کانون سردفتران و دفتریاران

جمعه, 01 تير 1397

 

آدرس كانال ما در پيام رسان ها
تلگرام @notary_ir

اينستاگرام notary.ir

سروشnotary_ir

گپ notary_ir

آي گپ notary_ir

آپارات notary_ir

دریچه 2/ لزوم تقدم امضای سردفتر بر امضای دفتریار در اسناد رسمی

لزوم تقدم امضای سردفتر بر امضای دفتریار در اسناد رسمی
جمشید وحیدنیا1
 
از آنجا که در اغلب جلسه‌ها، هیئت‌ها و کارگروه‌هایی که درباره وظایف و تکالیف سردفتران و دفتریاران بحث می‌شود، در خصوص تقدّم و تأخر امضای سردفتر و دفتریار، در اسنادی که باید متضمن امضاهای هر دو نفر آنها باشد، به ندرت اتفاق نظر صاحب‌نظران مشاهده می‌شود از همین رو، امید است با طرح موضوع در این مجال و مقال علمی، اهل تحقیق و پژوهش درصدد انجام تحقیقی فراخور در این زمینه برآیند.
بدیهی است در وهله نخست، باید به قوانین موضوعه مصوب قوه قانونگذاری مراجعه نمود. ماده 84 ق. ث. مصوب 1310 می‌گوید: «نماینده‌ای2 که از طرف اداره کل ثبت اسناد و املاک 3 برای هر دفتری تعیین می‌شود، باید در اوقات کار، در اسناد رسمی حاضر باشد تا هر معامله و، تعهدی که واقع می‌شود، پس از ثبت در دفتر صاحب دفتر، در دفتر خود ثبت نماید... » از قسمت اخیر این ماده برمی‌آید که سند ابتدا در دفتر صاحب دفتر و سپس در دفتر نماینده (دفتریار اول)ثبت می‌گردد.
ماده 18 قانون د. ا. ر. ک. مصوب 1354 در ترتیب امضاهای قانونی یک سند، چنین می‌گوید: «... و ثبت سند به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار خواهد رسید، مگر آن که دفترخانه فاقد دفتریار باشد». این قانون در ماده 23، ضمن آن که سردفتر را مسؤول کلیه امور دفترخانه دانسته، در باب مسؤولیت دفتریار اول، این گونه بیان داشته است: «... و دفتریار اول، مسؤول اموری است که به موجب مقررات به عهده او محول شده و، یا از طرف سردفتر در حدود مقررات انجام آن امور به او ارجاع می‌شود. در مورد اخیر، سردفتر و دفتریار مسؤولیت مشترک خواهند داشت. در هر مورد که براساس مقررات این قانون، دفتریار به جای سردفتر انجام وظیفه می‌کند، مسؤولیت دفتریار همان مسؤولیت سردفتر است و...» و به دلیل آن که در مقررات جاری (قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354) نص صریحی که احصاکننده مسؤولیت ممتاز شده دفتریار باشد، ملاحظه نمی‌شود، ناگزیر و به اعتبار مفهوم ماده 76 قانون مذکور، باید به مقررات قانون دفتر اسناد رسمی مصوب 1316 استناد نمود. به موجب مواد 24 و 25 قانون اخیرالذکر وظایف دفتریاران به نظام‌نامه قانون محول شده است. در مواد 24 و 25 نظام‌نامه مصوب 1317 نیز به ترتیب چنین آمده است: «در صورتی که دفترخانه نماینده نداشته باشد، نگاهداری نسخه ثانی دفتر ثبت اسناد و دفتر نماینده و دفتر عایدات و دفتر گردش تمبر و دفتر ثبت مکاتبات مندرج در ماده 23 قانون دفتر اسناد رسمی به عهده دفتریار خواهد بود و چنانچه دفترخانه با داشتن دفتریار، نماینده هم داشته باشد، سوای نسخه ثانی دفتر اسناد رسمی و دفتر گردش تمبر که به عهده نماینده خواهد بود، نگاهداری سایر دفاتر فوق به عهده دفتریار است» و همچنین در ماده بعدی: «علاوه بر وظایف مندرج در ماده قبل، دفتریار موظف است امور مرجوعه از طرف سردفتر را انجام و در غیاب او نیز کلیه وظایف قانونی سردفتر را ایفا نماید». در همین مورد آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 نیز در باب تنظیم اسناد و ثبت آن، در ماده 18 چنین آورده است: «سردفتر و نماینده، هیچ سندی را نباید امضا نمایند مگر آن که وارد دفتر شده و به امضای اصحاب معامله رسیده باشد» و در قسمت اخیر ماده 36 (اصلاحیه‌های 24/2/1323 و 31/6/1324) آیین‌نامه موصوف همین روش و گویش چنین تکرار شده: «... خلاصه4 نامبرده باید حاوی نام پدر و شماره شناسنامه متعاملین نیز بوده و علاوه بر امضای آنان به امضای سردفتر و نماینده ثبت، در صورتی که دارای نماینده باشد، ممضی باشد...» و در ادامه تأکید گردیده: «... تخلف از دستور این ماده، مستلزم کیفر انتظامی شدید خواهد بود».
رأی و نظر کارگروه (کمیسیون) وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران ـ که به استناد بند 2 ماده 66 قانون د.ا.ر.ک. جهت ایجاد رویه و مشی واحد در اجرای مقررات و دستورالعمل‌های اجرایی (البته با تأیید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور) در دفاتر اسناد رسمی، قابل اجرای قانونی است ـ نیز در پاسخ به سؤال دفترخانه 16 فسا مبنی بر این که؛ آیا با توجه به ماده 29 و 30 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354، دفتریار وظیفه تنظیم سند در دفترخانه را دارد، یا این که دفتریار فقط وظیفه امضای اسناد و تنظیم دفتر درآمد را دارد؟ طبق فراز 3 بخشنامه وحدت رویه 14459/21 ـ و ـ ر ـ 12/4/1381 چنین اظهار نظر نموده است: «وظایف دفتریار همان است که در ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 آمده است»!5
نگارنده این سطور پس از بررسی قوانین و مقررات موضوعه، با نصّ آشکار و صریحی که بیانگر این تقدم و تأخر باشد مواجه نشده است. لذا تنها باید با زیرکی و ظرافت و با بهره‌گیری از اصول و معیارهای کلی حقوقی و از روی سیاق عبارات همین مستندات اشاره‌شده، قصد و نظر مقنن و وضع‌کنندگان آیین‌نامه‌ها، مقررات و دستورالعمل‌ها را استنباط نمود.
هدف ماده 84 ق. ث. چنین بوده است که؛ سند پس از ثبت در دفتر صاحب دفتر، در دفتر نماینده نیز ثبت شود. به بیان حقوقی روشن‌تر، یعنی سندی که پس از امضای صاحب دفتر (سردفتر)، مصداق قانونی سند را حائز می‌شود،6 نماینده (دفتریار) نیز در ثانی آن را در دفتر خود ثبت و مآلاً امضا بنماید.
به همین منظور، از ماده 18 ق. د. ا. ر. ک. آن جا که می‌گوید؛ « ... مگر آن که دفترخانه فاقد دفتریار باشد» نیز چنین مستفاد می‌گردد که سند تا به امضای سردفتر نرسد، سند محسوب نمی‌شود و برای آن که دفتریار در موقعیت امضا قرار بگیرد، باید مصداق سند (نوشته دارای امضای سردفتر) پدید آمده باشد. یعنی بعد از امضای سردفتر، دفتریار باید امضا نماید، نه قبل از او. چرا که در آن صورت نمی‌توان بر آن نوشته، اطلاق سند نمود. به‌عبارت دیگر، دفترخانه بدون دفتریار نیز می‌تواند سند تنظیم نماید7 و هرگاه دفتریار داشته باشد، آن سندی را که سردفتر با شرایطی که قانون بیان کرده است امضا نمود، سپس به امضای دفتریار خواهد رسید.
بیان ماده 18 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی هم در این زمینه کاملاً روشن و واضح است و اساساً نیاز به شرح و تفسیر بیشتری ندارد. زیرا نصّ ماده مرقوم، ظهور در همان ترتیبی دارد که بیان کرده است و عمل برخلاف ظاهر آن، اجتهاد در مقابل نصّ محسوب می‌شود. همچنین است بیان ماده 36 آیین‌نامه مزبور که ترتیب امضای سردفتر و دفتریار را در برگ‌های خلاصه معامله به همان نحو و روش تکرار کرده که به نوبه خود، مؤید اصرار بر این مشی و رویه است.
از ماده 23 قانون مذکور نیز در این باره نکته مهم و قابل توجهی عاید نمی‌گردد اما می‌توان به بهانه آن و از خلأ پیش آمده، با تمسک به مفهوم ماده 76 این قانون، به قانون سابق دفاتر (مصوب 1316) به تبعیت از آن به نظام نامه مربوطه رجوع کرد تا این سکوت شکسته شود. با وصف فوق از قسمت پایانی ماده 25 نظام‌نامه، آن جا که می‌گوید: «...‌دفتریار موظف است امور مرجوعه از طرف سردفتر را انجام و در غیاب او نیز کلیه وظایف قانونی سردفتر را ایفا نماید». چنین مستفاد می‌شود که با حضور سردفتر در دفترخانه، نقش پررنگی برای دفتریار نمی‌توان تصور کرد و به عبارتی چنانچه سردفتر مراحل تنظیم و ثبت سند را با امضای خود خاتمه داد، آنگاه دفتریار می‌تواند وظیفه خود را که همانا امضای سند است، ایفا نماید.
از طرف دیگر، اینکه کار گروه (کمیسیون) وحدت رویه کانون نیز در بخشنامه صدرالاشاره، دفترخانه سؤال کننده را بدون هرگونه اظهارنظری، عیناً به ماده 23 ق.د.ا.ر.ک. رهنمون کرده است مؤید همین استدلال است.
نتیجه آن که، در مسأله تقدم و تأخر امضای سردفتر و دفتریار در ذیل اسنادی که باید متضمن امضای هر دو نفر آنها باشد، پس از اخذ امضاهای لازم موضوع ماده 63 ق.ث. ابتدا سردفتر باید امضا نماید سپس دفتریار امضا کند و بدیهی است مسؤولیت هر یک نیز از جهتی که امضا می‌نمایند، همان است که در مقررات جاری تعیین شده است.

[1] . کارشناس مسؤول امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
[2] . ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران: «هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و، نمایندگی سازمان ثبت را دارا می‌باشد و، دفتریار اول نامیده می‌شود...».
[3] . ماده واحده قانون مصوب 10/11/1351 مجلس شورا و مصوب 3/2/1352 مجلس سنا: «از تاریخ تصویب این قانون، عنوان اداره کل ثبت اسناد و املاک به، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، تبدیل می‌شود...».
[4] . منظور، خلاصه معامله سند تنظیمی نزد سردفتر نسبت به غیر‌منقول است که در صدر ماده 36 ذکر شده است.
[5] . ضمیمه شماره 80 (اردی‌بهشت 1387) همین ماهنامه ـ ص. 249.
[6] . توضیح ماهنامه «کانون»: البته در این خصوص هرچند اختلاف نظر بوده و بحث هم همین است لیکن به نظر صحیح می‌رسد که تا سند به امضای دفتریار نرسد، مصداق قانونی «سند رسمی» تلقی نمی‌شود!
[7] . ر.ک. : ماده 25 قانون دفاتر اسناد رسمی.