کانون سردفتران و دفتریاران

سه شنبه, 26 تير 1397

سند رسمی و مأموریت‌های سردفتر(در فرانسه)

سند رسمی و مأموریت‌های سردفتر(در فرانسه)
مترجم: علیرضا سلطانی[1]
 
اشاره:
متن زیر ترجمه فصل سوم[2] از کتاب «حقوق حرفه‌ای سردفتری» نوشته آقایان «ژان فرانسوا پیلبو» و «ژان ژیگر»[3] (که هر دو دارای دکترای حقوق و درجه افتخاری سردفتری در فرانسه هستند) است. کتاب مذکور بیشتر به شیوه‌های عملی تحریر سند رسمی و مسائل حقوقی و ثبتی پیرامون آن پرداخته است.
فعالیت حرفه‌ای و سردفتری کاربردی از دیگر عناوین روی جلد این کتاب است که نشر lexis Nexis در آوریل 2006 چاپ هفتم آن را با تصحیح و توضیح نویسندگان روانه بازار کتاب کرده است. این کتاب دارای مقدمه و 4 فصل و مشتمل بر 157 صفحه است که مطالعه آن برای علاقه‌مندان به حقوق سردفتری در مقام مقایسه دفاتر اسناد رسمی ایران با فرانسه خالی از فایده نخواهد بود.
فصل سوم: 
سند سردفتری[4] و مأموریت‌های سردفتر
بخش حاضر مربوط به موضوع حقوق سردفتری به معنای خاص است یا موضوع فعالیت سردفتری. موضوع فعالیت سردفتری اساساً مربوط به تحریر سند سردفتری می‌شود اما این تنها مأموریت سردفتر نیست، در بخش 4 همین فصل سایر مأموریت‌های سردفتر و به ویژه مأموریت «مشاوره به طرفین» سند بیان خواهد شد.
 بخش یک : سند سردفتری، ابزار دلیل
تعریف: سند سردفتری برترین دلیل کتبی است، دلیل از پیش تهیه شده همراه با امتیازات آن.
در این فصل کلمه (acte) به معنای ابزار یا وسیله دلیل به کار رفته و نباید آن را با حکم قضایی که در آن هم از کلمه (acte) استفاده می‌شود اشتباه کرد. حکم (سند) قضایی ابراز اراده ایجادکننده اثر قضایی است. "سند رسمی، سندی است که به وسیله مأمور عمومی که حق تنظیم آن را در مکانی مقرر و با تشریفات لازم دارد، تنظیم می‌شود."
همان طور که دیده شد (می‌دانید) سند رسمی و سند عادی می‌تواند با وسایل الکترونیکی "رایانه ـ تایپ " تنظیم شوند.
رسمیت: در زبان رایج و محاوره‌ای رسمیت (Authenticité) توصیف‌کننده واقعیتی است که نمی‌توان آن را انکار کرد.
در مقابل آنچه که حقیقت ندارد و جعلی است به کار می‌رود. از نظر واژه شناسی کلمه Authentique ریشه یونانی دارد که به همین معنا به کار رفته است.
مناسب است خاطر نشان کنیم که اسناد سردفتری تنها اسناد رسمی نیستند. اسناد اداری که به وسیله فرمانداران، نمایندگان مالکیت‌های عمومی (دولتی) و به ویژه شهرداران، تنظیم می‌شود و هم‌چنین اسناد ثبت احوال، احکام دادگاه‌ها و بعضی از اسناد اجرایی نیز اسناد رسمی هستند، ولی یک صورت‌جلسه اجرایی نمی‌تواند ارزشی معادل سند سردفتری داشته باشد. منشأ اسناد رسمی هر چه باشد ویژگی مشترک همه آنها این است که تأیید‌کننده عملی به وسیله قدرت عمومی است که محتویات آن بدون بررسی و تحقیق قبلی تا هنگام اثبات جعل اعتبار دارد.
به عبارت دیگر، اسناد رسمی قدرت اثباتی دارند. از طرفی دارنده حق اگر نتواند اجرای تعهد مربوط به طرف مقابل خود را به دست آورد (اعمال کند) مثل این است که هیچ ندارد.
سند رسمی دارای قدرت اجرایی است. این قدرت اجرایی با اصلاح قوانین اجرایی مدنی مؤثرتر گردیده است.
ریشه یابی: اگر از خود در خصوص اساس و ریشه قضایی قدرت "رسمیت دادن " سردفتر بپرسیم درمی‌یابیم؛ با اینکه قانون وانتوز[5] سردفتر را به عنوان کارمند[6] دولت توصیف کرده، ولی فرمان 2 نوامبر 1945 که جایگزین قانون اولیه شده یک تعریف جدیدی از سردفتر ارائه داده که در آن از سردفتر به عنوان مأمور عمومی نام برده شده است.
در حقیقت، سردفتر کارمند دولت نیست. زیرا سردفتر به وسیله فعالیت سردفتری در حال انجام مسؤولیت دولتی نیست. سردفتر نمایندهقدرتعمومی است.
حقوقدان بزرگ آرژانتینی به نام ولش (welsch) بیان می‌دارد: در لحظه انتصاب سردفتر یک قرارداد بین سردفتر و دولت منعقد می‌شود.
به موجب یک بازرسی دقیق و مقرراتی که به وسیله قدرت عمومی از فعالیت‌های سردفتر انجام می‌گیرد، سند تنظیمی توسط او از ضمانت ویژه‌ای برخوردار می‌شود.
قسمت یک: قدرت اثباتی
براساس اختیارات مندرج در ماده 1319 قانونی مدنی، کسی که سند رسمی به ظاهر قانونی ارائه می‌دهد مجبور به اثبات صحت آن نیست. کسی که به سند رسمی اعتراض دارد باید مجعول بودن را بر طبق آیین دادرسی اثبات جعل که در مواد 303 تا 316 قانون جدید آیین دادرسی مدنی پیش‌بینی شده، اثبات نماید و این آیین دادرسی شامل تصمیمات قضایی شدیدتری در مورد سردفتر می‌شود. اگر مدعی جعل محکوم گردد، تنها به پرداخت یک جریمه مدنی بدون خسارت ضرر و زیان ادعایی، محکوم می‌شود. برعکس، اگر سردفتر محکوم شود، در خطر محکومیت کیفری قرار می‌گیرد. بسیار با اهمیت است خاطر نشان کنیم که رسمیت سند فقط مربوط به ابزار (شکل) سند است. طرفی که قصد انکار خود قرارداد (محتوی سند) را دارد نیاز به توسل به آیین دادرسی اثبات جعل ندارد.
بدین‌سان است علی‌الخصوص که در حکم 19آوریل 1972، دادگاه عالی نقض حکم داد که اعلانات سند مالکیت که مربوط به معاملات قطعه‌هایی زمین است می‌تواند به وسیله دلیل مخالف مورد منازعه قرار گیرد.
محدودیت‌ها:
رسمیت فقط وقایع تأیید شده به وسیله سردفتر را در برمی‌گیرد مثل مواردی که به وسیله سردفتر دیده و یا شنیده شده باشد. بدین‌سان است که رسمیت، تاریخ سند و محل امضا، عمل مادی امضا به وسیله طرفین، حضور آنان، اعلانات آنها را در سند، در برمی‌گیرد (بدون اینکه به همان درجه در مقام اثبات صحت اعلانات مذکور باشد). به عنوان مثال؛ هنگامی که در یک سند فروش، سردفتر اعلام می‌کند که بها (ثمن معامله) در حضور او پرداخت شد یا به طور دقیق به وسیله واحد حسابداری دفترخانه پرداخت شده، قدرت اثباتی سند (رسمیت) شامل این اعلان می‌باشد. برعکس، هنگامی که سردفتر در سند می‌نویسد که بهای مورد معامله قبل از امضای سند پرداخت شده و یا براساس اعلانات طرفین بها بین آنان پرداخت شده قدرت اثباتی سند شامل این اعلانات نمی‌باشد، ولی دلیل مخالفت با این اعلانات باید مطابق با مقررات مواد 1341 و 1347 قانون مدنی اثبات شود. قدرت اثباتی فقط موارد ثبت سردفتر را که ناشی از صلاحیت فنی او است شامل می‌شود. بدین‌سان ادعایی (اعلانی) که براساس آن موصیü از نظر عقلی سالم به نظر می‌رسد می‌تواند مورد انکار قرار گیرد بدون اینکه نیاز به توسل به آیین دادرسی اثبات جعل باشد (که مخصوص اعلانات رسمی است).
ابطال سند؛
نتایج ابطال سند رسمی چیست ؟ ابطال سند در صورتی موجب ابطال قرارداد موضوع آن می‌شود که تشریفات ثبت سند برای آن قرارداد از نظر قانون الزامی باشد. به عنوان مثال موارد هبه و قرارداد ازدواج. (قبض شرط صحت باشد)
سندی که به وسیله سردفتر امضا نشده، باطل است، ولی ماده 1318 قانون مدنی عنوان می‌دارد که سندی که به خاطر عدم صلاحیت و شایستگی سردفتر و یا به خاطر عدم رعایت شکل، رسمیت ندارد اگر به وسیله طرفین امضا شده باشد به عنوان سند عادی دارای ارزش است.
قسمت دوم: قدرت اجرایی
اسناد رسمی از قدرت اجرایی برخوردارند. به این معنا که در محدوده سرزمین جمهوری (فرانسه) بستانکاری که طلب او مستند به یک سند سردفتری است و این سند در بردارنده تعهد بدهکار به پرداخت مبلغی معین و نقد است می‌تواند اجرای طلب خود را پیگیری کند، بدون اینکه ملزم به مراجعه به دادگستری و اخذ حکم محکومیت بدهکارش را داشته باشد. برای او کافی است که کپی اجرایی سند خود را به یک مأمور دادگاه ارائه دهد تا آن مأمور بتواند شروع به عملیات اجرا نماید.
تنها راهی که می ماند این است که بدهکار مورد تعقیب بتواند مهلتی از طرف دادگاه بگیرد و هم‌چنین در صورتی که ادعای جعلی مطابق آیین دادرسی اثبات جعل مطرح شده باشد دادگاه‌ها می‌توانند اجرا را معلق کنند. بستانکار دارای سند اجرایی می‌تواند بدون حکم دادگاه توقیف طلب نماید. روشی که برای او مقررات سریع‌تر از زمانی که بدهکار دارای مال قابل دسترسی باشد، تامین می‌کند. 
او هم‌چنین می‌تواند بدون حکم دادگاه از بدهکار خود تأمین موقت بگیرد. در خارج از کشور فرانسه، اجرای سند باید از قدرت عمومی محلی که سند باید در آنجا اجرا شود درخواست گردد. مرجعی که اجرا را براساس کپی اجرایی به عهده می‌گیرد آن را به زبان کشور خود ترجمه می‌کند و به تأیید وزارت امور خارجه فرانسه می‌رساند. کنوانسیون 27 سپتامبر 1968 اجرای بعضی از احکام و اسناد سردفتری را در تمام کشورهای مشترک بدون تشریفات و یا به وسیله آیین رسیدگی سریع و ساده تجویز نموده است.
قسمت سوم: سند عادی
یک مقایسه بین سند سردفتری و سند عادی جالب به نظر می‌رسد. سند عادی اصولاً به جز امضای طرفین از هیچ تشریفاتی برای تحریر تبعیت نمی‌کند به جز بعضی مقررات ویژه که صرفا" به شرح زیر می‌باشد و استثنا بر قاعده فوق می‌باشند.
ماده 970 قانون مدنی برای وصیت‌های دست‌نویس مقرر می‌دارد که اگر به طور کامل با دست وصیت‌کننده نوشته و تاریخ و امضا نشده باشد معتبر نیست.
ماده 1325 قانون مدنی که مقرر می‌دارد: برای اعتبار اسناد عادی که در بردارنده قراردادهای دو یا چند جانبه است لازم است به اندازه تعداد طرف‌های ذی‌نفع قرارداد، نسخه اصلی تهیه شود و در هر نسخه اصلی باید تعداد نسخه‌های تهیه شده ذکر شود. خاطر نشان می‌شود که معمولاً یک نسخه اضافی مخصوص اداره ثبت نیز نوشته می‌شود. هم‌چنین اگر رونوشت قرارداد توسط تمامی افراد طرف قرارداد به شخص ثالثی سپرده شود همان یک نسخه رونوشت کافی است. براساس ماده 1326 قانون‌مدنی: سندی که دربردارنده تعهد یک طرفه مبنی بر پرداخت مبلغی پول و یا شیئی با ارزش است در مواردی که به طور کامل با دست بدهکار نوشته نشده باشد علاوه بر امضای بدهکار باید در بردارنده نشانه و تأییدیه‌ای از طرف بدهکار باشد که مبلغ پول مورد تعهد یا تعداد شیء با ارزش مورد تعهد را با تمام حروف و عدد نوشته باشد و در موارد اختلاف بین حروف و عدد در اسناد عادی مبلغی که با تمام حروف نوشته شده اعتبار دارد. براساس ماده 12 قانون 29 ژوئن 1935 گذاشتن بعضی نشانه‌ها در اسناد فروش سهام تجاری لازم است.
براساس مواد ال 7ـ313 و ال 8ـ313 قانون مصرف و مواد ال 2ـ 341 و ال3ـ 341 همان قانون، یک شخص حقیقی که در یک سند عادی به صورت ضمانت و یا به صورت (ضمانت) تضامنی متعهد می‌شود باید قبل از امضای خود، نشانه (تذکر) کتبی در این‌خصوص قرار دهد (ذکر مبلغ و اقساط مورد تعهد).
ماده 1ـ 22 قانون 6 ژوئیه 1989 در مورد اجاره مسکونی، گذاشتن نشانه کتبی مخصوص برای ضمانت مستأجر را لازم می‌دارند. مجازات عدم رعایت مقررات فوق مطابق با مورد آن متفاوت است. می‌تواند در غالب موارد ابطال مطلق باشد مثل وصیت دست‌نویسی که الزامات قانونی را رعایت نکرده باشد. بعضی مواقع، ابطال مانع امکان استفاده از سند به عنوان شروع دلیل کتبی نمی‌شود. قانون، مقررات شکلی دیگری را در خصوص اوراق تجاری و چک لازم دانسته است « که اینها مواردی از لزوم به کارگیری بعضی مقررات در اسناد عادی است».
قسمت چهارم: امتیازات سند سردفتری
اگر بین سند عادی و سند سردفتری (رسمی) مقایسه کنیم متوجه می‌شویم که سند عادی از قدرت اجرایی محروم است.
هر بستانکار دارای سند عادی، اگر بخواهد طلب خود را وصول نماید باید ابتدائاً یک حکم دادگاه و یا حکم صریحی مبنی بر پرداخت، به دست آورد. در آنچه که مربوط به قدرت اثباتی سند می‌باشد، همیشه خلاف محتویات سند عادی را می‌توان اثبات نمود، بالاتر از آن چنین سندی هیچ قدرت اثباتی در مورد تاریخی که تنظیم شده ندارد. ماده 1328 قانون مدنی مقرر می‌دارد که اسناد عادی فقط در موارد زیر نسبت به اشخاص ثالث دارای تاریخ معتبر می‌باشند؛ 1ـ تاریخ روزی که آن سند در جایی ثبت شده باشد. 2 ـ‌تاریخ فوت کسی یا یکی از کسانی که آن را نوشته‌اند. 3ـ روزی که محتویات آن در یک سند تنظیمی به وسیله مأمور عمومی مورد توجه قرار گیرد. امتیازات مسلم دیگری برای اسناد رسمی در مقابل اسناد عادی وجود دارد.
بخش دوم: رسمیت الزامی است یا اختیاری
تعریفی که قبلاً در بخش یک از سردفتر ارائه شد تصریح می‌کند که نهاد سردفتری تأسیس شده برای تنظیم اسنادی که اشخاص ملزم هستند و یا مختارند که به آنها رسمیت دهند. بنابراین اسنادی وجود دارد که رسمیت برای آنها اختیاری است (و بعضی اسناد هم الزاماً باید به صورت رسمی تنظیم شوند).
قسمت اول: رسمیت الزامی برای بعضی اسناد
این اسناد، اسناد تشریفاتی هستند. دلایل این امر به وسیله گزارشگر دادگاه قانون وانتوز تصریح شده:
اگر فرض اولیه این باشد که «اشخاص عموماً در مراجعه به سردفتر جهت اعطای شکل و ویژگی رسمی قانونی به اسنادشان آزادی و اختیار دارند» مسلماً بسیاری از قوانین، مراجعه به سردفتر را برای تعداد زیادی از اسناد که برای اجتماع از نظر آثار و عواقب مهم‌ترند، الزامی می‌کردند. نتایج و امتیازات رسوم و تشریفات از نظر ایجاد امنیت قضایی قراردادها قبلاً در بخش مقدماتی بیان شده است. در اسناد تشریفاتی، شکل بر حق و محتوا حکومت می‌کند. هنگامی که تشریفات باطل باشند و مطابق فرم‌های خواسته شده، نباشند این ابطال شامل قرارداد مربوط به آن هم می‌شود. در میان اسناد تشریفاتی باید موارد زیر را ذکر کرد:
قرارداد ازدواج، هدایا (با وجود این برای این دو مورد ذکر شده ضرورت دخالت سردفتر دوم و یا دو شاهد حذف شده است)، وصیت‌های رسمی، معاملات رهنی، اسناد رفع توقیف اسناد پیش فروش ساختمان، اسناد عزل وکیل قانونی بین همسران، کشاورزان، هنرمندان یا بازرگانان، صورت دارایی، قراردادهای تسویه حساب بین همسران در طی درخواست طلاق، اسناد رضایت برای درمان افراد تحت حمایت، اعلام غیرقابل توقیف بودن به وسیله رئیس شرکت، تصمیم وراث مبنی بر ادای دیون و جبران خسارت، اجاره روستای قابل انتقال.
قسمت دوم: اعطای رسمیت براساس درخواست اشخاص
یک تذکر اولیه: به نظر می‌رسد قانونگذار خواسته باشد که صلاحیت انحصاری تنظیم سند را به سردفتر اعطا کند.
نگفته است که « سردفتران از مأموران عمومی هستند» اما گفته است که « سردفتران مأموران عمومی هستند». با به کار بردن کلمه « Des » می‌توانسته القا کند که کسان دیگری هم هستند که چنین مأموریتی دارند، ولی کلمه «Les» نشان می‌دهد که سردفتران به تنهایی نمایندگی قدرت عمومی برای اعطای رسمیت به قراردادهای اشخاص را دارند.
البته باید موارد زیر را استثنا کرد: قراردادهای اداری که مطابق قانون از حدود صلاحیت سردفتری تا جایی که مؤسسات عمومی در قرارداد ذی‌نفع هستند تجاوز می‌کنند. با وجود این مجامع عمومی، به جز دولت، حق مراجعه به سردفتر را در موارد فروش اموال خود به طور ویژه حفظ می‌کنند علاوه بر آن می‌توانیم با یک منطق روشن از خود بپرسیم چرا دولت بعد از اینکه سردفتران را به عنوان مأموران عمومی تهیه دلیل برگزیده خود را از خدمات آنان محروم نموده است؟
به هر حال منطقی است که هنگام سر و کار داشتن با یک مالکیت عمومی (دولتی) و یا موسسه عمومی حق رجوع به سردفتر به طور ویژه حفظ شود عملا" تمام قراردادها به شرطی که به‌طور صریح حاوی شرایطی مغایر نظم عمومی و اخلاق حسنه نباشند، می‌تواند در سند سردفتری گنجانده شوند و بایگانی‌های قدیمی سردفتران پر است از اسناد خیلی متفاوت (قراردادهای کار یا کارآموزی، فروش اجناس، مصالح ساختمانی و گاهی به‌ندرت صورت‌جلسات مهم، قراردادهای خرید بین تهیه‌کنندگان وسایل کشتی و دزدان دریایی).
قسمت سوم:  اعطای رسمیت برای قابلیت استناد سند در مقابل اشخاص ثالث
همان طور که سند سردفتری در خصوص وقایع و اعلاناتی که با مشاهده و یا شنیدن سردفتر ثبت گردیده، دارای اعتبار در مقابل عموم می‌باشد قانونگذار هم یکی از وظایف سردفتر را نوشتن سندی تعیین کرده که نتایج و آثاری در مورد اشخاص ثالث ایجاد کند. به عنوان مثال موارد زیر را می‌توان ذکر کرد: 
ابتدا؛ تمام اسنادی که تابع اسناد تحت ضوابط آگهی‌های (ملکی) [7] اموال غیرمنقول هستند مثلاً یک سند عادی فروش غیر منقول که به موجب آن طرفین قرار داد به آن متعهد می‌شوند، در مقابل اشخاص ثالث قابل استناد نیست. قابل استناد بودن از آشکار و علنی بودن و عمومیت نگهداری سند رهنی منتج می‌شود و این علنی بودن فقط با اسناد رسمی منطبق است.
ماده 1690 قانون مدنی رسمیت داشتن سند را برای قبول توقیف طلب لازم می‌داند. نمایندگی قراردادی پیش‌بینی شده در پاراگراف 2 ماده 1250 قانون مدنی برای سند قرض و مفاصاحساب مستلزم سند سردفتری است. پاراگراف 2 ماده 1832 قانون مدنی مقرر می‌دارد که امتیازات و هدایایی که از قرارداد مشارکت زوجین حاصل شده است چنانچه به موجب سند رسمی باشد قابل ابطال نیست، برخلاف هدایای پنهانی (که چون به موجب سند رسمی صورت نگرفته قابل ابطال است) و مطابق ماده 854 قانون مدنی عواید مشارکتی را که بدون تقلب بین متوفی و یکی از ورثه(اش) انجام شده، تا زمانی‌که شرایط آن مشارکت به وسیله سند رسمی تنظیم شده است نباید جزو ترکه محسوب داشت.
قراردادهای فروش آشامیدنی‌ها فقط اگر به موجب سند سردفتری باشد قابل استناد در اداره مالیات‌های غیرمستقیم است.
اسناد عادی فقط در صورتی تاریخ آنها در مقابل اشخاص ثالث اعتبار دارد که یا ثبت شده باشند و یا در سند رسمی به آنها اشاره شده باشد و یا علی‌الخصوص نسخه اصلی آنها نزد سردفتر به امانت گذاشته شده باشد. وکالت برای انتقال یک وضعیت، چنانچه مربوط به اداره یک سرمایه مهم باشد باید به موجب سند سردفتری انجام گیرد.
بخش سوم: مقررات شکلی اسناد سردفتری
قواعد مربوط به سند سردفتری که به موجب قانون وانتوز مشخص شده بود به وسیله مصوبه شماره 941ـ 71ـ 26نوامبر 1971 تکرار شده و هیچ شکل و فرم مذهبی[8] در خصوص تهیه سند سردفتر به سردفتران تحمیل نشده است. بدون شک شمار معینی از فرم‌ها در جریان کار سردفتری به کار گرفته شده، ولی به کارگیری نمونه اوراقی که در پرونده این فرم‌ها باشد، یک تجربه و عملکرد طولانی هستند که به سردفتر اجازه می‌دهد از اشتباهات بدیهی نسبتاً خطرناک ناشی از فراموشی شرایط مهم اجتناب نماید. از چندین سال پیش، کوشش‌هایی برای مدرنیزه کردن تهیه سردفتری صورت گرفته است. در اوایل برای استفاده از دستگاه فتوکپی، اسناد به دو قسمت ثابت و متغیر تقسیم می‌شدند؛ قسمت‌های متغیر آنهایی است که به طور ویژه با قراردادی که رسمیت پیدا می‌کند مطابق است (طرفین قرارداد ـ موضوع قرارداد ـ شرایط ویژه قرارداد).رایانه با امکانات و قابلیت‌های تنظیم که در خود دارد روش‌های اولیه مربوط به تهیه اسناد را تغییر داده است. از آن زمان به بعد پیروی از یک نظم منطقی که به سادگی عناصر ثابت و متغیر سند را در خود جمع داشته باشد، ممکن گردید. به موازات آن کوشش می‌شود تا جایی که ممکن است تحریر سند روشن و شفاف شود و همان طور که دقت در تحریر سند بالا می‌رود به کارگیری اصطلاحات فنی نیز انجام شود. رایانه‌ای شدن قراردادهای رهنی باعث پیش‌بینی تحریر نوع جدیدی از اسناد رهنی گردید.
1. اجرای این روش ابتدائاً در اسناد فروش غیرمنقول، سپس در سایر اسناد باعث تقسیم مدارک و اتفاقاً خود اسناد، به دو بخش گردید. قسمت اول تمامی عناصر مورد نیاز برای انتشار و دریافت حقوق مالیاتی را دربرمی‌گیرد. قسمت دوم شامل سایر قراردادها و اظهارات می‌شود.
قسمت یک: قسمت‌های مختلف سند سردفتری ـ قواعد شکلی مادی (شکلی)
الف ـ مقدمه: این مقدمه شامل مشخص کردن اشخاصی است که در سند سردفتری دخالت دارند یا عوامل حقوق سردفتری که شامل سردفتر و یا سردفتران، شهود و طرفین سند می‌باشد.
1 ـسردفتر یا سردفتران، شهود
اصولاً سند سردفتری با دخالت یک سردفتر (به تنهایی) تنظیم می‌شود. این اصل که از قانون 12 اوت 1902 استخراج شده به وسیله قانون 28 دسامبر 1966 تأیید شده و فقط سه استثنا از این اصل وجود دارد:
1. وصیت‌نامه‌های رسمی و اسناد پشت‌نویسی وصیت نامه‌های سری.
2. اسنادی که در بردارنده لغو وصیت است و وکالت‌نامه‌هایی که برای لغو وصیت داده شده است.
3. اسنادی که در آنها طرفین سند یا یکی از آنها نمی‌دانند یا نمی‌توانند امضا نمایند (قادر به امضا نیستند).
در وصیت‌نامه‌های رسمی و در اسناد ظهرنویسی وصیت‌نامه‌های سری حضور مؤثر سردفترِ دوم یا حضور دو شاهد در تمام مدت تحریر سند، خواندن سند و امضای آن لازم است. در سایر موارد حضور سردفترِ دوم و یا شهود فقط هنگام قرائت و امضای سند لازم است.
یادآوری:
در سند باید نام و محل استقرار (محل دفتر خانه) سردفتری که آن را تنظیم نموده، نام و محل اقامت شهود، مکان و روزی که سند تنظیم شده ذکر شود. هیچ عنوان دیگری به جز عنوان سردفتری نباید در سند برای سردفتر ذکر شود (به همین ترتیب است در مکاتبات و در تمام مواردی که سردفتر در نقش انجام فعالیت حرفه‌ای خود ظاهر می‌شود). این ممنوعیت شامل درجات و مدارک دانشگاهی و نشانه‌ای سردفتر نمی‌شود و هم‌چنین از سال 1995 شامل ذکر تخصص سردفتر نمی‌باشد. فرم مدل ارائه شده با توجه به نقش سردفتر برای تنظیم سند به شرح زیر است؛
سالدوهزاروــــــــــــــ ماه ـــــــــ روز ــــــــ جنابسردفترشماره ــــــ کهذیلاًامضانمودهاستاینسندرسمیرابنابهدرخواست: (مشخصاتطرفین).
برای اسنادی که باید به وسیله خود سردفتر تنظیم (تحریر) شود مثل وصیت رسمی، هبه، قرارداد ازدواج می‌توان فرم سنتی را ترجیح داد « درحضورجنابسردفترشماره ـــــ باامضا ذیلحضورداشتند. (مشخصاتطرفین)
2 ـ طرفین سند
سند در بردارنده مشخصات طرفین است ؛ یعنی نام براساس سند ثبت احوال، نام خانوادگی، حرفه و شغل، محل اقامت طرفین، موقعیت آنان از نظر خانوادگی، تاریخ و محل تولد. رسم بر این است که تمام مشخصات مربوط به رژیم زناشویی که طرفین سند تابع آن هستند، بیان‌کننده همه اعلانات آنان از اهمیت زیادی برخوردارند به علت اینکه بیان موارد فوق فرصتی است برای بررسی هویت صلاحیت طرفین سند که امکان انعقاد قرارداد معتبر را فراهم می‌آورد. به عنوان مثال، مشخصات دو همسر در ذیل بیان می‌شود؛
آقای مارک ـ لونی دیسو دکتر داروساز و خانم ژوزفین، ایرن مورن معمار همسر ایشان که با هم در اورلئان، خیابان آزادی شماره 27 اقامت دارند. اطلاعات مربوط به تولد: آقای دیسو در پاریس (منطقه 14) 4 ژوئیه 1977، خانم دیسو در ورسای (ایولین) دوم مارس 1979 با همدیگر به عنوان اولین ازدواج تحت رژیم مشارکت در هدایای نامزدی براساس شرایط مندرج در قرارداد، ازدواج نموده اند و سند ازدواج آنان نزد جناب الیویه لگراند سردفتر ورسای در تاریخ 8 اوت 2005 ثبت شده که رژیم ازدواج دوران زناشویی در آن مشخص نشده، ذکر مشخصات تابعیت در سند ضروری نیست، ولی برای خارجی‌ها لازم است که صلاحیت‌شان براساس قانون تابعیت مشخص شده باشد.
صلاحیت:
زمانی که موضوع مربوط به حضور طرفین در دفترخانه می‌باشد نباید تفاوت اساسی بین اهلیت تمتع و اهلیت استیفا را فراموش کرد. در بعضی موارد شخص با وجود اینکه دارای صلاحیت تمتع از حق می‌باشد، ولی نمی‌تواند آن حق را به تنهایی اعمال کند. در این موارد ضروری است که شخص توسط شخصی دیگر نمایندگی یا همراهی شود. بدین‌سان است که صغیر زیر هجده سال که از تحت قیمومت خارج نشده (غیرممیز) اگر دارای پدر و مادر باشد، هر دو با هم مسؤول کامل اداره اموال صغیر می‌باشند. اگر از ناحیه یکی از پدر یا مادر یتیم باشد شخص بازمانده (پدر یا مادر) حق کامل اداره اموال صغیر تحت نظارت قضایی را دارد. اگر پدر و مادر هیچ‌یک در قید حیات نباشند امور صغیر به وسیله قیم که توسط مشاور خانوادگی‌اش و یا به وسیله وصیت به جامانده از پدر یا مادر تعیین می‌شود، اداره می‌گردد. میزان اختیارات این نمایندگان (قیم) به وسیله مفاد قانون مدنی که حاصل قانون 14 دسامبر 1964 است، تعیین شده است. نکات زیر را یادآوری می‌کنیم؛
ـ صغیر ممیز صلاحیت انعقاد قرارداد در خصوص زندگی مدنی خود به استثنای قرارداد ازدواج را دارد و نمی‌تواند تجارت کند.
ـ اشخاصی که دارای قدرت ذهنی کم و یا ناتوان ذهنی هستند« کبار تحت حمایت» یا به وسیله قیم نمایندگی می‌شوند و یا یک امین در کنار آنها تعیین می‌شود مگر اینکه همسرشان براساس مواد 219 و 1426 و 1429 قانون مدنی انتخاب شده باشد.
ـ فرزندانی که قبلاً بدون مشاور قضایی بوده و نزد پدر و مادر خود برگشته‌اند تحت رژیم قیمومت قرار می‌گیرند. این اشخاص می‌توانند به تنهایی اسناد اداری امضا نمایند، ولی برای سایر اسناد باید به همراه «امین» باشند.
ـ اشخاصی که تحت تنبیه (مجازات) قضایی هستند یا در حال تصفیه اموال (ورشکستگی) می‌باشند، به جز در موارد استثنایی صلاحیت در اختیار داشتن (اداره) اموال خود به تنهایی را ندارند. آنچه به این مقوله مربوط می‌شود فقط توصیف مختصری از صلاحیت می‌باشد که خود موضوع بسیار وسیع و مهمی در کتاب‌های حقوق مدنی می‌باشد.
ـ عدم توانایی فیزیکی (بدنی)
ـدر کنار عدم صلاحیت قضایی، معذوریت‌های دیگری وجود دارد که از یک طرف به وضعیت سلامتی شخص مربوط است و از طرف دیگر به عدم توانائی یکی از طرفین برای امضای سند مربوط می‌شود. بدین‌سان است که یک شخص نابینا در حالی‌که صلاحیت برای تنظیم تمام اسناد در زندگی مدنی خود را دارد، هنگامی که قادر به امضا باشد و سواد امضا کردن داشته باشد ذیل اسناد را امضا می‌کند، ولی حضور سردفتر دوم و یا دو شاهد لازم است. شخص لالِ مطلق باید توسط یک مترجم یا تفسیرگر[9] همراهی شود مگر اینکه بتواند با اشاره، مطالب خود را بیان کند. شخص کر و لال صلاحیت انعقاد قرارداد را دارد حتی اگر بی‌سواد باشد به شرطی که بتواند با اشاره و یا به وسیله مترجم یا تفسیرگر خواسته خود را بفهماند.
ـ اشخاص حقوقی:عاملین دیگر حقوقی که حضورشان در اسناد سردفتری مسائلی را مطرح می‌کند از یک طرف، اشخاص حقوقی در حقوق خصوصی هستند (مانند: مؤسسات شرکت‌های مدنی یا تجاری، جمعیت‌های کشاورزی یا اقتصادی و غیره) و از طرف دیگر، اشخاص حقوقی در حقوق عمومی هستند (مثل: مجامع عمومی، مشترکات، بخش‌ها، مناطق، دولت، مؤسسات عمومی). برای اینکه بدانیم این اشخاص حقوقی با چه شرایطی و به وسیله کدام نمایندگان حقاً صلاحیت دار قانونی، می‌تواند در اسناد سردفتری مداخله نمایند، بهتر است برای هر مورد (از موارد ذکر شده) به مقررات مصوب آن مراجعه کرد؛ حقوق عمومی، حقوق تجارت، حقوق مدنی، حقوق روستایی. هنگامی که در سندی اشخاص حقوقی دخالت دارند و آن سند تحت ضوابط آگهی‌های ملکی قرار می‌گیرد، اگر آن اشخاص حقوقی مؤسسات و جوامع و سندیکاها باشد سند باید در بردارنده هویت آنها از قبیل نام و ذکر مشخصات، باشد؛ برای تمامی شرکت‌ها و جوامع ذکر شکل حقوقی و محل اقامت ضروری است، برای شرکت‌های مدنی و شرکت‌های تجاری ذکر شماره ثبت تجاری و شماره ثبت شرکت‌ها لازم است، برای مؤسسات محل اقامت و تاریخ و محل اعلان آنها و برای سندیکاها محل اقامت، تاریخ تصویب و محل نگهداری اساسنامه باید در سند ذکر شود.
ـ نمایندگی قراردادی: هنگامی که شخص ذی‌نفع نتواند شخصاً برای امضای سند حضور پیدا کند، این کار توسط وکیل او صورت می‌گیرد. اینجا محل بحث در مورد تئوری وکالت نیست. در زبان سردفتری معمولاً "کلمه " procuration" جهت معنی وکالت به جای کلمه " mandate" برای نشان دادن وکالت موضوع مواد 1984 تا 2010 و مواد 218 و 1431 و 1432 و سایر مواد قانون مدنی به کار می‌رود. در سند وکالت یک شخص "موکل " به یک شخص دیگر "وکیل "مأموریت می‌دهد که خود را به نمایندگی او معرفی و اقدام نماید. وکالت را می‌توان برای تمام انواع اسناد حقوقی به کار برد. با وجود این بعضی از اسناد بنا بر ماهیت خود مستلزم حضور شخصی افراد می‌باشند (حضور در مراسم ازدواج به جز در مواقع جنگ، وصیتنامه رسمی، ادای سوگند).
سردفتر نمی‌تواند در سندی که تنظیم می‌نماید وکیل یکی از طرفین باشد. نماینده صنف در یک مالکیت اشتراکی یکی از مالکین را در مجمع صنفی به عنوان نماینده معرفی نماید. از طرف دیگر، وکیل یک طرف نمی‌تواند در همان سند نماینده یا وکیل اشخاص دیگری که با موکل منافع مشترک دارند، وکالت نماید. وکالت می‌تواند شفاهی باشد، ولی در عملکرد سردفتری همیشه وکالت کتبی نیاز است. ماده 6 و 14 مصوبه شماره 0117ـ 45 تاریخ 19 دسامبر 1945 سردفتران را منع کرده از اینکه منشی‌های آنان در اسناد به عنوان وکیل بدون وکالت کتبی دخالت نمایند. وکیل می‌تواند هم براساس وکالت رسمی و هم براساس وکالت عادی اقدام نماید، ولی برای اسنادی که اعتبار آنها منوط به رسمیت آنهاست (رسمیت شرط صحت است) وکالت رسمی نیاز می‌باشد مثل رهن، هبه، شناسایی فرزند طبیعی و غیره. تنها استثنایی که در این‌خصوص وجود دارد ماده 2ـ 1844 قانون مدنی است که اجازه اعطای نمایندگی براساس سند عادی به نمایندگان قانونی شرکت‌ها با اختیارات لازم برای انعقاد سند رهنی و یا تأمین واقعی نسبت به اموال شرکت می‌دهد.
شکل ـ مقررات شکلی: اگر وکالت برای لغو وصیت باشد باید به شکل تشریفاتی تنظیم شود (حضور سردفتر دوم و یا حضور دو شاهد تنظیم سند). برعکس با وجود اینکه تنظیم سند رسمی برای اسناد «تحت ضوابطآگهی‌های غیرمنقول» لازم است، ولی وکالتی که از طرف فروشنده یا مالک مال داده می‌شود می‌تواند عادی باشد. به طور خلاصه، وکالت باید به فرم (همان لباسی را به تن کند) سند رسمی باشد که وکالت باید در آن سند مورد استفاده قرار گیرد. در اغلب اوقات وکالت به شکل «گواهی» تنظیم می‌شود مگر اینکه بخواهد در اسناد مختلف مورد استفاده قرار گیرد. در چنین مواردی یک یا چند کپی رسمی و یا رونوشت وکالت به وکیل تحویل می‌شود. علاوه بر این، وکالت هنگامی که در اسناد مهم مورد استفاده قرار می‌گیرد باید با دستخط (موکل) تنظیم شده باشد (مثل قرارداد ازدواج، هبه و غیره). وکالت که به شکل گواهی تنظیم شده است، ضمیمه سند اصلی می‌گردد.
رویه عملی:
در وکالت‌هایی که به صورت گواهی صادر می‌شوند نام وکیل می‌تواند خالی (سفید) باشد، این تنها سند سردفتری است که می‌تواند محل سفید (جای خالی) داشته باشد. این رویه هرچند غافلگیرکننده است، ولی لازم است. زیرا به سردفتری که می‌خواهد از آن وکالت استفاده کند اجازه می‌دهد که وکیل را انتخاب نموده و جای خالی را پر کند. باید خاطر نشان کرد که از نظر عملی نوشتن یک سند وکالت همیشه امر ظریفی است، چرا باید مطابق با عرف و عادت آن امری باشد که باید انجام شود. هم‌چنین بهتر است روش وکالت که مورد درخواست سردفتر تنظیم‌کننده سند اصلی است به کار گرفته شود. همین‌طور باید محتاط بود که وکالت به نحوی نوشته نشود که با استنباط از آن مثلاً بتوان موکل را فلان یا فلان مبلغ بدهکار شناخت. اتفاقاً باید مواظب بود که تنظیم سند از طرف موکل به عنوان وارث یا موصیû‌له (نسبت به اموال موروثی یا موصیû‌به) نبوده است. برای پرهیز از چنین شبهه‌ای باید با این عبارت تصریح شود " ذکر یا به کار بردن عنوان وراثت و طرف وصیّت موکل لازم است " یا "بدون عنوان وراثت و یا طرف وصیّت " (منظور این است که اگر اموالی را که موکل به موجب ارث یا وصیت مالک است باید نفیاً یا اثباتاً تصریح شود که جزو وکالت می‌باشد یا خیر و تصریح آن با عبارات پیش‌گفته صورت می‌گیرد).
اجرای وصیت:
اصولاً وکالت قائم به شخص است. با وجود این وکیل می‌تواند تمام یا قسمتی از اختیارات خود را به شخص دیگر منتقل نماید که شخص اخیر جانشین وکیل می‌باشد. اگر جانشین مستقیماً از طرف موکل مشخص شده باشد به این معنی است که اختیاراتش را مستقیماً از موکل اخذ نموده است. بدین معنی که موکل خود شخصی را به جای وکیل اول در وکالت تعیین نماید. اگر در وکالت اختیار تعیین جانشین (حق توکیل غیر) بدون مشخص‌کردن شخص آن برای وکیل قید شده باشد، وکیل جانشین (توکیلی) نماینده موکل اولیه محسوب می‌شود، ولی مسؤولیت جانشین به عهده وکیلی که او را تعیین کرده، می‌باشد. اگر در وکالت‌نامه تصریح به حق تعیین جانشین نشده باشد، جانشین تعیین شده وکیل ساده وکیل اول می‌باشد (به این معنی که نماینده موکل اول نیست و مسؤولیت به عهده وکیل اصلی می‌باشد، ولی با وجود این وکیل از حق تعیین جانشین منع نشده است). به عنوان مثال، یک نمونه از وکالت وکیل جانشینی ذکر می‌شود: آقای Z اقدام‌کننده به نام و عنوان وکیل جانشینی (توکیلی) آقای X ، که طبق وکالتنامه اصلی آقای X به آقای Y با حق تعیین جانشین وکالت داده و سند آن توسط جناب سردفتر (اسم دفتر) در (اسم شهر) به نشانی که گواهی آن ضمیمه سند جانشینی که ذیلاً ذکر می‌شود، می‌باشد ملاحظه می‌شود آقای Y اختیارات خود را جهت حضور در دفتر بر طبق سند تنظیمی توسطجناب (اسمسردفتر) سردفتر در (اسمشهر) به (نشانیدفترخانه) تفویضنمودهکهگواهیآنضمیمهاست. هنگامی که موضوع وکالت انجام شد وکیل باید حساب ایام وکالت را تهیه و به موکل خود که به حساب او هزینه شده، ارائه دهد. سردفتری که وکالت را می‌پذیرد خواه به نام خود و یا به نام یکی از منشیان (کارمندان) باشد باید یک مفاصاحساب از وکالت مزبور تهیه کند و این مفاصاحساب در طی بازرسی باید به تأیید بازرسین دفتر برسد.
دخالت اشخاص ثالث:
گاهی در جریان تنظیم یک سند علاوه بر اشخاص که باید جهت امضا حضور داشته باشند، اشخاص دیگری مداخله می‌نمایند. این مداخله ممکن است به دلایل مختلف باشد که: یا برای اجتناب از ابلاغ سند به بدهکار که در ماده 1690 قانون مدنی راجع به توقیف طلب پیش بینی شده می‌باشد یا جهت توقیف قیمت فروش می‌باشد. یا جهت صرف‌نظر‌کردن از سر لطف از طرف مالک یا قرض‌دهنده نسبت به حقی که می‌توانست مانع فروش مال باشد (ممنوعیت فروش، حق فسخ قراردادی) یا به خاطر نشان دادن عدم مخالفت با قرارداد می‌باشد (حضور هر یک از همسران برای فروشِ مالِ غیرمنقول مشترک یا ساختمان و یا محل سکونت خانوادگی) و یا همین‌طور برای اطمینان دادن به طرفین قرارداد در خصوص صرف‌نظر کردن از هرگونه مراجعه به آنان. اشخاص مداخله‌کننده باید نام، نام‌خانوادگی و توصیفات‌شان به همان نحو که برای طرفین قرارداد است، ذکر شود.
ب ـ محتویات سند
محتویات سند قسمت اساسی سند است. این قسمت بیانگر قراردادی است که سند در بردارنده آن است و به عنوان دلیل به کار می‌رود.
1 ـ عناصر مختلف
ابتدائاً باید گفت که سند شامل عناصر مختلفی است، عناصری که قرارداد را توصیف می‌کنند. مثلاً در مورد سند فروش، عناصر آن عبارتند از: اراده فروش که به وسیله فروشنده بیان می‌شود و اراده تملک و تصاحب کردن که به وسیله خریدار بیان می‌شود. مشخص‌نمودن مال مورد فروش، قیمتی که به وسیله آن فروش تحقق پیدا می‌کند، در قرارداد اجاره، بیان اراده موجر و مستأجر و مدت اجاره و مشخص نمودن مال مورد اجاره و اجاره‌بها از عناصر عقد اجاره می‌باشند. در قرارداد قرض (قبلاً چنانچه سردفتر واسطه قرض می‌شد عنوان « تعهد» برای آن به کار برده می‌شد) بیان اراده قرض‌دهنده به قرض دادن و از طرف قرض‌گیرنده تعهد به استرداد قرض، ذکر مبلغ قرض، مهلت استرداد و نرخ سود قرض از عناصر قرارداد قرض هستند. یک سند هم‌چنین شامل عناصر ثانویه‌ای می‌باشد که به‌طور ضمنی، طرفین سند خواهان آن هستند اما بهتر است که در سند تصریح شوند. به عنوان مثال در سند فروش کارخانه سازنده اصلی مال (منشأ اصلی مال مورد فروش) نسخه تعهد ضمانت به عهده فروشنده، ذکر تاریخ بهره برداری (تاریخ تحویل)، شرایط فروش، محدوده ضمانت، مسؤولیت پرداخت هزینه‌ها و نحوه پرداخت بها عناصر ثانوی سند می‌باشند. بعضی عناصر دیگری هم وجود دارند که به صورت موردی و ویژه در بعضی قراردادها ذکر می‌شوند که الزاما" در تمام قراردادهای از آن نوع یافت نمی‌شوند. در سند فروش می‌توان شرایط پیش بینی پرداخت بها به وسیله نمایندگی را ذکر کرد؛ توقیف مالی نزد شخص ثالث برای قیمت، تغییر قیمت براساس یک درصد مشخص، پرداخت قیمت به اشخاصی که از طرف فروشنده طلبکارند، اعلام به کارگیری و پرداخت وجوه عمومی و سرانجام اینکه در متن سند عناصر دیگری وجود دارد که باید به آنها اشاره کنیم به خاطر اینکه قانون آنها را لازم می‌داند. به این‌ها عناصر قانونی سند گفته می‌شود که می‌توان موارد زیر را نام برد: 
ـ در مورد فروش سهام تجاری اعلاناتی که به وسیله ماده 1ـ141 ق.ت. مشخص شده (تعداد معاملات و منافع تجاری سه سال آخر، معرفی دفاتر حسابداری، امتیازات مربوط به سهام {سهام ممتاز}) .
ـ در مورد فروش غیرمنقول، اعلام مساحت یک سهم از مال مشاع، اعلانات مربوط به مواد آتش‌زا، مسمومیت با سرب، موریانه و غیره.
ـ در قرارداد قرض (اعلام نرخ مؤثر کلی در مقابل تنزیل بها).
ـ در مورد فروش غیرمنقول و سهام تجاری، اعلان هشدارهایی که به وسیله سردفتر داده شده در خصوص مشکلاتی که در صورت پنهان‌کاری با آن مواجه می‌شوند.
2 ـ نوشتن سند به معنی خاص
محتویات: قبلاً گفته شده که نوشتن سند باید روشن و شفاف باشد. نویسنده سند نباید به استفاده از فرم‌های غیرقابل تغییر اکتفا کند. عده‌ای خلاف شأن سردفتر می‌دانند که قدیمی باشد و به فرم‌ها و اصطلاحات که برای عموم مردم کمتر قابل فهم است، اکتفا نماید. با وجود این بعضی از عبارات هستند که با توجه به خلاصه و کوتاه بودن آنها به سختی می‌توان آنها را با اصطلاحات دیگر جایگزین کرد. مثلاً کلمه "SOLidarité" به معنی تضامن در بردارنده یک سری مفاهیمی است برای کسی که به طور تضامن با شخص دیگر تعهدی را به عهده می‌گیرد.
ـ دو قاعده مهم مورد توجه می‌باشند: از یک طرف، باید از توضیح اضافه اجتناب کرد و از طرف دیگر، باید دید آیا سند برای کسی که آن را می‌نویسد روشن است یا خیر؟ سند باید اثر خود را در آینده دور یا نزدیک ایجاد نماید و کسانی که سند را می‌خوانند باید بتوانند بدون ابهام آنچه را که سند می‌خواهد توضیح دهد، بفهمند. بعضی وقت‌ها در اسناد مفصل و پیچیده لازم است با شرحی شروع شود که به کمک آن بتوان به طور دقیق اوضاع و احوالی که باعث تحریر سند شده را جا انداخت.
ـ اسنادی که تحت ضوابط آگهی‌های غیرمنقول هستند باید با روش ویژه‌ای تنظیم شوند. حداقل در آنچه که مربوط به سندی است که برای رهن قرار داده شده، این مقررات ویژه لازم است.
ـ عناصر سند به دو بخش تقسیم می‌شود؛ یک قسمت شامل شرایط و اطلاعات مورد نیاز برای انتشار و دریافت حقوق مالیاتی است و قسمت دوم که برای سایر مطالب سند در نظر گرفته شده است. از آن جمله؛ سند رهنی معمولی.
قواعد شکلی:
قواعد دقیقی در مورد نوشتن سند سردفتری وضع شده است. این قواعد از مقررات مواد7 به بعد مصوبه شماره 941ـ71 مورخ 26 نوامبر 1971 منتج می‌شوند. اسناد سردفتری خواه با دست نوشته شده باشد، خواه تایپ یا چاپ یا چاپ سنگی باید با جوهر پاک نشدنی باشد که فقط سردفتر مسؤول این امر می‌باشد. ]قبل از مصوبه 26نوامبر 1971 وسیله نوشتن با مسؤولیت سردفتر باید مورد موافقت (مقامات ما فوق) قرار می‌گرفت[.
خلاصه‌نویسی، سفید امضا، فضای خالی و نوشتن بین خطوط ممنوع است. بعضی مواقع به جای monsieur آقا madame خانم یا mademoiselle دوشیزه می‌توان از علامات اختصاری M، Mme وMlle استفاده نمود و برای کلمه numéro (شماره) می‌توان از حرف n استفاده نمود. خلاصه نویسی در حدی اجازه داده شده که اندازه یا مشخصات مورد نظر قبلاً در سند یک‌بار ذکر شده باشد. جاهای خالی و سفیدی که نویسنده سند هنگامی که مثلاً یک شرطی مورد بحث بین طرفین است، در یک متن می‌گذارد اگر مورد استفاده قرار نگیرد باید هنگام امضا خط زده شود به جز مواردی که به‌طور معمول جهت فاصله بین خطوط و یا جدا کردن پاراگراف‌ها و یا شروع سطور خالی گذاشته می‌شود. تراشیدن، لاک گرفتن و پاک کردن با محصولات حلاّل جوهر ممنوع است. الحاقات و توضیحات باید در حاشیه یا در پایین صفحه یا در پایان سند نوشته و توسط سردفتر و طرفین امضا و یا پاراف شود. توضیحات چنانچه در پایان سند اضافه شود باید شماره شود. اگر توضیحات قبل از امضای طرفین باشد نیاز به پاراف مجدد ندارد. اسناد باید در پایین هر برگ به وسیله طرفین و سردفتر و شهود (چنانچه لازم باشد) امضا شود. ماده 9 مصوبه 26 نوامبر 1971 پاراگراف آخر، پیش‌بینی می‌کند که چنانچه اوراق و ضمایم سند هنگام امضای طرفین با وسیله‌ای جمع و بسته شود که مانع هرگونه اضافه و الحاق باشد دیگر نیازی به پاراف تمام صفحات نیست. هر صفحه باید شماره‌گذاری شده و تعداد صفحات سند باید در پایان سند دیده شود. کلمات خط خورده که باطل تلقی شده‌اند و محل‌های سفید خط خورده باید در پایان سند درج و جمع شده و به تأیید سردفتر و طرفین سند برسد. تاریخ‌ها را می‌توان به عدد ذکر کرد. گاهی اوقات تاریخ سندی که صرفاً با امضای سردفتر صادر می‌شود باید با حروف نوشته شود. مبالغ باید با تمام حروف نوشته شود به جز مبالغی که قبلاً در سند با تمام حروف بیان شده و مبالغی که برای فیصله دادن به امری در سند ذکر شده است. تحریر سند سردفتری و تهیه کپی از آن باید بر روی کاغذی انجام شود که ضمانت لازم برای نگهداری را داشته باشد، خواه به وسیله اداره ثبت تهیه شده باشد خواه کاغذ خاصّی در نظر گرفته شده باشد. سند را می‌توان به وسیله وسایل الکترونیکی تهیه نمود.
ث ـ خاتمه کار:
هنگامی که قرارداد کاملاً نوشته شود معمولاً به وسیله درج نشانی محل سکونت تکمیل می‌شود. اگر سند مربوط به ملک غیرمنقول یا زمینی باشد که به دنبال آن باید سند دیگری از قبیل ثبت امتیاز ساختمان یا ثبت سند رهنی یا وثیقه انجام گیرد باید نشانی داده‌شده در حوزه دادگاه محل وقوع ساختمان یا زمین باشد. شرایط مربوط به پرداخت هزینه‌های سند باید در پایان سند درج شود. عرف است که در پایان قرارداد علامت «Dont - acte » گذاشته شود، این علامت اعلام پایان سند و تأیید آن می‌باشد. در بعضی از اسناد این عبارت برای اعلام رضایت طرفین و اینکه از این به بعد این سند قانون بین طرفین است، بیان می‌شود. سند سردفتری با سه مشخصه ضروری خاتمه پیدا می‌کند که این سه مشخصه مربوط به مکان و تاریخ و ذکر نویسنده و امضا‌کننده سند می‌باشد.
مکان:  متن اسناد همیشه در بردارنده مکانی است که سند در آن امضا شده (نشانی دفترخانه)، در حالی که فایده اصلی ذکر این محل از زمانی که سردفتران دارای صلاحیت ملی شده‌اند کم شده است. با وجود این ذکر محل تنظیم سند در مناطق مرزی دارای فایده می‌باشد.
تاریخ:سردفتر در هیچ موردی نباید تاریخ قبل یا تاریخ بعد در سند قید نماید. ذکر ساعت در سند الزامی نیست به جز در قرارداد ازدواج آن هم هنگامی که آنان مراسم ازدواج را در همان روز برگزار کنند. به جز برای قرارداد ازدواج و تنظیم صورت‌جلسات، حضور هم‌زمان طرفین در دفترخانه ضروری نمی‌باشد. بنابراین یک سند می‌تواند دارای چند تاریخ باشد و فقط با آخرین امضا کامل می‌شود و در عین حال در فاصله بین دو امضا، با تغییر در صلاحیت شخصی که قبلاً امضا نموده است، مواجه می‌باشد. به علاوه مواد 6 به بعد مصوبه شماره 941ـ71 مصوب 26 دسامبر 1971 بیان می‌دارد: شایسته است تاریخی که هر یک از امضاکنندگان سند از یک طرف و تاریخی که سردفتر سند را امضا می‌کند از طرف دیگر بیان شود، و این آخرین امضا (امضای سردفتر) باید با تمام حروف نوشته شود.
خواندن ـ امضا
شماره صفحات سند باید در آن ذکر شود و هم‌چنین ذکر اینکه طرفین و یا در موارد لازم شهود همراه با سردفتر، بعد از اینکه سند را خوانده اند، (با صدای بلند و در مواردی که یکی از طرفین ناشنوا بوده به همراه یک تفسیرگر {معتمد }) امضا نمایند. اگر یکی از طرفین نتواند امضا کند {یا بی‌سواد باشد یا از نظر فیزیکی نتواند امضا کند }این موضوع باید در سند آورده شود و به حضور سردفتر دوم و یا دو شاهد باید اشاره شود.
صلاحیت و مهارت
سردفتر می‌تواند تحت نظارت و مسؤولیت خود به یک یا چند نفر از منشیان سوگند خورده[10] خود، مسؤولیت خواندن اسناد و قوانین و اخذ امضای طرفین سند را اعطا نماید. اسنادی که به وسیله منشی (کارمند) صلاحیت‌دار تنظیم شده و باید بعداً به امضای سردفتر برسد براساس مفهوم ماده 1317 قانون مدنی ویژگی سند رسمی را دارد.
و این امتیاز فقط مربوط به گزارش‌ها و فرمت‌های تنظیمی توسط منشی سوگندخورده می‌باشد. بنابراین سند بدین نحو پایان می‌پذیرد که انجام شده در تاریخ ــــ بعد از خواندن (عبارات ـ متن سند) توسط آقای z مستقر در ـــــــــ
منشی سردفتر یا سردفتر معاون[11]که برای این منظور منصوب شده و سوگند یاد کرده امضاهای طرفین سند به این ترتیب اخذ شده در تاریخ ــــ امضا مربوط به آقای A‌، در تاریخ ــــ امضا مربوط به آقای B توسط آقای  Zکه در بالا نام برده شده که در تاریخ ــــ امضا نموده و این سند توسط آقای y سردفتر نامبرده در فوق در سال ــــ(با تمام حروف نوشته شود) تاریخ ـــــ (باتمام حروف نوشته شود) امضا شده است. این اختیارات قابل اعمال توسط سردفتر حقوق بگیر[12] نیست. سردفتران حقوق‌بگیر با توجه به نوع ابلاغ خود، خودشان شخصاً باید رسمیت را به اسناد اعطا نمایند. (انجام این امر توسط منشی یا معاون برای سردفتر حقوق‌بگیر ممکن نیست).
استثنائات با وجود مطالب فوق، وقتی که یکی از طرفین درخواست نمایند سردفتر باید در تمامی مراحل و تشریفات تنظیم سند شخصاً حاضر باشد. علاوه بر این در اجرای ماده 10 قانون وانتوز بعضی اسناد باید توسط خود سردفتر تنظیم شود به شرح زیر:
1ـ اسنادی که نیاز به حضور سردفتر دوم یا دو شاهد باشد مثل وصیت‌نامه رسمی اسناد ظهرنویسی وصیت نامه‌های سری، اسنادی که در بردارنده لغو وصیت باشد، وکالت‌هایی که برای لغو وصیت داده می‌شود، اسنادی که در آنها یکی از طرفین یا هر دو سواد نداشته باشند یا نتوانند امضا کنند. 2 ـ اسناد رضایت به ازدواج و 3 ـ اسناد به رسمیت شناختن فرزند طبیعی و 4ـ اسناد رضایت به فرزندخواندگی و 5ـ اسناد هبه بین زنده‌ها و 6 ـ قراردادهای ازدواج و 7 ـ اسنادی که باعث تغییر یا اصلاح رژیم زناشویی[13] می‌شوند.
 قسمت دو ـ اشکال مختلف اسناد سردفتری
اسناد سردفتری به دو شکل تهیه می‌شوند.«les minutes» (نسخه اصلی) به اسنادی گفته می‌شود که اصل آن به وسیله سردفتر نگهداری می‌شود و les brevets (گواهی‌ها) که اصل سند به ذی‌نفع تقدیم می‌شود "و در نزد سردفتر نگهداری نمی‌شود".
الف ـ minuteslesـ به نسخه اصلی سند سردفتری گفته می‌شود که سردفتر جهت اطمینان از نگهداری نزد خود نگه می‌دارد و رونوشت یا کپی آن را به ذی‌نفع تحویل می‌دهد ـ از نظر واژه شناسی کلمه " minute " بیانگر نوشته‌ای با خط ریز است. این کلمه از این دیدگاه برای رد رونوشت یا کپی‌هایی است که به آنها " grosse " گفته می‌شود. به خاطر اینکه آن کپی‌ها با حروف درشت نوشته می‌شوند (کپی‌هایی که جهت صدور اجرائیه صادر می‌شوند). Grosse گفته می‌شوند این یک اصل است که در ماده 20 قانون وانتوز بیان می‌دارد سردفتران موظف‌اند نسخه اصلی تمامی اسنادی را که تنظیم می‌کنند نزد خود نگه دارند، به جز آنهایی که به موجب قانون می‌تواند به صورت گواهی صادر شوند. این قاعده‌ای بود که بعداً در ماده 13مصوبه 26 نوامبر 1971 نیز آمده است. ابتدائاً تحریر سند به صورت «نسخه اصلی» در تمام اسنادی که در قالب فرم‌های خاصی تنظیم می‌شوند لازم است مثل: وصیت‌نامه‌های عمومی (اوقاف) اسناد لغو وصیت‌نامه و وکالت‌های اعطائی برای لغو وصیت‌نامه که از سیستم الزام حضور سردفتر دوم و یا دو شاهد (هنگام تنظیم سند) تبعیت می‌کنند. شکل تنظیم سند به صورت نگهداری نسخه اصلی "Minute" در قراردادهای ازدواج، هبه‌ها، اسناد رهنی و بعضی از اسناد وکالت لازم است. هم‌چنین برای اسناد تحت ضوابط آگهی‌های غیرمنقول و هم‌چنین هنگامی که بستانکار بخواهد کپی اجرایی از سند دریافت کند نیز تنظیم سند به این شکل لازم است.
ب: گواهیها:
گواهی، سند ساده‌ای است که در دفتر سردفتر نگهداری نمی‌شود. اصل آن به امضا‌کننده یا به کسی که سند به نفع او تنظیم شده، تحویل می‌شود. اسنادی را می‌توان به صورت گواهی تنظیم کرد که قانون این شکل را برای آنها پیش‌بینی کرده باشد از قبیل: ظهرنویسی وصیت‌نامه سری (که به صورت سند ساده یا گواهی انجام می‌شود) اسناد نامبرده شده به وسیله ماده 13 مصوبه 26 نوامبر 1971، گواهی‌های حیات (زندگی)، وکالت‌ها، نوشته‌هایی که برای ثبوت مطلب آشکاری داده می‌شود، مفاصاحساب مربوط به املاک زراعی، اجاره‌ها، حقوق، مستمری‌های مربوط به وظیفه بگیران، به طور خلاصه اسناد ساده را می‌توان به صورت گواهی تحویل نمود. به عبارت دیگر اسناد یک طرفه که در آن فقط یک شخص تعهدی را به عهده می‌گیرد، اسنادی که در آنها شرط فسخ نباشد و اسنادی که موضوع آنها منافع به نفع شخص ثالث نباشد (وکالت‌ها ـ اجاره‌ها و غیره)، ولی تمام اسناد دو طرفه یا چند طرفه باید نسخه اصلی آنها نگهداری شوند (و به صورت " “Minute” نوشته شوند) و هم‌چنین اسنادی که جهت تکمیل اسنادی نوشته می‌شوند که دارای اثر دائمی می‌باشند؛ سند باید در بردارنده این مطلب که سند به صورت گواهی صادرشده، باشد و باید حاوی مهر سردفتر باشد. اشکالی که بر صدور سند به صورت گواهی به این شکل وارد است، این است که نمی‌توان بر آن اساس رونوشت یا کپی صادر نمود. در موارد مفقود شدن سند باید با حضور اشخاصی که در تنظیم سند گم‌شده مشارکت داشته‌اند، سند جدیدی تنظیم نمود. با وجود این محتویات یک سند به صورت گواهی صادرشده می‌تواند در یک سند دیگر که به صورت ثبت شده "Minute" صادر شده، درج گردد، خواه گواهی مذکور ضمیمه سند بعدی شده باشد که در این صورت جزو سند مذکور می‌باشد (مثل وکالت) و خواه اینکه سردفتر تنظیم‌کننده سند به صورت سند امانت آن را ضمیمه نسخه دفترخانه کند، بتواند گواهی دیگری براساس آن صادر نماید که به این امر گزارش براساس سند ثبت شده می‌گویند.
پ ـ همکاری ـ مشارکت
سند سردفتری حتی اگر از مواردی نباشد که تشریفات (حضور سردفتر دوم یا دو شاهد) در آن الزامی است هنگامی که هر یک از طرفین سند درخواست مشارکت سردفتر خود[14] را داشته باشند، می‌تواند با مشارکت دو سردفتر تنظیم شود. مقررات اتاق[15] سردفتر در این‌خصوص پیش بینی می‌کند که هر دو سردفتر حق نگهداری نسخه اصلی سند را دارند و به طور مساوی نسبت به سایر امور سندی که به صورت مشارکت تنظیم‌شده حق اقدام دارند (حق صدور اجرائیه، تهیه رونوشت و غیره). قبلاً در بعضی مناطق رسم بر این بوده که سندی را در دو نسخه اصلی تهیه نمایند. با وجود این تا قبل از حذف حق تمبر از اول ژانویه 2006 بعضی مقررات اتاق سردفتری این نحو عملکرد را که باعث تحمیل هزینه اضافی تمبر می‌شد، نمی‌پذیرفتند. در مواردی که سند در دو نسخه تنظیم می شد بر روی سند ذکر می شد که این سندی است که دو سردفتر نسبت به آن مسؤول تحویل کپی اجرایی و رونوشت و اجرای تشریفات آن هستند. این عملکرد می‌تواند به وسیله یک روش ساده‌تر و عملی تری جایگزین شود. بدین نحو که سردفتر دوم یک کپی از سند تنظیم‌شده را به تاریخ تنظیم آن به همراه نسخه اصلی اسناد(ش) نگهداری کند.
ت ـ اسناد پیرو (دنباله)[16]
اصولاً تنظیم دو سند به‌نحوی‌که یکی دنباله و تابع دیگری باشد در ورقه واحد ممنوع است. با وجود این، این ممنوعیت شامل بعضی اسناد نمی‌باشد؛ مثل اسناد تأییدیه‌ها مراحل مختلف صورت‌برداری از اموال، اسناد اصلاحی، اسناد مختلفی که براساس یک مزایده تنظیم می‌شوند، (ثبت هزینه‌ها، اظهارنامه‌ها، صورت‌جلسه فروش، صورت‌جلسه مزایده، اعلام سفارش‌ها {پیشنهادها} مزایده و غیره) استرداد و مبلغ امانت گذاشته شده. [17]
ث ـ ضمایم ـ ضمیمه اساساً عبارت است از الحاق یک ورقه ـ (مدرک) که به آن در سند اشاره شده به سند سردفتری، مثلاً وکالت این نام به ورقه ضمیمه‌شده داده می‌شود.
ماده 8 مصوبه 26 نوامبر 1971 اشعار می‌دارد که روی اوراق ضمیمه سند باید اینکه این ورقه ضمیمه سند ـــــ می‌باشد ذکر شده و دارای امضای سردفتر باشد و وکالت‌ها ضمیمه اسناد می‌شوند مگر اینکه نسخه اصلی آنها نزد سردفتر تنظیم‌کننده سند به امانت گذاشته شود. در این مورد، در سند ذکر می‌کنند که نسخه اصلی وکالت نزد سردفتر امانت گذاشته شده است. ذکر ضمیمه سند باید به امضای سردفتر برسد.
ماده 36 مقررات ملی : سردفتر را از نگهداری گواهی‌ها، کپی‌های اجرایی، نسخه‌های کپی سند رسمی یا رونوشت، اسنادی که نزد سردفتران دیگر تنظیم شده را منع می‌کند لیکن آنها می‌توانند کپی اسناد وکالت، تفویض وکالت، اجازه نامه، رضایت نامه و اوراق مربوط به احراز هویت و سمت طرفین را نزد خود نگه دارند.
 قسمت سوم: نگهداری نسخه‌های اصلی سند 
 اولین ماده قانون وانتوز بیان می‌داشت که سردفتران باید نسخه اصلی اسنادی را که رسمیت می‌بخشند نزد خود نگه دارند. امروزه این وظیفه از ماده 13مصوبه شماره 941ـ71 مصوب 26 نوامبر 1971 استنتاج می‌شود. سردفتران با دقت زیاد باید در نگهداری نسخه‌های سند مراقبت کنند و از هر گونه فساد و خرابی آنها جلوگیری و پرهیز کنند. اسنادی که به وسیله رایانه تهیه می‌شوند در یک رایانه مرکزی زیر نظر شورای عالی سردفتری نگهداری می‌شوند. در آنچه مربوط به نگهداری نسخه‌های سند و بایگانی‌ها می‌شود باید به قانون 3 ژانویه 1979 و مصوبه 19 دسامبر 1979 در مورد بایگانی‌ها مراجعه کرد. مدت زمان نگهداری سند توسط سردفتر قبل از آنکه آنها را به بایگانی عمومی تحویل دهند یک‌صد سال است. سردفتری که بایگانی سند را گم کند و یا آن را در معرض نابودی و فساد قرار دهد در معرض یک دعوی مسؤولیت قرار می‌گیرد و اگر سردفتر خود آن را از بایگانی بیرون کشیده باشد، ممکن است متحمل مجازات کیفری شود و یا اگر در نگهداری آن غفلت کرده باشد می‌تواند متحمل مجازات تأدیبی شود. یک سردفتر ممکن است به خاطر قرار دادن (رها کردن) نسخه سند در محل اقامت یکی از طرفین «در کنار سایر سهل انگاری‌ها» وادار به استعفای از دفتر شود. در موارد از بین رفتن بایگانی‌ها خصوصاً بر اثر جنگ، آتش سوزی یا سیل سردفتر وظیفه بازسازی اسناد را مطابق قانون 15دسامبر 1923 دارد ـ سردفتر نه تنها وظیفه نگهداری اسناد تنظیمی خود را دارد بلکه وظیفه نگهداری اسناد سردفتران قبلی خود (که او جانشین آنهاست) را دارد.
موارد محرومیت از دسترسی
سردفتران نمی‌توانند از دسترسی به هیچ یک از اسناد دفترخانه محروم شوند به جز در مواردی که به وسیله قانون پیش بینی شده و مطابق حکم دادگاه صرفاً در موارد تعقیب جرم و یا بررسی نوشته. از طرفی، مقامات ذیل حق انتقال و مطالبه اسناد را دارند: دادستان عمومی در مورد جرایم مشهود یا بازرسی‌های قضایی، قاضیِ بازپرس که علاوه بر آن حق بازرسی دقیق دفتر را دارد (در این موارد معمولاً رئیس اتاق سردفتری قاضی بازپرس را همراهی می‌کند) ـ قاضی مالیاتی، بازرسان حسابداری، مأموران ثبت.
راه و روش محرومیت: سردفتر قبل از محروم شدن از سند در موارد فوق باید یک کپی از سند تهیه و امضا نموده (که به آن کپی اضافی گفته می‌شود) که مطابقت آن با اصل توسط رئیس دادگاه مرکز استان محل استقرار سردفتر گواهی و روی آن ذکر شده باشد. این کپی تا زمان بازگشت نسخه اصلی جایگزین آن خواهد بود. تا زمان اصلاح قانون آیین دادرسی مدنی، انتقال اسناد به محل دیگر فقط به موجب آیین دادرسی بسیار پیچیده‌ای بود که به آن «اطلاع توسط قضات محاکم» " compulsoire" گفته می‌شود. مواد 138 تا 141 قانون جدید آیین دادرسی این مقررات را ساده‌سازی نموده است. اگر در جریان رسیدگی قضایی یکی از طرفین بخواهد به سند رسمی استناد کند که خود جزو طرفین آن نبوده است، می‌تواند از قاضی رسیدگی‌کننده تقاضا کند که دستور تحویل یک نسخه رونوشت از سند را بدهد. قاضی با دستور اجرای موقت می‌تواند دستور تحویل سند و یا مدرکی را به صورت اصلی ـ کپی یا رونوشت با شرایط و ضمانت‌هایی که تعیین می‌کند، بدهد. در موارد مشکل قاضی می‌تواند تصمیم خود را پس بگیرد یا اصلاح کند و این تصمیم جدید قابل تجدیدنظر است. ماده 770 قانون آیین دادرسی مدنی جدید اشعار می‌دارد که قاضی که نزد او به سند رسمی استناد شده، تمام قدرت مورد نیاز را جهت جابجایی سند از دفتر و به دست آوردن و تهیه سند یا مدرک مورد استناد به کار می‌گیرد. به هر حال جابجایی سند هیچ وقت به معنی این نیست که نسخه اصلی سند را تحویل طرف یا تحویل شخص ثالث بدهند. در صورت امکان، انجام مورد خواسته در خصوص جابجایی سند صحبت از کپی یا تصویر سند می‌باشد. مسلماً در این زمینه به دکترین حقوقی و یا رویه قضایی باید اولویت داد، ولی اقدامات احتیاطی زیادی باید اتخاذ شود. اگر لازم باشد نسخه اصلی سند به طور موقت از بایگانی دفترخانه خارج شود، سردفتر باید از آن نسخه، کپی اضافی تهیه نماید.
قسمت چهارم: کپی‌های اسناد
سردفتران نسخه اسنادی را که نزد آنها تنظیم شده به اشخاص ذی‌نفع تحویل می‌دهند. برای سردفتران تحویل دادن نسخه به اشخاصی غیر از اشخاص ذی‌نفع، وراث آنها و صاحبان حقوق ممنوع است و مجازات آن تا حد پرداخت جریمه می‌باشد. حق تحویل نسخه اجرایی، نسخه رسمی برابر اصل یا رونوشت با سردفتر دارنده نسخه اصلی می‌باشد و در خصوص مدارک مربوط به سند هم حق سردفتری است که مدارک جهت تنظیم سند به او سپرده شده است. در شرکت‌های مدنی حرفه‌ای سردفتری، هر شریکی می‌تواند نسخه اجرایی یا نسخه برابر با اصل از سند تحویل دهد حتی اگر آن سند به وسیله یکی دیگر از شرکا تنظیم شده باشد. سردفترِ حقوق‌بگیر نیز همین اختیارات را دارد. فقط برای نسخه رسمی (نسخه برابر با اصل) سردفتر می‌تواند به یک یا چند نفر از منشی‌هایش صلاحیت و اختیار بدهد. در این مورد دفتر سردفتری باید در جریان امر باشد و منشی صلاحیت‌دار باید علاوه بر مهر سردفتر، امضای خودش و مهری که حاوی نام و تاریخ دریافت صلاحیتش باشد را بر روی کپی اضافه نماید. این صلاحیت منشی همیشه قابل لغو است.
شکل‌ها ـماده 15مصوبه شماره 941ـ 71 مورخ 26 نوامبر 1971 اشعار می‌دارد که: نسخه‌های اجرایی و رونوشت‌ها باید به نحو خوانا و پاک نشدنی و بر روی اوراقی که دارای ضمانت کافی برای نگهداری باشند، تهیه شوند. این نسخه‌ها باید پاراگراف‌ها و جاهای خالی بین سطور را بر اساس سند رعایت نمایند. هر صفحه از متن باید شماره‌گذاری شود و شماره صفحات باید روی آخرین صفحه ذکر شود. هر برگ باید دارای «پاراف» سردفتر باشد، مگر اینکه تمام برگ‌ها به وسیله‌ای به هم متصل شده باشند که امکان جایگزینی یا اضافه نمودن نداشته باشد و یا امکان بازسازی پاراف یا امضای سردفتر نباشد. امضا و مهر سردفتر روی آخرین برگ گذاشته می‌شود و مطابقت نسخه اجرایی و رونوشت با اصل باید ذکر شود. دنباله متن باید دارای تصریحاتی در خصوص تأیید مطالب تصحیح شده و شماره‌ها و کلمات باطل شده مربوط به صفحات قبل باشد. پاراف‌ها و امضاها باید دست‌نویس باشند. اصولاً سردفتر نمی‌تواند نسخه سندی را که ثبت نشده تحویل دهد. تنها استثناهایی که وجود دارد در خصوص نسخه‌های رسمی وصیت و هبه بین همسران که در حال حیات به واهب تحویل شود و اسنادی که از فرم‌های یکسان اسناد تحت ضوابط آگهی‌های اموال غیرمنقول پیروی می‌کنند، می‌باشد.
الف ـ نسخهاجرائیه:  نسخه اجرائیه، نسخه‌ای است که بر روی فرم‌های اجرایی تهیه می‌شود. این فرم‌ها به وسیله مأمور عمومی که نماینده قدرت عمومی است به کار برده می‌شوند، برای اینکه با نام قدرت پادشاهی اجرای این اسناد سردفتری را امر و تضمین می‌نماید. خاطر نشان می‌شود که قانون شماره 519ـ 76مورخ 15ژوئن 1976 به جای اصطلاح قدیمی «grosse» عبارت «-exécutoire copie» «نسخه اجرائیه» را به کار برده است. موضوع تحویل نسخه اجرائیه در حاشیه نسخه اصلی سند گزارش و به وسیله سردفتر پاراف می‌شود. شکل‌ها، فرم‌ها، شروع و پایان نسخه‌های اجرائیه با همان عبارت و اصطلاحاتی است که در احکام دادگاه‌ها به کار می‌رود.
1‌ـ اجرائیه: نسخه اجرائیه با این عبارت شروع می‌شود؛
جمهوری فرانسه با نام مردم فرانسه
سپس اجرائیه با متن کامل سند و یا رونوشت آن دنبال می‌شود و با عبارات زیر پایان می‌پذیرد.« بدین ترتیب جمهوری فرانسه به تمام مأمورین در این مورد دستور می‌دهد که متن حاضر را اجرا نمایند. به دادستان‌های عمومی و دادستان‌های جمهوری نزد دادگاه‌های استان دستور می‌دهد که به این موضوع رسیدگی نمایند. و به تمام مأمورین قدرت عمومی، که چنانچه این تقاضای قانونی نزد آنها مطرح شد به اجرای آن کمک کنند. با وفاداری متن حاضر بر روی (تعداد برگ‌ها) ... برگ نوشته و با نسخه اصلی مطابقت شده و به وسیله جناب ... سردفتر در شهر ... به عنوان اولین نسخه اجرائیه امضا و مهر و تحویل شده است.» سردفتر پایین نسخه اجرائیه را امضا و ممهور به مهر خود می‌نماید. سردفتر موضوع تحویل نسخه اجرائیه و تاریخ تحویل را به‌طور اختصار روی نسخه اصلی سند یادداشت می‌نماید.
تحویل ـ نتیجه
نسخه اجرائیه سند وقتی تحویل می‌شود که آن سند در بردارنده تعهد به انجام و پرداختی در مقابل یک طرف باشد: در اجاره ؛ اجرائیه برای دریافت اجاره به موجر داده می‌شود. در قرارداد قرض؛ اجرائیه به قرض‌دهنده تحویل می‌شود. در فروش؛ اجرائیه به فروشنده تحویل می‌شود، برای دریافت قیمت قابل پرداخت و یا اقساطی و یا منافع. در موارد ورشکستگی بدهکار در اجرائیه؛ بستانکار نسخه اجرائیه را به مأمور اجرا (تصفیه) برای دستور پرداخت تحویل می‌دهد و عملیات اجرایی بدون نیاز به دریافت حکم دادگاه علیه بدهکار، تعقیب می‌شود. نسخه اجرائیه اعتبار نسخه‌های اصلی سند را دارند و اجرای آنها فقط با دعوی جعل متوقف می‌شود. بعضی از نسخه‌های اجرائیه هستند که روی فرم‌های خاصی تنظیم می‌شود و این امر جهت تسهیل انتقال طلب مربوطه می‌باشد.
ممنوعیت صدور اجرائیه در وجه حامل
ابتدائاً خاطر نشان کنیم که قانون 15ژوئن 1976صدور اجرائیه در وجه حامل را ممنوع کرده است. به این معنا که دارنده بتواند آن را انتقال دهد و یا دارنده اجرائیه طلبکار یا صاحب‌حق در آن شناخته شود. این ممنوعیت به رغم سرعت و نتایج اقتصادی که در وجه حامل بودن اجرائیه و انتقال طلب در بردارد به دلیل سوء استفاده‌های بزرگی که از این طریق ممکن است اتفاق بیفتد، ایجاد شده است.
ظهر‌نویسی
با وجود این قانون 15ژوئن 1976 اجازه جانشینی در بعضی اجرائیه‌های صادره را بدین‌نحو که موضوع اجرائیه با ظهر‌نویسی که صاحب آن را دارنده طلب محسوب می‌دارد، انتقال می‌یابد. این نوع اجرائیه‌ها فقط نسبت به اسنادی می‌تواند صادر شود که در‌بردارنده‌طلبی باشد که به وسیله امتیاز مخصوص غیرمنقول یا رهن غیرمنقول تضمین شده باشد. این نوع اجرائیه مخصوص اسناد ثبت شده می‌باشد (در مقابل اسناد گواهی) و اجرائیه صادره باید در بردارنده مواردی باشد از قبیل (نامگذاری به اسم شخص خاصی صادر شده باشد) تصریح متن قانون، ذکر مبلغ مورد تعهد (بدهی) و شماره ثبت سند. در مورد اسنادی که دارای مطالب قابل بحثی می‌باشند نمی‌توان چنین اجرائیه‌ای صادر نمود. ظهرنویسی اجرائیه باید به وسیله سند سردفتر و روی خود اجرائیه انجام شود و باید در بردارنده موارد مطرح در قانون 15ژوئن 1976 باشد. سردفتر باید موضوع ظهرنویسی را با نامه سفارشی به اطلاع بدهکار و سردفتری که سند اصلی را تنظیم نموده و مؤسسات بانکی و سردفتری مسؤول پرداخت و یا دریافت آن برساند. پرداخت طلب و صرف‌نظر کردن از اجرائیه تابع مقررات و ضوابط دیگری است. باید توجه داشت؛ هنگامی که اجرائیه به نفع مؤسسات بانکی یا مالی و اعتباری که به موجب قانون خاص تاسیس شده‌اند، ظهر نویسی می‌شوند بعضی از مقررات و تشریفات آن حذف می‌شود.
استرداد، نسخه اجرائیه را در اختیار بدهکار قرار دادن ؛
باید توجه داشت که سپردن اختیاری نسخه اجرائیه از طلبکار به بدهکار باعث ایجاد اماره " ابراءِ دین "یا "وفای به عهد" می‌باشد و این اماره از نوع امارات ساده می‌باشد. صدور بیش از یک نسخه اجرائیه نسبت به یک سند سردفتری ممنوع است. در موارد مفقود شدن نسخه اجرائیه، قانون، اجازه صدور نسخه دوم " المثنی " را داده است، ولی تنها در صورتی این امر مجاز است که به نسخه اجرائیه نیاز مطلق وجود داشته باشد و یا با تصمیم دادگاه باشد. تشریفات و مقررات صدور اجرائیه المثنی به وسیله ماده 1439 و یا سایر مقررات قانون آیین‌دادرسی مدنی جدید پیش بینی شده که از این قرار است: درخواست متقاضی و صدور دستور مقام قضایی براساس آن، اخطار به سردفتر و نهایتاً در صورت لزوم تحویل نسخه ثانی اجرائیه. گاهی اوقات نسخه اجرائیه اصلی به وسیله سردفتر جهت تنظیم سند جدید به عنوان نسخه اصلی سند و یا به عنوان ضمیمه نسخه اصلی سندی که دارنده متقاضی تنظیم آن است، نگهداری می‌شود؛ در این صورت، یک نسخه کپی اجرایی از طرف سردفتر تحویل دارنده می‌شود که به آن نسخه المثنی یا اضافی گفته می‌شود. این نسخه حق اجرای بخشی از نسخه اجرائیه را به دارنده آن می‌دهد. این نسخه اجرائیه را نباید با نسخه‌های اجرائیه‌ای از یک سند که به هر یک از طلبکاران با ذکر مبلغ طلب آنها داده می‌شود، اشتباه کرد. مقررات تشریفات تحویل اجرائیه المثنی بیش از این مشخص نشده است، ولی با توجه به ماده 1439 قانون آیین دادرسی جدید تحویل چنین نسخه‌ای پذیرفته شده و عملی است.
ب ـ رونوشت‌ها و نسخه‌های رسمی:
سردفتران بدون هیچ گونه محدودیتی می‌توانند نسخه‌های اسنادی را که نزد آنها تنظیم شده تحویل دهند، به شرط اینکه تحویل‌گیرندگان طرف‌های ذی‌نفع سند باشند. این نسخه‌ها رونوشت یا سواد رسمی سند نامیده می‌شوند به شرط اینکه در بردارنده کامل متن سند باشند. این نسخه‌ها توسط سردفتر امضا شده و غالباً امضاها و ضمایم سند بازسازی شده و موضوع ثبت سند نیز در آن ذکر می‌شود. سردفتر برای تحویل رونوشت سند یا سواد مصدق (رسمی) می‌تواند برای خود جانشین تعیین کند، ولی برای صدور اجرائیه این امر ممکن نیست تحویل رونوشت مستلزم پرداخت هزینه می‌باشد و سردفتر می‌تواند در صورت عدم پرداخت هزینه از تحویل رونوشت خودداری نماید.
پ ـ نسخه‌های خلاصه سند:
خلاصه سند سواد بخشی از سند و یا تلخیص سند می‌باشد که می‌تواند به صورت رونویس با تطبیق کلمه به کلمه یا سواد ناقص از بخش خاصی از سند یا چنانچه در‌بردارنده مفهوم سند باشد، تلخیص آن باشد. مفهوم متن سند نه به کار بردن دقیق اصطلاحات و کلمات متن سند (این شیوه به اندازه کافی خطرناک است و کاربرد آن نادر است) یا به طور هم‌زمان می‌تواند هم رونویس سند و هم تلخیص آن باشد. مقررات عمومی مربوط به تحویل خلاصه سند همان مقررات مربوط به تحویل سواد رسمی سند می‌باشد. بعضی نسخه‌های تلخیص سند که به وسیله قانون پیش بینی شده، عبارتند از: نسخه‌های ساده‌شده مالیاتی، که به‌طور خاص نسخه یکسان‌شده مربوط ثبت و تشریفات اسناد تحت ضوابط آگهی‌های مالی[18] می‌باشد.
ت ـ نسخه‌های برابر اصل شده (مقابله شده)
سواد (فتوکپی) مدرکی است که به سردفتر ارائه شده و سردفتر در پایان آن مطابقت آن را با نسخه اصلی که این فتوکپی از آن گرفته شده به موجب گواهی تأئید می‌نماید. این مدرک برابر اصل شده می‌تواند از یک سند عادی باشد و یا نسخه برداشت‌شده از دفتر ثبت باشد. این تأییدیه که در پایان مدرک مورد نظر انجام می‌شود باید به موجب سند صورت گیرد و باید مانند هر سند رسمی، شرایط قانونی در آن رعایت شود.
ث ـ سواد برای اعلام مالیات املاک:
هنگامی که سند در زمره اسناد مربوط به اراضی و املاک قرار می‌گیرد سردفتر باید نسخه‌های تهیه شده برای ادارات رهنی را تحویل دهد. این نسخه‌ها بر روی اوراق خاصی تهیه می‌شوند که متن آن از اولین صفحه دارای کادربندی می‌باشد. آن را به متن اصلی و متن سمت چپ تقسیم‌بندی می‌نماید و این کادر برای حاشیه نویسی بایگانی اداره رهنی در نظر گرفته شده است. این نسخه می‌تواند با وسایل الکترونیکی تهیه شده و نمونه آن روی پایگاه اینترنتی موجود است. این امور تنها مربوط به اسناد فروش (فروش موقت) یا رهن آنها می‌باشد و گرنه خود سند باید در دو قسمت و مطابق با دستورالعمل‌های مربوط به اسناد رهنی معمولی تنظیم شود. تکنولوژی‌های جدید و اسناد الکترونیکی باعث انجام تشریفات مربوط به انتقال به روشی فوری شده‌اند این سیستم سند از راه دور teleact به وسیله سردفتران و ادارات مربوط به کار گرفته شده است. ضوابط مربوط به پرداخت حقوق دولتی نیز به‌طور هم‌زمان به وسیله انتقال و واریز از راه دور انجام می‌پذیرد.
قسمت پنجم: فهرست رپرتوار
سردفتران باید فهرست تمامی اسنادی را که تنظیم می‌نمایند تهیه و نگهداری نمایند اعم از اسنادی که به صورت نگهداری نسخه اصلی و یا به صورت گواهی تنظیم شده باشد یا اسناد ثبت شده یا نشده. دفاتر فهرست می‌تواند بر روی برگه‌های قابل جابجایی و یا روی رایانه صورت گیرد. صفحات دفتر فهرست باید به وسیله رئیس اتاق سردفتری بازبینی و تأیید شوند مگر اینکه دفتر فهرست به روشی تهیه شده باشد که از هر گونه جایگزینی یا اضافه کردن صفحات جلوگیری نماید. دفاتر فهرست به صورت روز به روز تهیه می‌شوند و دربردارنده تاریخ و ماهیت سند (به صورت ثبت شده یا گواهی) نوع سند (فروش، قرض، گواهی اثبات و غیره) نام، نام خانوادگی، محل اقامت متعاملین، ذکر مال مورد معامله، وضعیت مال مورد معامله، قیمت و ذکر شماره ثبت می‌باشد.
اگر سند دارای تاریخ‌های متعددی است ثبت آن در دفتر فهرست برای آخرین تاریخی است که سردفتر ثبت سند را امضا نموده است و هم‌چنین اگر سند با مشارکت دو سردفتر تنظیم شده باشد و یا توسط جانشین سردفتر تنظیم شده باشد براساس تاریخ آخرین امضا در دفتر رپرتوار ثبت می‌شود. سردفتران موظف‌اند ظرف دو ماه اول هر سال نسخه دوم دفتر فهرست را که به وسیله آنها گواهی شده به دفتر دادگاه مرکز استان محل اقامت خود تحویل دهند. خاطر نشان می‌شود که این قانون بسیار قدیمی هنوز هم یک جریمه100لیور[19] (livre) برای تخلف از انجام این تعهد در نظر گرفته است. فواید کاربرد دفتر فهرست متعدد است؛ جلوگیری از جعل تاریخ اسناد، امکان بازسازی بایگانی‌های از بین رفته، آسان‌‌سازی جستجوی سند و امکان بازرسی ثبت سند.
قسمت ششم : تصدیق امضا
تصدیق امضا عبارت است از تأیید کتبی توسط مأمور صلاحیت‌دار مبنی بر اینکه امضای ذیل یک سند از طرف کسی که آن سند منتسب به او است انجام شده. اسناد سردفتری که در فرانسه و در جزایر وابسته به دولت فرانسه تنظیم می‌شوند و یا در محل‌هایی تنظیم می‌شوند که برحسب عرف داخل دولت فرانسه و بخش‌های وابسته به آن محسوب می‌شوند نیاز به تصدیق امضا ندارند، ولی هنگامی که این اسناد توسط یک مأمور خارجی تهیه می‌شوند باید تصدیق امضا شوند. در نامه‌ای در تاریخ 28 دسامبر 1971 مدیر امور حقوقی وزارت دادگستری خطاب به رئیس شورای عالی سردفتری عنوان می‌دارد که به جای مقررات و تشریفات مختلف تصدیق امضا (رئیس دادگاه استان، وزیر دادگستری، وزیر امور خارجه و یا کنسولگری وزارت خارجه در کشوری که سند باید مورد استفاده قرار گیرد)، امضای ساده وزیر امور خارجه و یا کنسولگری فرانسه در کشوری که سند باید در آن کشور مورد استفاده قرار گیرد، جایگزین شده است. این سیستم در دو مورد قابل اعمال نیست:
1 ـ در روابط با دولت‌هایی که روابط آنها با کشور فرانسه به موجب کنوانسیون‌های بین‌المللی منعقد شده که در بردارنده مقررات ساده‌ای برای تصدیق امضا است یا تشریفات حاشیه‌نویسی را جایگزین آن کرده‌اند.
2 ـ در مواردی که کشور خارجی مقررات ساده‌شده تصدیق امضا را در روابط متقابل نپذیرد.
قسمت هفتم: تشریفات
سردفتر قبل از امضای سند باید مدارکی را از طرفین مطالبه نماید (گواهی ممیزی املاک، اسناد شهرسازی {پروانه ساختمانی} ثبت رهنی و غیره) و مقررات و تشریفات مختلف پیچیده‌ای را مطابق مورد اعمال نماید از قبیل (حق پیش خرید مستأجر یا زارع، حق پیش فروش املاک شهری تقسیم املاک ممیزی). تشریفات و اقدامات دیگری برای سند ثبت شده و امضا شده ضرورت دارد؛ بعضی از این ضوابط و تشریفات از یک طرف از جهت تسویه مالیاتی طرفین نسبت به تعهدات مالیاتی سند مذکور و از طرف دیگر برای اینکه قرارداد منعقده قابل استناد نسبت به اشخاص ثالث باشد لازم است. بدین‌سان است که سند باید برای دریافت حق الثبت متناسب و لازم به اداره ثبت ارائه شود با این ویژگی که بعضی از اسناد توسط خود سردفتر ثبت شده و در بعضی اسناد سردفتر خود مأمور دریافت مالیات لازم بر ارزش افزوده به علت تغییرات در طول ساخت و ساز می‌باشد.
جهت {مطالعه و بررسی } بیشتر این مسائل به حقوق مالیاتی مراجعه شود. ضوابط و مقررات دیگری از جهت اینکه سند قابل استناد در مقابل اشخاص ثالث باشد یا از جهت رعایت تعهدات و الزامات قانونی باید اجرا شود که بدون وارد شدن به جزئیات می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
ضوابطی که قانونگذاری در مورد اراضی مشمول مالیات، اعلام فروش سهام تجاری، و آنچه که مربوط به شرکت‌ها است (تشکیل شرکت، افزایش سرمایه، انحلال، ادغام، تغییر صاحبان سهام و غیره) ثبت، رهن، امتیازات، وثیقه‌ها، اخطار به بدهکاری که بدهی خود را پذیرفته در خصوص توقیف طلب و تمام ضوابط و مقررات ثبت موارد یا انعکاس دفتر ثبت تجاری که در تمام موارد فوق سردفتر مسؤول است که آیا سند تنظیمی منعکس کننده تمام موارد فوق می‌باشد یا نه. ذکر هر یک از این مقررات مستلزم تفصیل و تشریح بیشتری است که جای آن در این مقوله نیست. بحث بیشتر در خصوص این مطالب به رشته‌های حقوق مدنی و تجارت مربوط است.
بخش 4ـ اعمال حرفه سردفتری
بدون تردید سند سردفتری موضوع اصلی حقوق سردفتری را تشکیل می‌دهد و در این زمینه، آموزش سردفتر در تهیه و تدوین سند سردفتری ضروری است، ولی نباید فراموش کرد که نقش سردفتر فقط تحریر سند و یا رسمیت دادن به سند نیست بلکه سردفتر وظایف و مأموریت‌های دیگری را به عهده دارد؛ علی الخصوص وظیفه مشاوره‌دادن به طرفین سند. این نقش سردفتر به طور وسیع توسعه پیدا کرده است. این نقش پاسخگوی یکی از نیازهای جامعه است که مربوط به حقوق خانواده، حقوق شرکت‌ها، حقوق اموال غیرمنقول و مدیریت ترکه می‌باشد.
قسمت (1): نقش سردفتر در تهیه سند
اسناد سپرده (امانت) ـ سردفتر در تحریر اسناد کم و بیش دخالت دارد. هنگامی که سردفتر سندی را به صورت امانت دریافت می‌کند تا جهت اطمینان از نگهداری آنها، در ردیف اسناد و مدارک دیگر در بایگانی دفتر نگه دارد و بتواند نسخه برابر اصل از آنها تحویل دهد و یا قراردادهای عادی را نگه می‌دارد؛ در نگاه اول، نقش سردفتر در تحریر این گونه اسناد به ندرت مهم به نظر می‌رسد. با وجود این، سردفتر در این گونه موارد کاملاً منفعل هم نیست، گاهی دادگاه‌ها به خاطر اینکه سردفتران شفافیت و اخلاقی بودن اسناد سپرده شده را بررسی ننموده‌اند آنها را مجازات کرده‌اند. به این دلیل است که حقوق دریافتی سردفتر (حق التحریر) در مورد امانت گرفتن یک سند عادی با تحریر مستقیم یک قرارداد رسمی مشابه می‌باشد. وقتی که عمل امانت گذاشتن یک سند با شناخت و آگاهی کامل و گواهی و تأیید امضاکنندگان نزد سردفتر انجام می‌شود یک قدم بزرگ برداشته شده است. در حقیقت در این مورد سند عادی تبدیل به یک سند رسمی واقعی می‌شود. نگهداری مدارک زیر به منظور امانت و یا ضمایم اسناد برای سردفتران ممنوع است: گواهی‌ها، نسخه‌های اجرایی، نسخه‌های رسمی یا رونوشت‌ها، اسنادی که نزد سایر مأمورین عمومی دولت فرانسه تنظیم شده، به استثنای وکالت‌ها و تفویض وکالت‌ها و مدارک مربوط به سمت طرفین سند و مدارکی که تحویل آنها جهت گواهی مالکیت و یا انتقال ضروری است.
اعلانات طرفین
سردفتر می‌تواند اسنادی تنظیم کند که در بردارنده اعلاناتی باشد که صحت انتساب آن به اعلام‌کننده محرز باشد. از آن جمله است به عنوان مثال اسناد...... شهادت‌نامه‌های واقعی، وصیت‌نامه‌های رسمی، لیست‌ها یا سیاهه‌ها و صورت‌جلسات به رسمیت شناختن اطفال طبیعی. وقتی طرفین تمایل داشته باشند سردفتر ظاهراً براساس همان دیکته و متنی که آنها اعلام کرده‌اند سند را تنظیم می‌کند. در واقع، بعضی مواقع است که سردفتر خود سند را تهیه می‌کند و در هر دو صورت سردفتر باید حداقل در محدوده‌ای که می‌تواند اطلاع داشته باشد و محتوی سند را در تنظیم صورت‌جلسه‌ها بررسی نماید. سردفتر اعلانات طرفین را به منظور حفظ حقوق آنان در برابر اشخاص ثالث گزارش می‌کند {صورت‌جلسه حضور، صورت‌جلسه اعتراض (پروتست)} . سردفتر هم‌چنین تحریر ترکه و تهیه لیست ترکه را انجام می‌دهد. در چنین مواردی سردفتر از امتیازات مشابه یک قاضی بهره‌مند است و می‌تواند فقدان چیزی را اعلام کند و یا استماع سوگند نماید.
تأییدیه‌ها ـ گواهی‌ها
در موارد دیگری سردفتر با توجه به اختیارات خاص خود و پس از بررسی کامل موارد مربوطه، وجود یک عمل یا واقعه حقوقی را تأیید و گواهی می‌نماید { " تامین دلیل " در نظام قضایی ما }. سردفتر این کار را به تنهایی انجام و از این جهت هم نقش او بیشتر به نقش قاضی در موقعیت‌های قضایی نزدیک است، این اسناد گواهی‌های انتقال هستند.
(گواهی قدیمی مربوط به اموال) که برای انتقال اموال غیرمنقول، حساب‌های سپرده به ویژه در صندوق‌های پس انداز (به ورثه) کاربرد دارند، گواهی‌های اموال بعد از مرگ در خصوص ترکه غیرمنقول از نقطه نظر مالیه عمومی (حقوق مالیاتی) مهم می‌باشند. این گواهی‌ها عموماً مطابق نمونه زیر صادر می‌شوند:
اینجانب امضاکننده زیر" x " سردفتر شهر... با اطلاع از فوت (یا واقعه دیگر) و مشاهده... (ذکر اسناد و مدارکی که سردفتر آنها را گواهی می‌کند) گواهی و تأیید می‌نمایم که... فلان اموال... مربوط به آقای(متوفی) می‌باشد. قانون به این گواهی اعتبار فوق‌العاده‌ای می‌دهد، در حدی که این گواهی‌ها باید براساس نظر نهایی سردفتر اجرا شوند.
قراردادها
مهم‌ترین گروه از بین اعمال حرفه‌ای سردفتران قراردادها است که عبارتند از: قراردادهای دو طرفه به این معنی که برای هر دو طرف قرارداد تعهداتی ایجاد می‌نمایند مثل (فروش‌ها، اجاره‌ها، قراردادهای ازدواج و ...) یا قراردادهای یک طرفه که شامل تعهد فقط برای یکی از طرفین قرارداد می‌باشد (تأیید یا اعتراف به بدهی، انجام ضمانت، بخشش‌ها) این اسناد به وسیله خود سردفتر نوشته می‌شوند و درخواست صریح اشخاص به وسیله نویسنده روشن می‌شود {قالب قانونی می‌گیرد} به وسیله عبارت
«dont - acte» که پایان بخش اسناد است سردفتر تأیید می‌کند که تمام محتوی سند واقعی و او آن را تأیید و براساس آن سند به اشخاص تحویل شده است.
مأموریت‌های قضایی
اسناد دیگری که به وسیله سردفتر تنظیم می‌شوند اسنادی هستند که براساس مأموریت و فرمان دادگاه انجام می‌گیرد. بر این اساس سردفتر به وسیله دادگاه مسؤولیت پیدا می‌کند که طرحی ارائه دهد. این طرح به عنوان مثال اسناد مناقصه‌ای هستند که خود سردفتر بدون دخالت اشخاص (طرفین سند) تهیه می‌نماید. سردفتر طرح مشروح و عامی تهیه می‌نماید که منتهی به نتایج و وظایفی می‌گردد. این طرح‌ها در درجه اول اعتبارشان را فقط از توافق اشخاصی که در حقوق خود صاحب اختیار و اولویت می‌باشند، می‌گیرند و در درجه دوم به وسیله تصدیق و تأیید دادگاه، در مزایده‌های قضایی سردفتر تنها با نمایندگی که از دادگاه دریافت می‌کند مال موضوع مزایده را به برنده مزایده انتقال می‌دهد.
اسناد ناقص    
تکلیف اسنادی که ضوابط و تشریفات لازم و اضافی را جهت اعتبار بخشیدن به عنوان سند رسمی در آنها رعایت نشده، چیست؟ به این اسناد، اسناد ناقص می‌گویند. خواه به خاطر عدم وجود امضای یکی از طرفین یا سردفتر یا شهود باشد و خواه به خاطر عدم صلاحیت و شایستگی سردفتر باشد. به جز در مورد اسناد تشریفاتی، که شکل و تشریفات شرط اعتبار آن است، این چنین سندی قابلیت اعتبار به عنوان سند عادی یا به عنوان شروع دلیل کتبی (دلیل کمکی) را دارد.
قسمت 2: سردفتر مشاور و سازش‌دهنده
وظیفه سردفتر تنها تضمین رعایت مقررات در مورد اسنادی که تنظیم می‌کند، نیست. همان‌طور که قبلاً در تفسیری از قانون وانتوز توسط قاضی مشاور به نام رئال "Real" بیان شده:  " سردفتران هم‌چنین مأموریت دارند که مشتریانشان را از نتایج و تعهدات قراردادهایی که منعقد می سازند، مطلع نمایند ". نظر دادگاه‌ها هم‌چنین بر این بوده که سردفتر باید بر حسن تأثیر و نتایج اسناد تنظیمی نظارت نماید. بدین‌سان است که سردفتر مسؤول خساراتی که به خریدار یک زمین غیرقابل ساخت و ساز وارد شده، شناخته شد. زیرا سردفتر در آگاه کردن خریدار به مشکلاتی که می‌تواند از یک اجازه ساخت و ساز قدیمی (مهلت منقضی) ناشی شود، کوتاهی کرده بود (حکمی که در پرونده‌ای صادر شده). حتی اگر مشتری خود اهل خبره باشد و یا به وسیله یک شخص حرفه‌ای دیگر راهنمایی و همراهی شود باز هم در این حالت نیز سردفتر وظیفه مشاوره و راهنمایی دارد. بنابر این وظیفه مشاوره به عنوان یک وظیفه مطلق و نه نسبی برای سردفتر در نظر گرفته شده است. همان‌طور که قبلاً نیز به همین شکل پذیرفته شده و این امر ناشی از یک رویه قضایی قطعی است (شماره آراء صادره و مرجع و سال صدور رأی ذکر شده است). بنابراین سردفتر باید نماینده بانک را از خطرات ابطال ضمانت‌نامه آگاه نماید (شماره رأی صادره) و یا خریدار ساختمان را از ایرادهای پایان کار ساختمانی مطلع نماید. سردفتر هم‌چنین باید بررسی نماید که مقررات شهرسازی در تضاد با آنچه که خریدار قصد انجام آن را در ملک خریداری شده دارد، نباشد ولو اینکه خریدار یک شخص حرفه‌ای در اموال غیرمنقول باشد. سردفتر باید بر تعادل سهام شرکا بین همسران مطلقه نظارت نماید { موارد فوق مستند آراء صادره از مراجع قضایی است که از ذکر شماره و مرجع صادرکننده رأی جهت رعایت اختصار خودداری شده است }. با در نظر گرفتن این رویه قضایی سردفتر باید دلیل و نشانه مشاوره‌هایی را که انجام داده با اخذ امضا از مشتری ذیل برگه رسید مشاوره نگه‌دارد. بنابراین سردفتر که قانون به خاطر نفع عمومی امنیت قضایی به او مأموریت داده که موجبات دسترسی اشخاص به اهدافشان را فراهم نماید، موظف است سندی معتبر تهیه نماید که فقط دربردارنده قراردادهای قانونی بوده و فقط نتایجی را ایجاد نماید که طرفین از آن انتظار دارند.
مشورت وکیل مشاور
برای انجام این عمل، سردفتر باید مشاوره مخصوصی (منحصر به فرد) بدهد که نه تنها از نظر قضایی و حقوقی دارای اعتبار و ارزش باشد بلکه برای طرفین مناسب‌ترین و مفید‌ترین باشد. سردفتر باید طرفین را از ماهیت قراردادهایی که اشخاص تقاضای تنظیم و رسمیت آن را دارند، آگاه و روشن نماید. آن قراردادها را برای آنها توضیح دهد و آنها را از نتایج قابل پیش بینی قراردادها آگاه سازد. اغلب طرفین سند دارای یک درک بسیار ابتدایی از آنچه که قصد تحقق آن را در سند رسمی دارند، می‌باشند. سردفتر به وجود آورنده قرارداد است. وانگهی او باید مناسب‌ترین راه را از جهت مالیاتی و از جهت هزینه‌ها برای تحقق مؤثرترین و اقتصادی‌ترین نتیجه اتخاذ نماید. با وجود این، سردفتر نباید مانع تصمیم‌گیری طرفین سند شود. در غیر این صورت، او مسؤول عواقب و نتایج راه حل ارائه شده می‌باشد (استناد به آراء دادگاه‌ها). بدین‌سان دادگاه تجدید‌نظر استان "تولوز" حکم داد که پس از توضیحات ارائه شده توسط سردفتر، مشتری خود مسؤول و تصمیم‌گیرنده می‌باشد.
قسمت 3: سایر مأموریت‌های سردفتر
به جز مأموریت رسمیت‌دهنده به اسناد و مشاوره، سردفتر دارای مأموریت‌های دیگری است که یا به وسیله دادگاه‌ها (رویه قضایی) به او اعطا شده و یا توسط مشتریانش؛    
الف ـ مأموریت‌های اعطایی توسط دادگاه‌ها؛
جدای از تقسیم ارث و مناقصه و مزایده‌های قضایی، سردفتر می‌تواند خود را در جایگاهی ببیند که بعضی مأموریت‌ها توسط قاضی به او محول شود.
قبل از اصلاح قانون مربوط به غایبین (در سال 1977) سردفتر باید به عنوان نماینده فرضی غایب در تحریر ترکه، حساب‌ها، سهام و تصفیه تعیین می‌شد.
ماده 113جدید قانون مدنی تعیین هر یک از والدین، نزدیکان و دیگر اشخاص را پیش‌بینی می‌نماید. بنابراین { در وضعیت جدید } سردفتر را می‌توان به عنوان نماینده غایب تعیین کرد اما نه به طور انحصاری. در چارچوب تشریفات مربوط به طلاق، قاضی می‌تواند یک سردفتر را مسؤول تهیه و تدوین طرح تسویه رژیم مالی و تفکیک اموال جهت تقسیم نماید. سردفتر هم‌چنین می‌تواند قیم یا امین اموال شخص کبیری باشد که تحت حمایت دولت است.
ب ـ مأموریت‌هایی که توسط مشتریان به سردفتر داده می‌شود؛ به عنوان مشاور مشتری، خیلی طبیعی است که سردفتر در زمینه قضایی و حتی خارج از تحریر سند سردفتری خدماتی به مشتریانش ارائه دهد. بدین‌سان است که بنابر درخواست مشتری، سردفتر می‌تواند برای مشتری، سرمایه پیدا کند {پول جهت سرمایه‌گذاری در قالب قرض} یا برعکس برای سرمایه مشتری محل سرمایه‌گذاری پیدا کند.
در این جا مناسب است یادآوری کنیم که این فعالیت سردفتر به طور جدی قانونمند و تحت مقررات خاصی قرار دارد از قبیل (ممنوعیت قرض دادن پول براساس اسناد عادی، ممنوعیت دریافت سرمایه «پول» بدون مشخص کردن دقیق محل سرمایه‌گذار آن. زیرا در آن صورت، محل آن به میل سردفتر خواهد بود {مشمول ممنوعیت است}، ممنوعیت وساطت در مورد قرض‌هایی که فاقد ضمانت واقعی باشند). سردفتر اکیداً نمی‌تواند در مورد قرض‌های تنزیلی با توجه به شرایط مندرج در قانون 28 دسامبر 1966 اقدام نماید. سردفتر می‌تواند به اتحادیه مالی سردفتری برای پیدا کردن اشخاص قرض‌دهنده یا قرض‌گیرنده متوسل شود. این سازمان «اتحادیه مالی سردفتری» هم‌چنین در زمینه‌های سرمایه‌گذاری و اداره اموال مشاوره می‌دهد. سردفتر می‌تواند در خصوص فروش اموال غیرمنقول و یا سهام تجاری مشتریانش اقدام به وساطت نماید. در این زمینه سردفتر باید قواعد اخلاق حرفه‌ای و به‌ویژه قواعدی که در کتاب زمینه مقررات ملی تصریح شده را رعایت نماید. در این خصوص، سردفتر باید یک وکالت مکتوب که نحوه محاسبه حق‌الزحمه در آن تصریح شده را به امضا برساند. سردفتران می‌توانند برای بهره‌برداری از خدمات مؤثرتر و استفاده مشترک از زمینه‌های مختلف باهم متحد شوند. این اتحاد نمی‌تواند در تقابل مستقیم با مشتریان قرار گیرد. در خصوص اعلام فروش اموال باید قواعد ماده 27 مقررات ملی مورد توجه قرارگیرد تا اندازه‌ای که این مقررات رعایت شده باشند. سردفتر در خصوص متخصصین امور ساختمانی نمی‌تواند مظنون به اعمال مبالغ غیرعادلانه و غیرقانونی شود. اگر سردفتر به عنوان یک فعالیت فرعی و جانبی بتواند یک فعالیت ماهیتاً تجاری مثل مدیریت اموال غیرمنقول را انجام دهد، قانوناً نمی‌تواند این فعالیت را واگذار کند. سردفتر هم‌چنین به درخواست مشتریانش می‌تواند در تصویب تراز مالی و انجام امور مربوط به شرکت‌ها دخالت نماید (از جمله تشکیل شرکت و انعقاد معاهدات چند جانبه) هنگام اجرای مقررات مربوط به ارث (تقسیم ترکه). با اینکه این امر مربوط به سندنویسی به معنای خاص نمی‌باشد، ولی سردفتر اظهارنامه مالیات بر ارث را تنظیم و به جای ورثه (به عنوان واسطه) نسبت به پرداخت مالیات بر ارث اقدام می‌نماید. حتی گاهی سردفتر اظهارنامه مالیات بر درآمد را براساس درآمد مشتریانش تنظیم می‌نماید و هم‌چنین اظهارنامه‌های مورد نیاز مربوط به ترکه و پرداخت مالیات اموال. به طور خلاصه، سردفتر به خصوص در مناطق روستایی تمام خدمات حقوقی مشتریانش را به جز طرح دعوی و شکایت تأمین می‌نماید.

[1] . سردفتر دفتر اسناد رسمی 54 شیراز.
[2] . یادآور می‌شود مقدمه و فصل اول کتاب مذکور در شماره‌های 63 و 65 و 67 توسط آقای بهمن رازانی و فصل دوم آن توسط آقای علیرضا سلطانی در شماره 85 ماهنامه «کانون» ترجمه و چاپ شده است. گفتنی است برخی شماره‌گذاری‌ها و اصطلاحات منطبق با متن اصلی کتاب بوده که مترجم محترم بر حسب آن عیناً آورده است.
[3]. Jean ـ françois pillebout & Jean yaigre.
[4] . توضیح ماهنامه «کانون»: بهتر است اصطلاح «l’acte Notarie» را به معنای سندی که نزد سردفتر تنظیم می‌شود در اینجا همان «سند رسمی» ترجمه کرد.
[5] . از آنجا که این قانون در ماه وانتوز (یکی از ماه‌ها در تقویم سنتی فرانسه) به تصویب رسیده، به قانون وانتوز معروف است.
[6]. fonctionnaire.
[7]. مترجم: بعضی اسناد غیرمنقول هستند که هنگام ثبت و یا نقل و انتقال برای حفظ حقوق اشخاص ثالث باید آگهی شود، به این نوع اسناد اصطلاحاً «اسناد تحت ضوابط آگهی‌های غیرمنقول» می‌گویند.
[8] . مترجم: منظور، استفاده از عبارات مذهبی خاصی است که سردفتر هنگام تنظیم سند از آن تبعیت می‌کند.
[9] . مترجم: منظور کسی است که بتواند با اشاره، مطالب را به شخص لال بفهماند. (معتمد)
[10] . در حقوق سردفتری فرانسه کارمندان دفترخانه نیز با شرایط و طی مراحل و با ادای سوگند انتخاب می‌شوند و به تدریج صلاحیت (کاری) آنان افزایش می‌یابد.
[11] . یکی از انواع و مراحل سردفتری که در فصل 2 توضیح داده شد.
[12] . سردفتر حقوق‌بگیر یکی از مراحل و انواع سردفتری است.
[13] . در مورد انواع رژیم‌های زناشویی قبلاً در فصل 2 (شماره 85 همین ماهنامه) مطالبی بیان شده است.
[14] . مترجم: منظور سردفتر مورد اعتماد خود می‌باشد.
[15] . مترجم: در نظام حقوقی فرانسه، اتاق سردفتری وجود دارد که دارای مقرراتی است و شاید مانند اتاق بازرگانی ایران از مقررات خاص صنفی و غیر آن تبعیت می‌کند.
[16] . توضیح ماهنامه «کانون»: شاید بهتر باشد از واژه منضمات یا حتی اسناد متمم به جای اسناد پیرو (دنباله) استفاده کرد.
[17] . مترجم: در حقوق سردفتری ایران موارد فوق (برخی امور شبه قضایی) جزو کارهای معمول دفتر اسناد رسمی نمی‌باشد.
[18] . مترجم: منظور همان ضوابط آگهی‌های اموال غیرمنقول است.
[19] . واحد قدیمی پول فرانسه.