیا کارهای محضری را تنها می‌توان در شهرستان خودم انجام دهم؟
ـ اگر مسؤول دفتر اسناد رسمی در شهرستانی که حکم وی برای آن صادر شده است، اقامت داشته باشد می‌تواند در تمام ایالت کارهای محضری انجام دهد. شهرستان محل انجام کار محضری باید در گواهی آن درج شود.
˜ آیا وقتی که در ایالت ایلینویز، حضور فیزیکی ندارم، می‌توانم کارهای محضری انجام دهم؟
ـ خیر؛ مسؤول دفتر اسناد رسمی تنها زمانی ]صلاحیت[ انجام کارهای محضری را دارد که در خود ایالت حضور داشته باشد.
˜ آیا برای انجام خدمات به عنوان دفتر اسناد رسمی باید هزینه دریافت کنم؟
ـ قانون لازم نمی‌داند که هزینه دریافت شود. ولی حداکثر هزینه قابل دریافت یک دلار است.
˜ آیا می‌توانم برای سندی که خودم به نمایندگی از یک شرکت آن را امضا کرده‌ام کار محضری انجام دهم؟
ـ خیر، نمی‌توانید برای امضای خودتان، کار محضری انجام دهید؛ چه آن را برای خودتان امضا کرده باشید و چه به نمایندگی از یک شرکت.
˜ چگونه می‌توان هویت امضاکننده را تعیین کرد؟
ـ مسؤول دفتر اسناد رسمی شواهد کافی در دست خواهد داشت، اگر؛ 1) اگر فرد مورد‌نظر برای وی شناخته شده باشد. 2) اگر برای شاهد قابل اعتمادی که وی را می‌شناسید، هویت فرد تأیید شود. 3) بر پایه مدارک معتبر هویت وی احراز شود.
احراز هویت مناسب با استفاده از عکس و امضای موجود در کارت شناسایی قابل اعتمادی مثل گواهی‌نامه رانندگی ممکن است.
˜ آیا فرد باید سند را در حضور من امضا کند؟
ـ اگر سند محتاج سوگند باشد (برای مثال در گواهی نوشته شده باشد که: «نزد من سوگند یاد شد / تصدیق شد که...) آن گاه لازم است که کار سوگند انجام شود و فرد سند را در حضور شما امضا کند؟ اگر سندی محتاج تأیید است، کافی است که فرد نزد شما حاضر شود و سند را تأیید کند. هرگز کارهای محضری را برای اسناد بدون امضا انجام ندهید.
به صرف این که کسی در مورد اصالت امضایی به شما اطمینان دهد، آن را تأیید نکنید. حتی وقتی که شما امضای امضاکننده را می‌شناسید، تأییدیه صادر نکنید مگر این که فرد مورد نظر شما حاضر شود.
˜ هنگامی که فردی که برای وی کار محضری انجام داده‌ام، درخواست کرد که ثابت کنم مسؤولیت دفتر اسناد رسمی را دارم، چه کاری انجام دهم؟
ـ معمولاً لازم است که به اسنادی که برای آنها کار محضری صورت می‌گیرد، به خصوص زمانی که قرار است آن سند به خارج از ایالت ارسال شود، یک گواهی صلاحیت پیوست شود. این گواهی ثابت می‌کند که در زمان انجام کارهای محضری، شما مسؤول دفتر اسناد رسمی بوده‌اید. گواهی صلاحیت را می‌توانید از منشی شهرستانی که حکم کار خود را نزد وی ثبت کرده‌اید و یا از دفتر وزیر ایالتی به دست آورید. اما وظیفه شما نیست که چنین گواهی را برای فرد تهیه کنید. مراجعه‌کننده می‌تواند برای کسب اطلاعات با منشی شهرستان و یا وزیر ایالتی تماس بگیرد.
˜ آیا دفاتر اسناد رسمی می‌توانند از مهر امضا استفاده کنند؟
ـ خیر، دفاتر اسناد رسمی نمی‌توانند از مهر کلیشه امضا استفاده کنند. امضا باید با استفاده از جوهر و همان‌گونه که در حکم آمده است انجام شود. به علاوه، برای کلیشه‌امضا، هم نمی‌توان کار محضری انجام داد.
قوانین و روال کارهای محضری
˜ آیا باید گزارش همه کارهای محضری انجام شده را ثبت کنم؟
ـ در ایالت ایلینویز نیاز نیست که گزارش همه کارها ثبت شود. اما دفتر می‌تواند برای خود گزارش کارها را ثبت کند. این کار باعث می‌شود که امضا‌کننده از قراردادن بدون اجازه کلمات منع شود و یا اینکه ممکن است از اینکه سردفتر در پرونده‌ای به عنوان شاهد در دادگاه حاضر شود، جلوگیری کند.
˜ آیا انجام کارهای محضری از نظر قانونی لازم است؟
ـ در بسیاری موارد، بلی. بعضی از اسناد باید نزد دفتر اسناد رسمی تأیید شوند و اسناد دیگر برای معتبر بودن، باید همراه با سوگند امضا شوند. آماده‌کردن اسناد، وظیفه دفتر اسناد رسمی نیست بلکه وظیفه آن انجام کارهای محضری و تکمیل گواهی محضری است.
دفتر اسناد رسمی افراد غیرمقیم
˜ من مسؤول دفتر اسناد رسمی هستم که به ایالتی دیگر نقل مکان کرده‌ام. آیا هنگامی که در حال کار هستم که محل آن در ایالت ایلینویز است، می‌توانم کارهای محضری را انجام دهم؟
ـ خیر، از آن جایی که ایالت را ترک کرده‌اید، باید از حکم کار افراد مقیم ایالت که برای شما صادر شده است، استعفا کنید. در صورتی که مجاز هستید، برای انتصاب به عنوان فردی که مقیم ایالت ایلینویز نیستید، تقاضا دهید.
˜ حکم کار افراد غیرمقیم چه زمانی منقضی خواهد شد؟
 ـ اعتبار این احکام یک سال از زمان تاریخ شروع مؤثر انتصاب است.
˜ گزارش تغییر در محل کار افراد غیرمقیم چگونه انجام می‌شود؟
ـ اگر جابه‌جایی در درون شهرستانی اتفاق افتاده که حکم کار شما برای آن صادر شده است، باید تغییر نشانی را به صورت کتبی به اداره (Index Department) اطلاع دهید. اما اگر آدرس جدید در شهرستانی دیگر است شما باید از حکم انتصاب خود استعفا کرده و دوباره تقاضای انتصاب کنید.
˜ متداول‌ترین اشتباهاتی که توسط دفاتر اسناد رسمی انجام می‌شود، کدام‌اند؟
ـ 1) ‌اشتباه در تأیید هویت افراد 2) اشتباه در ادای سوگند (در صورتی که لازم باشد)
3) اشتباه در مهر زدن.
˜ آیا سردفتران می‌توانند مشاوره حقوقی بدهند و یا اسناد قانونی را آماده کنند؟
ـ خیر، آنها چنین صلاحیتی ندارند مگر این که وکیل هم باشند.
˜ آیا سردفتران می‌توانند در مورد مهاجرت مشاوره دهند و یا اینکه فرم‌های مهاجرت را پر کنند؟
ـ خیر. بر طبق قوانین فدرال، به جز وکلا، هیچ فردی نمی‌تواند فرم‌های قانونی و یا تقاضاهای مربوط به قانون اصلاح و کنترل مهاجرت مصوب 1986 را پرکند مگر اینکه وی مجوز این کار را از اداره مهاجرت و تابعیت و یا دفتر درخواست‌های مهاجرت داشته باشد.
˜_ آیا دفتر اسناد رسمی در مورد صحت و یا دقت اسناد مسؤولیتی دارد؟
ـ خیر، هدف اصلی کار دفاتر اسناد رسمی، تأکید بر حقیقی و واقعی بودن فرد امضا‌کننده است. دفاتر اسناد رسمی، نه صلاحیت این را دارند و نه لازم است که صحت و دقت سندی را تأیید کنند.
˜ اگر امکان کار یک سردفتر به سبب الغای حکم وی، استعفا و یا وفات وی از بین برود، چه کاری لازم است برای مهر وی انجام شود؟
ـ سردفتر و یا وارثین وی موظف‌اند که مهر وی را خراب کرده و یا از شکل بیندازند به گونه‌ای که امکان سو‌ء استفاده از آن از بین برود.
˜_ آیا می‌توان کارهای محضری را برای کاغذ خالی‌سفید انجام داد؟
ـ هرگز، کارهای محضری را برای سندی سفید و یا ناقص انجام ندهید. اگر امضاکننده خواست که فضای خاصی از سند خالی بماند نپذیرید، زیرا پذیرفته نمی‌شود، پیشنهاد کنید که در آن جا خط کشیده شود و یا نوشته شود؛ «غیرقابل پذیرش».
سؤالات متفرقه
˜ آیا کارکنان من می‌توانند مهر من را در اختیار داشته باشند و زمانی که شرکت را ترک می‌کنم گواهی صادر کنند؟
ـ خیر. مهر و گواهی، اموال شخص سردفتر محسوب می‌شود. همچنین توصیه می‌شود که اگر مالکیتِ مهر خود را از دست دادید، از کار خود استعفا کنید.
 
˜ اگر مهر دفتر اسناد رسمی من به سرقت رفت، چه باید انجام دهم؟
ـ سرقت را به پلیس گزارش دهید. اگر مالکیتِ مهر خود را از دست دادید، توصیه می‌شود استعفا کنید.
˜ آیا ممکن است اطلاعات مربوط به انتصاب سردفتر به دیگران داده شود؟
ـ بلی. تقاضا و انتصاب سردفتران اسناد رسمی، اطلاعات عمومی است و قابل دسترسی برای هر فردی است که مایل باشد برای اطمینان یا کپی‌کردن به آن دسترسی داشته باشد.
˜ برای کسی که بدون داشتن حکم انتصاب به عنوان سردفتر اسناد رسمی کار می‌کند چه پیش خواهد آمد؟
ـ انجام بدون مجوز کارهای دفاتر اسناد رسمی، خلاف قانون است و مرتکب به جریمه و حبس تا 6 ماه محکوم می‌شود.
˜ آیا می‌توان امور سردفتری را برای افراد نابالغ انجام داد؟
ـ بلی. لیکن باید قادر باشند هویت خود را اثبات کنند و یکی از والدین یا ولی قانونی آنها حاضر باشد.
˜ محکومیت من به خاطر ارتکاب جرم جنایی مربوط به 20 سال پیش است. آیا می‌توانم تقاضای انتصاب به عنوان سردفتر اسناد رسمی را بدهم؟
ـ خیر، طبق مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی ایلینویز چنین افرادی مجاز به انتصاب به عنوان سردفتر اسناد رسمی نمی‌باشند.

[1] . ILLINOIS NOTARY PUBLIC HANDBOOK.JESSE WHITE SECRETARY OF STATE. WWW.CYBERDRIVEILLINOIS.COM
اگر متقاضی، ظرف مدت 30 روز به ابلاغ منشی شهرستان پاسخ ندهد، منشی دوباره به وی اطلاع خواهد داد که حکم انتصاب صادره برای وی توسط وزیر ایالتی را دریافت کرده است. ابلاغ دوم می‌تواند به صورت زیر باشد: