کانون سردفتران و دفتریاران

جمعه, 29 دى 1396

 

آدرس كانال ما در تلگرام
@notary_ir

صفحه ما در اينستاگرام
notary.ir

صفحه ما در سايت آپارات

ثبت سند و تحلیل حقوقی آن

ثبت سند و تحلیل حقوقی آن
سیاوش مددی1
مقدمه
از آنجا که حقوق ثبت یکی از مباحث پیچیده و تأثیرگذار در سایر رشته‌های حقوق می‌باشد و تقریباً یک سوم از پرونده‌های مطروحه در محاکم قضایی ریشه در اختلافات ملکی و ثبتی دارد، شناخت مفاهیم ثبتی و تأثیر آن در تفسیر مواد قانونی و نهادهای حقوق مدنی، ضرورت دارد.
در این مقاله، مبحثی از حقوق ثبت در حد توان و بضاعت نگارنده مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد که به نظر می‌رسد تاکنون در خصوص آن تفسیر و تدقیق کامل صورت نگرفته است. در مقاله‌ها و نوشته‌ها و کتاب‌های حقوقی و ثبتی، یادداشتی دیده نمی‌شود که ماهیت حقوقی ثبت را مورد بررسی و تفسیر قرار داده باشد و صرفاً به بیان انواع ثبت اعم از عادی یا عمومی و اختیاری یا اجباری و تعریف سند و غیره پرداخته شده است و مشخص نیست در چه مرحله‌ای سند را ثبت‌شده می‌گویند؟ آیا مرحله انجام تشریفات و مقدمات و تنظیم و نوشتن و وارد نمودن سند به دفتر جاری (سردفتر) «ثبت» محسوب می‌شود یا «ثبت» به مرحله ثبوت و تأیید و امضای متعاملین و مسؤولان دفترخانه اطلاق می‌گردد؟
عدم تفکیک و تعریف جامع مفهوم «ثبت» در اکثر مواد قانونی مربوط به ثبت اعم از قانون ثبت و قانون دفاتر اسناد رسمی و آیین‌نامه‌های مربوطه و نیز سایر قوانین ملاحظه می‌شود.
لذا به نظر می‌رسد تحلیل حقوقی «ثبت سند» در کاهش مشکلات سران دفاتر و احقاق حقوق مردم و کاهش حجم بسیار زیاد پرونده‌ها در بازرسی‌ها و مراجع اداری و انتظامی و قضایی مؤثر واقع گردد و پنجره‌ای را برای نقد و بررسی به روی علمای حقوق و اندیشمندان و همکاران محترم باز نماید.
 
واژگان کلیدی: ماهیت حقوقی، ثبت سند، تنظیم سند، سند ثبتی، ورود به دفتر، ثبت عام، ثبت خاص، حق‌الثبت
 
مفهوم لغوی و اصطلاحی ثبت
ثبت در لغت به معنای قراردادن، برجای بودن، استواری، پایداری، ثبوت، نوشتن، حجت، دلیل، برهان، بیّنه2 و... به کار رفته است.
دکتر محمدجعفر جعفری لنگرودی ثبت را به معنای: نوشتن قرارداد یا یک عمل حقوقی یا احوال شخصیه یا یک حق (مانند حق اختراع) و یا هرچیز دیگر (مانند علامات) در دفاتر مخصوصی که قانون معین می‌کند مانند ثبت املاک و ثبت معاملات غیرمنقول و ثبت حق اختراع و ثبت علایم و ثبت احوال و غیره،3 بیان نموده است.
«ثبت در اصطلاح به معنای نوشتن مطلبی بر طبق قانون و به وسیله مأمور رسمی سازمان ثبت در دفتر رسمی آن سازمان و به استناد دلایل یا پرونده حاوی مدارک و ضمایم مربوط به آن مطلب است و این نوشته مأمور رسمی دارای تاریخ ثبت، شماره ثبت، امضای مأمور رسمی (و در صورت لزوم امضای شخص یا اشخاص ذی‌نفع) است.»4
به لحاظ ارتباط موضوع در خصوص معنای کلمه ثبوت نیز باید گفت: ثبوت در لغت به معنای وجود و تحقق و در اصطلاح، اشاره است به وجود هر چیز در واقع و نفس‌الامر صرف‌نظر از علم و جهل انسان. مثلاً دو نفر که در مالکیت مالی اختلاف دارند و دعوی را نزد قاضی طرح می‌کنند مالکیت آن مال یک مرحله ثبوت قبل از طرح دعوی دارد یعنی صرف‌نظر از علم و جهل دادرس به مالکیت آن مال، آن مال در واقع یا تعلق به یکی از متداعیین دارد یا به هر دو یا به شخص ثالث و غیره. وقتی که دادرس مالکیت یکی از متداعیین را احراز نمود و آماده صدور حکم شد مالکیت آن مال وارد مرحله اثبات (یا مرحله علم دادرس در مثال مفروض) می‌شود و ممکن است مرحله اثبات مطابق مرحله ثبوت باشد (اگر حکم مطابق واقع باشد) یا مخالف مرحله ثبوت.5
به طور اجمال و اختصار می‌توان گفت: ثبت به معنای لزوم تحقق و ثبوت عمل حقوقی در محضر مقام رسمی است.
بنابراین، اصطلاح سند در حقوق ثبت، متفاوت با اصطلاح سند در حقوق مدنی است. چه، در حقوق مدنی، سند عبارت است از: «هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد» (ماده 1284 ق.م.). در این تعریف، سند از جنبه اثباتی آن تعریف شده است. زیرا اگر نوشته حاوی حقی نباشد چگونه می‌توان در مقام دعوی یا دفاع به آن استناد کرد؟ در حالی که «سند ثبتی» که به آن سند رسمی نیز می‌گویند، نوشته‌ای است رسمی که دلالت بر وجود حقی به نفع یک شخص می‌کند (ثبوت حق) و در صورت لزوم خود این نوشته می‌تواند ثبوت حق موضوع آن را بدون اینکه نیاز به دلیل دیگری باشد اثبات کند (اثبات حق).
لذا «ثبت سند» یعنی انجام اعمالی که به حق جنبه رسمی می‌دهد.6 یکی از این اعمال عبارت از نوشتن و تنظیم و دیگری امضا و تأیید یا ثبت آن از ناحیه متعاملین و مسؤولان دفترخانه می‌باشد. در این باره ماده 16 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی می‌گوید: «هیچ سندی را نمی‌توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آن که موافق با مقررات قانون باشد» پس تنظیم و نوشتن سند مقدمه ثبت و امضای سند می‌باشد که در هر مورد باید قواعد شکلی و ماهوی آن رعایت گردد.
 
مفهوم ثبت در قوانین
برای ورود به بحث و روشن شدن موضوع، لازم است به موادی از قانون ثبت و قانون دفاتر اسناد رسمی که کلمه «ثبت» در آنها به کار رفته و قانونگذار تمایزی بین مرحله ورود سند به دفتر و ثبت (امضای) آن قائل نشده، و این مواد کم هم نیستند، به تعدادی از آنها اشاره و نیز نمونه‌هایی از موادی که در آن کلمه «ثبت» به معنای واقعی آن به کار رفته، بیان شود:
ماده 18 ق.د.ا.ر.ک.: «کلیه اسناد در دفترخانه‌های اسناد رسمی و در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار داده می‌شود تنظیم و فقط در یک دفتر که به نام دفتر سردفتر نامیده می‌شود ثبتمی‌گردد وثبتسند به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار خواهد رسید مگر آنکه دفترخانه فاقد دفتریار باشد».
ماده 63 ق.ث.: «طرفین معامله یا وکلای آنها باید ثبتسند را ملاحظه نموده و...»
ماده 65 ق.ث.: «امضای ثبتسند پس از قرائت آن توسط طرفین معامله یا وکلای آنها دلیل رضایت آنها خواهد بود».
ماده 67 ق.ث.: « ثبتسند باید برای شخص بی‌سواد قرائت شده و این قرائت و... »
همان‌طور که ملاحظه می‌شود در مواد قانونی فوق، «ثبت» به معنای واقعی آن به کار نرفته بلکه مترادف با «نوشته وارد شده به دفتر» یا «تنظیم و نوشتن سند در دفتر» یا «پیش‌نویس سند» و... استعمال گردیده است اما ذیلاً به تعدادی از مواد قانونی که ثبت به معنای واقعی آن (سند امضا شده قابل استناد) به کار رفته، اشاره می‌کنیم:
ماده 48 ق.ث.: «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد».
بند یک و 2 ماده 49 ق.ث.: «وظایف مسؤولین دفاتر از قرار ذیل است: 1 ـ ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون 2 ـ دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند...»
ماده 70 ق.ث.: «سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود...»
ماده 71 ق. ث.: «اسناد ثبتشده در قسمت راجعه به معاملات و تعهدات مندرجه در آنها نسبت به طرفین یا طرفی که تعهد کرده و کلیه اشخاصی که قائم‌مقام قانونی آنان محسوب می‌شوند رسمیت و اعتبار خواهند داشت».
ماده 73 ق.ث.: «قضات و مأمورین دیگر دولتی که از اعتبار دادن به اسناد ثبت شده استنکاف نمایند در محکمه انتظامی و اداری تعقیب می‌شوند و...»
ماده 100 ق.ث.: «هر یک از مستخدمین و اجزای ثبت اسناد و املاک و صاحبان دفاتر رسمی عامداً یکی از جرم‌های ذیل را مرتکب شود جاعل در اسناد رسمی محسوب و به مجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است محکوم خواهد شد. اولاً ـ اسناد مجعوله یا مزوره را ثبت کند. ثانیاً ـ سندی را بدون حضور اشخاصی که مطابق قانون حضور داشته باشند ثبت نماید. ثالثاً ـ سندی را به اسم کسانی که آن معامله را نکرده‌اند ثبت کند. رابعاً تاریخ سند یا ثبت سندی را مقدم یا مؤخر در دفتر ثبت کند خامساً...»
و نیز مواد 101 و 102 قانون ثبت و غیره که بیان آنها موجب اطاله کلام خواهد بود.
 
ثبت به معنای عام و خاص آن
تنظیم سند را باید مقدمه ثبت سند دانست. به عبارت دیگر پیش از ثبت سند باید تشریفات و اعمالی انجام شود تا به اعتبار این اعمال سند ثبت گردد، بعضی از این اعمال را باید متعاملین انجام دهند. از جمله؛ اخذ گواهی‌های قانونی اعم از مفاصاحساب مالیاتی، پایان کار و... و بعضی دیگر برعهده سردفتر است. از جمله؛ بررسی و ملاحظه گواهی‌های ارائه شده، نوشتن اوراق و وارد نمودن اوراق نوشته شده به دفتر جاری (سردفتر)، احراز هویت و اهلیت و... لذا اعمال و اقدامات و تشریفاتی که سند را برای امضا آماده می‌کند از جمله وارد نمودن به دفتر، مرحله تنظیم محسوب می‌شود. هرچند به اشتباه برای این مرحله نیز اصطلاح ثبت سند به کار گرفته می‌شود و کمتر از اصطلاح تنظیم سند سخن به میان می‌آید. لذا ما از این مرحله به عنوان «ثبت به معنای عام» نام برده‌ایم ولی باید دانست «ثبت به معنای خاص» مرحله امضای سند واردشده به دفتر یعنی امضای طرفین سند و مسؤولین دفتر می‌باشد. و این معنا از مواد 65 و 70 و 71 و 72 و 73 و... قانون ثبت نیز مستفاد می‌گردد.
در خصوص اهمیت تفکیک ثبت به معنای عام (تنظیم سند) و ثبت به معنای خاص (امضای سند) به موارد مختلفی از جمله استناد به تاریخ ورود یا تاریخ ثبت هنگام ادعای فوت متعاملین و یا ممنوع‌المعامله بودن اشخاص و یا حجر و صغر و رشد و یا اثبات دعوی اشاره نمود که حتی در مسؤولیت سردفتران نیز اهمیت به‌سزایی دارد.
به عنوان مثال، سندی در تاریخ مشخص وارد دفتر شده و آن زمان معامل هیچ مانعی برای انجام معامله از جمله حجر یا ممنوعیت قضایی و غیره نداشته و بعد از فاصله زمانی که جهت امضا (ثبت سند) مراجعه می‌کند ممکن است در ردیف اشخاص ممنوع‌المعامله قرار گرفته باشد. آیا می‌توان چنین سندی را ثبت شده محسوب نمود؟ یا سردفتری در تاریخ معینی سندی را وارد دفتر نموده است، متعاملین زمانی جهت امضای سند مراجعه می‌کنند که دفترخانه تحت کفالت سردفتر دیگری است، سندی که قبلاً وارد دفتر شده و در زمان تصدی کفیل دفتر امضا می‌گردد آیا می‌توان گفت چون در زمان سردفتر قبلی ثبت شده، سردفتر کفیل مسؤولیتی ندارد؟ آنچه مسلم است سند در زمان تصدی سردفتر کفیل ثبت (امضا) شده و در زمان سردفتر قبلی صرفاً تنظیم (وارد دفتر) گردیده و در واقع تشریفات و مقدمات ثبت را سردفتر قبلی فراهم نموده است و مسؤولیت ثبت سند به عهده سردفتر کفیل می‌باشد.
از این مثال‌ها به راحتی می‌توان دریافت که مرحله ورود به دفتر، از مقدمات و تشریفات ثبت می‌باشد نه ثبت به معنای خاص آن. لذا اگر سند وارد شده به دفتر تکمیل نبوده و یا نواقص شکلی (نه ماهوی) از قبیل عدم درج نشانی یا شماره گواهی خدمتی و شماره ملی و... داشته باشد چون مربوط به مرحله مقدمات تنظیم و انجام تشریفات آن می‌باشد و در واقع مرحله تنظیم سند، تکمیل نشده است و بدون تکمیل آنها نیز امکان امضای سند (ثبت به معنای خاص) وجود ندارد. لذا به نظر می‌رسد مسؤولیتی برای سردفتر متصور نباشد ولی بعد از ثبت به معنای خاص و امضای سند توسط اصحاب معامله، سردفتر مسؤول کلیه امور قانونی مربوط به سند خواهد بود. و اگر نواقصی در سند امضاشده ملاحظه گردد، بدین‌مفهوم خواهد بود که سردفتر در مرحله تنظیم سند و ثبت آن (نقطه تلاقی تنظیم و ثبت) رعایت قوانین و مقررات جاری را ننموده است. چنانکه ماده 25 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی می‌گوید: «هیچ یک از اوراق را نباید قبل از تنظیم آن اصحاب معامله امضا نمایند» از مفهوم مخالف ماده فوق چنین برمی‌آید که اصحاب معامله باید بعد از تنظیم اوراق آن را امضا نمایند. پر واضح است امضای اوراق بدون ورود آن به دفتر و امضای دفتر، معنا و مفهومی پیدا نمی‌کند. لذا به مستفاد از این ماده مرحله ورود به دفتر نیز تنظیم محسوب می‌شود و تمام بودن تنظیم به امضای اصحاب معامله بستگی دارد. زمان قبل از امضا، نقطه اتمام مرحله تنظیم می‌باشد که اگر نقصی هم وجود داشت، باید در آن لحظه رفع شود و لحظه بعد از امضا نیز مرحله ثبوت و تحقق و ثبت سند به حساب می‌آید.
 
نظریه‌های حقوقی
در توجیه مطلب فوق به اختصار ذیلاً به ارائه نظریه‌های حقوقی و مستندات قانونی که مسلماً قابل نقد و بررسی می‌باشند، می‌پردازیم:
قصد ابتدایی یا اعلام اراده؛ ممکن است عده‌ای از حقوق‌دانان، ارائه مدارک و مستندات و تقاضای تنظیم سند را نشانه قصد ابتدایی و یا اعلام اراده متقاضی برای انجام عمل حقوقی قلمداد نموده و به استناد ماده 191 ق.م. که می‌گوید: «عقد محقق می‌شود به قصد انشا به شرط مقرون بودن به چیزی که دلالت بر قصد کند» چنین استدلال نمایند که ارائه مدارک و مستندات و تقاضای تنظیم سند نشانه‌ای بر قصد انشای متقاضی جهت انجام عمل حقوقی معین باشد و سندی که وارد دفتر شده، به علت ایجاد ماهیت حقوقی خاص و اعلام اراده متقاضی (یا ایجاب)، می‌توان در مواردی به چنین سندی، هرچند ناقص هم باشد، استناد نمود و یا به استناد آن سند وکالتی تنظیم کرد. به طور مثال، سند قطعی اتومبیلی به تقاضای فروشنده تنظیم و حقوق دولتی آن اعم از حق‌الثبت و مالیات نقل و انتقال و... واریز و وارد دفتر شده است و به علت بعد مکانی و یا عدم دسترسی به فروشنده، نامبرده وکالتی تنظیم و به وکیل اختیار می‌دهد تا در دفترخانه حاضر و صرفاً عمل فیزیکی امضای سند وارد‌شده تحت شماره خاص را انجام دهد، بدون آنکه متن سند وکالت، قیدی از اختیارات و مشخصات مورد وکالت (فروش یا انتقال و تحویل و تحول و اخذ ثمن و یا نوع و مدل و شماره شهربانی و شاسی و...) داشته باشد. این دسته معتقدند، چنین وکالتی حتی بدون پرداخت حقوق دولتی آن (حق‌الثبت و مالیات نقل و انتقال و...) قابل تنظیم و ثبت می‌باشد، چون متن وکالت قیدی از نقل و انتقال ندارد و صرفاً عمل فیزیکی امضای سندی تحت شماره خاص در آن درج گردیده است.
باید دانست در خصوص ثبت سند و آثار آن نظریات مختلفی ارائه شده چنانکه بعضی از استادان گفته‌اند: «لزوم ثبت معاملات راجع به املاک و هبه‌نامه و صلح‌نامه و شرکت‌نامه برای اثبات آن در برابر مقامات صالحه است نه آن که بدون ثبت، معامله صحیح شناخته نشود».7
بعضی دیگر از استادان تردید کرده‌اند که؛ آیا سند رسمی به معنای تهیه دلیل معامله است و جزو عناصر بیع (ایجاب و قبول) نیست یا شرط صحت بیع است.8
بعضی دیگر از استادان گفته‌اند که بیع املاک باید در دفتر اسناد رسمی و به موجب سند رسمی واقع شود.9 با وجود این، درباره نکاح برآنند که عقد نکاح بدون سند رسمی معتبر است.10
عده‌ای دیگر معتقدند: سند رسمی را باید به معنای سند واقعی و قانونی در نظر گرفت و نه سندی که بر اثر اجرای «تشریفات» تنظیم شده است. یعنی باید این شبهه را از ذهن بسیاری از حقوق‌دانان ما زدود. امروز تنظیم سند ثبتی (سند رسمی) به معنای تبعیت از مقررات الزامی و آمره ثبتی است. درست است که عقد با تراضی واقع می‌شود و باید طرفین، رضایت کامل و سالم داشته باشند و با قصد واقعی و نه صوری، معامله را واقع سازند ولی سند رسمی به معنای تضاد با این امر نیست و هیچ جا گفته نشده است که سند رسمی بدون رضایت طرفین واقع شود. بنابراین، رسمی بودن معاملات را باید به معنای انعقاد آنها نزد مقام رسمی دانست و باید گفت که این نحوه انعقاد معامله، یک ضرورت است و افزون بر این، مقررات اداری و عرف جامعه، گرایش به سند رسمی‌دارد و سند رسمی با چهره‌های گوناگون نظم عمومی در ارتباط است: از جهت پرداخت مالیات و عوارض و حق‌الثبت و حق‌التحریر، به نظم عمومی اداری و اقتصادی و از نظر قابلیت صدور اجرائیه و اجرای مفاد سند رسمی، به نظم عمومی قضایی و از حیث تثبیت نظام خانواده به نظم عمومی خانوادگی ارتباط دارد.11
با عنایت به موارد فوق هرچند داشتن قصد و رضا شرط صحت معامله است و ماده 191 ق.م. نیز بیان می‌دارد: «عقد محقق می‌شود به قصد انشا به شرط مقرون بودن به چیزی که دلالت بر قصد کند» و مواد 191 تا 209 همان قانون نیز در مقام بیان و تفصیل این شرط است اما آنچه در مورد سند ثبتی باید گفت اینکه، اعلام قصد و رضای طرفین یا اعلام اراده با لفظ یا با اشاره انجام نمی‌شود بلکه با امضای آنان انجام می‌گردد، به نحوی که ماده 65 ق.ث. مقرر می‌دارد: «امضای ثبت سند پس از قرائت آن به توسط طرفین معامله یا وکلای آنها دلیل رضایت آنها خواهد بود». لذا اگر طرفین معامله سند تنظیم‌شده را امضا ننمایند، سند ثبتی به آن اطلاق نمی‌گردد و به عنوان سند رسمی قابل استناد در محاکم قضایی و اداری نمی‌باشد.
با عنایت به بیانات فوق در مثال مفروض فوق‌الذکر به نظر می‌رسد اعطای وکالت جهت امضای فیزیکی سند وارده به دفتر (تحت شماره خاص) محمل حقوقی ندارد، ضروری است اختیارات وکیل و مشخصات مورد وکالت دقیقاً در سند وکالت تنظیمی قید شود. چرا‌که از یک طرف باید حدود اختیارات وکیل برای سردفتر واضح و روشن باشد و از طرف دیگر، سند وارده به دفتر قبل از امضای آن امکان حذف و اضافه و تغییرات گسترده را دارد که ممکن است با تنظیم وکالت (صرفاً امضای فیزیکی سند وارده) قصد و اراده موکل قابل احراز و تشخیص نباشد و به حقوق او لطمه وارد و خسارت‌هایی را به بار آورد.
بدیهی است برای تنظیم و ثبت چنین وکالتی باید حقوق دولتی متعلقه اعم از حق‌الثبت و مالیات نقل و انتقال واریز گردد.
مستندات قانونی و عملی
ماده 56 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1317 می‌گوید: «... در صورتی که معامله در دفتر ثبت شده باشد حق‌الثبت مأخوذه مسترد نخواهد شد و باید معادل حق‌الثبت تمبر به سند الصاق و باطل شود».12
بخشنامه شماره 3472/10 مورخ 28/3/69 نیز مقرر می‌دارد: «1 ـ هنگام مراجعه اصحاب معامله به دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم سند پس از ملاحظه و کنترل مدارک و ضمایم و مستندات و حصول اطمینان از عدم اشکال قانونی برای ثبت سند نسبت به محاسبه دقیق میزان حق‌الثبت متعلقه... 2 ـ دفاتر اسناد رسمی پس از اخذ رسید بانکی و کنترل مبلغ و شماره حساب آن با رعایت کامل سایر مقررات نسبت به تنظیم و ثبت سند مربوطه اقدام و شماره فیش بانکی... 5 ـ هرگاه قبل از تنظیم سند و ثبت آن طرفین معامله از انجام معامله منصرف شوند سردفتر یا قائم‌مقام قانونی وی باید تقاضای استرداد...»
کلمه «ثبت» در ماده 56 و بخشنامه مذکور به معنای عام آن به کار رفته و در مقام بیان عدم استرداد حق‌الثبت پس از ورود سند به دفتر و قبل از امضای متعاملین بوده و به طریق اولیû امکان استرداد حق‌الثبت پس از امضای متعاملین و ثبت سند (به معنای خاص) وجود ندارد.
اما طبق بخشنامه شماره 7096/34/1 مورخ 22/2/87 کلمه «ثبت» برای اولین بار به خوبی تعریف و با صدور آن بخشنامه شماره 3472/10 مورخ 28/3/69 در موارد مغایر منسوخ به نظر می‌رسد. چنان‌که بخشنامه صدرالاشاره مقرر می‌دارد:
«نظر به ماده 70 قانون ثبت که مقرر می‌دارد ”سندی که مطابق قوانین و مقررات به ثبت رسیده رسمی است“ ثبت سند مفید معنای ورود سند در دفتر سردفتر و امضای آن از ناحیه متعاملین، سردفتر و دفتریار می‌باشد. و بر این اساس ثبت سند معامله در دفتر سردفتر موضوع قسمت اخیر ماده 56 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 فقط ناظر به موردی است که سند در دفتر ثبت و به امضای متعاملین رسیده باشد. لذا استرداد حق‌الثبت بعد از ورود سند در دفتر سردفتر و قبل از امضا توسط متعاملین از شمول ممنوعیت قسمت اخیر ماده 56 فوق‌الذکر خارج است».
با عنایت به مفاد بخشنامه فوق کلمه «ثبت» در ماده 56 آیین‌نامه مذکور به معنای خاص آن (امضای سند) تعریف شده و با وحدت ملاک آن می‌توان در سایر مواد قانونی و بخشنامه‌های ثبتی و غیره در صورتی که کلمه «ثبت» مترادف با تنظیم سند و ورود آن به دفتر باشد، ثبت به معنای خاص تلقی ننمود، هرچند چنین نوشته‌ای وارد دفتر نیز شده باشد. زیرا در صورت انصراف متعاملین از امضای آن، سند ثبت‌شده محسوب نمی‌گردد و حق‌الثبت واریزی نیز قابل استرداد است. نکته ظریفی که در بخشنامه مذکور بدان پرداخته شده و در واقع مقصود نویسنده این یادداشت نیز از تفکیک و تعریف و تحلیل «ثبت سند» به معنای عام و خاص آن نیل به چنین معنا و مفهومی بوده، به خوبی بیان شده است. هرچند تفسیر مذکور مخالف روح ماده 56 آیین‌نامه و مغایر بند 1 و 2 و 5 بخشنامه 3472/10 ـ 28/3/69 می‌باشد ولی چون مطابق با اصول و عدل و انصاف حقوقی و قضایی بوده و در واقع مرز بین ورود سند به دفتر (تنظیم) و ثبت آن را مشخص و تعریف می‌کند، قابل تعمق و تأمل به نظر می‌رسد.
از طرف دیگر، از نظر عملی نیز قید و چاپ ستون «تاریخ ورود» و «تاریخ ثبت» در دفتر جاری (سردفتر) نیز مبین این واقعیت است که تاریخ ورود و تاریخ ثبت دو مقوله جداگانه‌ای بوده و می‌توان تاریخ ورود را «ثبت به معنای عام» یا «مرحله تنظیم سند» و تاریخ ثبت را «ثبت به معنای خاص» یا «مرحله امضا و تکمیل سند» در نظر گرفت.
 
نتیجه
ثبت به معنای لزوم تحقق و ثبوت عمل حقوقی در محضر مقام رسمی است. لذا ثبت‌سند یعنی انجام اعمالی که به «حق» جنبه رسمی می‌دهد. یکی از این اعمال عبارت از تنظیم و نوشتن در دفتر و دیگری امضا و تأیید یا ثبت آن از ناحیه متعاملین و مسؤولین دفتر می‌باشد. پس تنظیم و نوشتن سند مقدمه ثبت و امضای سند می‌باشد که مرحله اول را ثبت به معنای عام و مرحله دوم را ثبت به معنای خاص تعریف کرده‌ایم و اهمیت این تفکیک را در اثبات دعاوی و نیز مسؤولیت سردفتران به خوبی می‌توان مشاهده نمود چنانکه با استناد به ماده 25 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، تمام بودن مرحله تنظیم سند به امضای اصحاب معامله بستگی دارد و لحظه قبل از امضا، مرحله تنظیم می‌باشد که اگر نقصی هم وجود داشته باشد باید در آن لحظه رفع شود و زمان بعد از امضا، مرحله ثبوت و تحقق و ثبت سند به حساب می‌آید و اگر در این مرحله نواقصی در سند امضا‌شده ملاحظه گردد، بدین مفهوم خواهد بود که سردفتر در مرحله تنظیم و ثبت سند (نقطه تلاقی تنظیم و ثبت) رعایت قوانین و مقررات جاری را ننموده است.
عده‌ای از صاحب‌نظران، مرحله تنظیم سند را نشانه قصد ابتدایی و یا اعلام اراده متقاضی برای انجام عمل حقوقی قلمداد نموده و اظهار داشته‌اند به علت ایجاد ماهیت حقوقی خاص از طرف متقاضی (اعلام اراده یا ایجاب) می‌توان در مواردی به چنین سندی هرچند ناقص هم باشد، استناد نمود. بعضی دیگر از استادان تردید کرده‌اند که آیا سند رسمی به معنای تهیه دلیل معامله است و جزو عناصر بیع (ایجاب و قبول) نیست یا شرط صحت بیع است؟ دسته‌ای دیگر معتقدند سند رسمی را باید به معنای واقعی و قانونی در نظر گرفت، نه سندی که بر اثر اجرای «تشریفات» تنظیم شده است. امروزه سند ثبتی (سند رسمی) به معنای تبعیت از مقررات الزامی و آمره ثبتی است.
اما آنچه که در مورد سند ثبتی باید گفت اینکه؛ اعلام قصد و رضای طرفین یا اعلام اراده با لفظ یا اشاره انجام نمی‌شود بلکه با امضای آنان انجام می‌گردد به نحوی که ماده 65 ق.ث. امضای ثبت سند را دلیل رضایت طرفین معامله می‌داند. لذا اگر طرفین معامله سند تنظیم‌شده را امضا ننمایند، سند ثبتی به آن اطلاق نمی‌گردد و قابل استناد در محاکم قضایی و اداری نمی‌باشد.
برای اولین بار کلمه «ثبت» به موجب بخشنامه شماره 7096/34/1 مورخ 22/2/87 به معنای خاص آن (امضای سند) تعریف شده که به نظر می‌رسد با وحدت ملاک آن می‌توان سایر مواد قانونی و بخشنامه‌های ثبتی را تفسیر و مرز بین ثبت به معنای عام و ثبت به معنای خاص را مشخص نمود چنانکه با صدور آن بخشنامه شماره 3472/10 مورخ 28/3/69 در موارد مغایر منسوخ به نظر می‌رسد. چرا که حق‌الثبت بعد از ورود سند به دفتر‌سردفتر و قبل از امضا توسط متعاملین، قابل استرداد می‌باشد.
حال با عنایت به تفسیر ماده 65 ق.ث. به موجب بخشنامه مذکور و نسخ موارد مغایر بخشنامه شماره 3472/10 مورخ 28/3/69 و با لحاظ نمودن اینکه حق‌الثبت سند امضا‌نشده قابل استرداد است (هرچند وارد دفتر شده باشد) این سؤال مطرح می‌شود که؛ آیا می‌توان حق‌الثبت سند را در زمان ثبت آن (به معنای خاص) واریز نمود تا از مکاتبات و بازرسی و تشریفات زاید اداری جهت استرداد مبلغ حق‌الثبت جلوگیری به عمل آید؟ این امر مستلزم تجزیه و تحلیل و بررسی حقوقی و ثبتی جداگانه‌ای می‌باشد که امید است از نظرهای همکاران و صاحب‌نظران و استادان محترم، در این خصوص، بهره‌مند شد.


[1]. سردفتر دفتر اسناد رسمی شماره 50 تهران، مدرس دانشگاه و عضو هیئت تحریریه ماهنامه «کانون».
[2]. معین، محمد، فرهنگ معین، ج.2، انتشارات زرین، چ. اول، سال 1382، ص. 925.
[3]. جعفری لنگرودی، محمدجعفر، ترمینولوژی حقوق، نشر بنیاد راستاد، سال 1363، ص. 185.
[4]. حمیتی واقف، احمدعلی، حقوق ثبت، نشر حقوقدان، چ. دوم، سال 1384، ص. 71.
[5]. برای تعمق بیشتر ر.ک.: جعفری لنگرودی، محمدجعفر، ترمینولوژی حقوق، همان منبع، ص. 187.
[6]. همان، ص. 71.
[7]. امامی،سیدحسن، حقوق مدنی، ج. 1، ص. 174، صفایی، حسین، دوره مقدماتی حقوق مدنی، ج.2،
ص. 45، جعفری لنگرودی، محمدجعفر، دائرڑ‌المعارف حقوق مدنی و تجارت، ج.1، ص. 539.
[8]. جعفری لنگرودی، محمدجعفر، مجموعه محشای قانون مدنی، حاشیه سوم، ماده 339 قانون مدنی، ص. 266.
[9]. کاتوزیان، ناصر، حقوق مدنی، عقود معین1، معاملات معوض، عقود تملیکی، ش. 174، صص.256 و 257.
[10]. کاتوزیان، ناصر، حقوق خانواده، ج.1، ش.17، صفایی، حسین، حقوق خانواده، ج.1، ش. 40، صص. 58 و 59.
[11]. حمیتی واقف، احمدعلی، حقوق ثبت، نشر حقوقدان، چ. دوم، سال 1384، صص. 84 و 85.
[12]. قسمت اخیر ماده 56 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی (ابطال تمبر) با تصویب مواد 151 الحاقی قانون ثبت و 52 قانون دفاتر اسناد رسمی منسوخ گردیده است.