کانون سردفتران و دفتریاران

يكشنبه, 01 بهمن 1396

 

آدرس كانال ما در تلگرام
@notary_ir

صفحه ما در اينستاگرام
notary.ir

صفحه ما در سايت آپارات

رابطه ادارات ثبت اسناد و املاک با دفاتر اسناد رسمی تعامل نه تقابل

محمد عظیمیان[1]
اهمیت ثبت اسناد و لزوم ثبت معاملات بر کسی پوشیده نیست. صرف نظر از امتیازات "لازم الاجرا بودن" و "غیرقابل تردید و انکار تلقی شدن" اسناد رسمی که مورد استفاده دارنده آن است، ثبات امنیت مالی و اقتصادی، کاهش هزینه های قضایی، جلوگیری از تداخل حقوق اشخاص، حفظ حقوق سرزمینی، و شاید تحصیل حقوق دولتی، می تواند از دلایل ضرورت ثبت اسناد از منظر حاکمیت باشد.
سابقه تشخیص ضرورت و تأکید بر آن را در دوره نوین قانونگذاری، می توان در قانون ثبت اسناد مصوب 12 جمادی الاول 1329 هجری قمری مطابق 21 اردیبهشت 1290 هجری شمسی مشاهده نمود.[2] مطابق این قانون گروهی از مستخدمین دولت و کارمندان اداره ثبت، وظیفه ثبت اسناد را عهده دار گردیدند که از آنها به عنوان "مباشرین ثبت" نام برده شده است.
تغییر عناوین کسانی که در تنظیم و ثبت اسناد دخالت داشته اند (مباشرین ثبت، مسئولین دفاتر، صاحبین دفاتر، سردفتران) و همچنین اصلاحات مکرر مقررات ثبتی، نشان دهنده اهمیت ثبت رسمی اسناد و عزم جدی قانونگذار در ترغیب اشخاص به این مهم می باشد تا جایی که ضمن اجباری نمودن ثبت برخی اسناد، در سال 1351 با تصویب "قانون تبدیل اداره کل ثبت اسناد و املاک به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور"[3] مبادرت به توسعه سازمانی متولی امر ثبت اسناد نمود تا متعاقب آن با تأسیس "معاونت اسناد" ]که از معاونت های بسیار مهم سازمانی محسوب و به همراه معاونت املاک هدف غایی تأسیس سازمان را تشکیل می دهد[ امر نظارت بر تنظیم و ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی از طریق اداره کل امور اسناد و سردفتران و نظارت بر سایر بخش ها (طبق شرح وظایف مصوب) از طریق سایر مبادی عملی گردد.
از طرف دیگر مطابق ماده یک قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 25/4/1354 "دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است"، اختصاص صلاحیت تنظیم و ثبت اسناد رسمی به دفاتر اسناد رسمی و جایگزینی بخش خصوصی (دفاتر اسناد رسمی) به جای بخش دولتی (مباشرین ثبت) از اقدامات مهم و در خور توجه قانونگذار و حاکمیت بوده که ضمن ایجاد اشتغال برای متقاضیان سردفتری، بدون پرداخت هیچ گونه هزینه ای، به بهترین وجه، خصوصی سازی را در بخش ثبت اسناد محقق نموده است. البته دفاتر اسناد رسمی نیز ضمن پاسخ شایسته به اعتماد دولت، بدون تحمیل بار مالی، به عنوان یکی از موفق ترین نهادهای بخش خصوصی امر خطیر تنظیم و ثبت اسناد را به صورتی مطلوب انجام داده اند که سابقه آن بر کسی پوشیده نیست.
با توجه به موارد مذکور، جایگاه هر یک از دو نهاد "سازمان ثبت اسناد و املاک کشور" و "دفاتر اسناد رسمی" در تنظیم و ثبت اسناد رسمی قابل تأمل و تأثیر هر یک در این خصوص غیرقابل انکار است، به عبارت دیگر تأمین امنیت اجتماعی، اقتصادی و... در سطح کلان که از عمده ترین دلایل تنظیم و ثبت اسناد به صورت رسمی است جز با تعامل و همکاری و همفکری این دو مرجع میسر نخواهد گردید. بدون تردید در سایه چنین تعاملی با واگذاردن اغراض بعضاً شخصی و نصب العین قرار دادن هدف مشترک (رسمیت دادن به اسناد اشخاص) ضمن حفظ حقوق شهروندی از حقوق سازمان و دفاتر نیز صیانت خواهد گردید.
بدین ترتیب ادارات محترم ثبت اسناد و املاک با قبول غیر دولتی بودن دفاتر اسناد رسمی و دفاتر اسناد رسمی با پذیرش وابسته بودن به قوه قضاییه، علاوه بر رعایت حقوق و تکالیف ناشی از این امر، با فصل الخطاب قرار دادن قانون، از تحمیل هرگونه تکلیف زاید و غیرضرور و بی مهری نسبت به یکدیگر خودداری تا رسالت مشترک طرفین (ثبت رسمی اسناد) به نحو احسن در محیطی سرشار از تفاهم و تعامل محقق گردد. ان شاءا...
در این مقاله مصادیقی از نقایص موجود که به نظر می آید با ملاحظه مسئولین محترم سازمان ثبت اسناد و املاک و مدیران دلسوز ادارات و نواحی مربوطه، قابل رفع می باشد، متذکر گردیده است. امیدواریم با تدبیر مناسب مسئولین امر و درایت جامعه سردفتری، بیش از پیش شاهد اعتبار روزافزون اسناد رسمی و نتیجتاً اعتلای جایگاه سازمان و شأن سردفتران باشیم.

1 ـ حمایت معنوی سردفتران [4]
صرف نظر از اهمیت شایان موضوع ثبت اسناد رسمی که انجام آن در صلاحیت اختصاصی دفاتر اسناد رسمی می باشد، اصولاً به لحاظ هم خانواده بودن دفاتر و سازمان ثبت اسناد و املاک و تعلق هر دو نهاد به قوه قضائیه [5] ثمره هرگونه ارج نهادن به کار بزرگ سردفتران متوجه سازمان دستگاه قضایی و نهایتاً حاکمیت خواهد گردید. به منظور نیل به این هدف، رعایت شئون سردفتری و احترام سردفتران در مکاتبات، خطابات، ابلاغیه ها و مصاحبه ها و ... توسط مدیران محترم ثبت ضروری است. متأسفانه در مکاتبات برخی از واحدهای ثبتی با دفاتر اسناد رسمی سردفتر به نحو آمرانه ای مورد عتاب و خطاب قرار می گیرد که این نوع برخورد می تواند دلیلی بر بی اعتمادی به سردفتر یا احیاناً کارمند تلقی کردن وی، به لحاظ وابستگی دفترخانه به وزارت دادگستری (قوه قضائیه ، سازمان ثبت اسناد و املاک) باشد که در هر دو صورت آزار دهنده است.
ممکن است در صنف سردفتران نیز مثل سایر صنوف، متخلفی با اقدامات خلاف قانون خویش، باعث وهن دفاتر گردد که در این صورت تعمیم آن به دفاتر سخت کوشی که با سابقه معتنابهی و در عین نیاز مبرم مالی، کوچک ترین تخطی از ضوابط و مقررات را با تحصیل بالاترین ارقام ریالی معاوضه نمی کنند، ناعادلانه و بی انصافی است، مضافاً اینکه برخورد قاطع با متخلفین احتمالی خواسته مؤکد صنف و از وظایف سازمان محترم ثبت اسناد و املاک می باشد.
فراموش نکنیم که سردفتری از مناصب و اقدام سردفتر، عمل حکومتی است، ضمناً به دلیل انتصاب سردفتر توسط بالاترین مقام قضایی کشور (قبل از انقلاب وزیر دادگستری و پس از انقلاب ریاست محترم قوه قضائیه که البته در حال حاضر اختیارات خود را در این خصوص به ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک تفویض نموده اند) می باید در موارد مذکور محتاط تر عمل نمود.[6]

2 ـ ضابطه مند نمودن درخواست رونوشت از اسناد تنظیم شده
مطابق بند 35 مجموعه بخشنامه های ثبتی "دادن فتوکپی به جای رونوشت از اسنادی که اداره ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می نمایند یا سردفتر مکلف به ارسال است، مشروط بر اینکه فتوکپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر به خارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه با متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضاء و مهر شود بلا اشکال است" وفق این بند از مجموعه بخشنامه های ثبتی، اول اینکه ادارات ثبت و دوایر دولتی "بدون مجوز" حق مطالبه رونوشت یا فتوکپی مصدق اسناد را ندارند.
دوم اینکه در صورت وجود مجوز، عدم پذیرش فتوکپی مصدق اسناد و الزام دفاتر به تهیه و ارسال رونوشت آنها، با اختیار مندرج در ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و بند 31 مجموعه بخشنامه های ثبتی در تضاد می باشد". [7] سوم اینکه درخواست رونوشت اسناد مستلزم پرداخت حق الثبت و حق التحریر و مطالبه فتوکپی تصدیق شده، مستلزم تأدیه حق التحریر متعلقه است.[8] و [9]
بنابراین به لحاظ محترم بودن عمل مؤمن و به منظور رعایت حقوق دفاتر، ادارات محترم ثبت، صرفاً در مواقع لزوم، با ارشاد مراجعین به دفاتر اسناد رسمی مربوطه جهت پرداخت هزینه های قانونی، به دلیل سهولت تهیه و ارسال تصویر مصدق اسناد، فتوکپی ارسالی را مورد قبول قرار دهند.

3 ـ قبول فتوکپی سند مالکیت برای اخذ پاسخ استعلام
مراقبت و حفاظت از اسنادی که برای ثبت، به دفاتر سپرده می شود، از مسئولیت های خطیر سردفتری است و سند مالکیت بدون اغراق، مهم ترین سندی است که در صورت سپرده شدن به دفاتر، نیازمند مراقبت مضاعف می باشد. از تاریخ تصویب بند 31 مجموعه بخشنامه های ثبتی (اصلاح بند 14 بخشنامه های قبل از سال 1349) تا سال 1386 که در اجرای بخشنامه شماره 68552/101 ـ 1/11/84 تحویل استعلام ثبت و اخذ پاسخ آن به عهده مأمورین دفاتر اسناد رسمی محول گردید، [10] به دلیل سنگین بودن تعهد نگهداری اسناد مالکیت اشخاص، دفاتر اسناد رسمی با احتراز از قبول این مسئولیت، وظیفه مراجعه به ادارات ثبت را به شخص مالک (که بدون شک دلسوزترین اشخاص در مراقبت از مدارک خود می باشد) محول نموده و ادارات محترم ثبت نیز ظاهراً با قبول این واقعیت، مبادرت به تهیه و تحویل پاسخ استعلامات به دفاتر می نمودند.
صرف نظر از محدود بودن دامنه مشمول بند 31 مجموعه بخشنامه های ثبتی
  1. ارسال استعلامیه ها توسط مأمورین دفاتر اسناد رسمی و نه کارکنان دفاتر اسناد رسمی و اخذ پاسخ آن توسط هر کسی که از طرف دفترخانه معرفی نامه داشته باشد،
  2. تکلیف ارائه معرفی نامه برای اخذ پاسخ استعلام اختصاص به تهران و مراکز استان دارد
  3. به نظر می رسد این بخشنامه صرفاً ناظر به املاک واقع در حوزه ثبتی محل دفترخانه می باشد [11]
به منظور جلوگیری از هرگونه آسیب احتمالی به اسناد مالکیت اشخاص، کانون محترم سردفتران و دفتریاران با ارجاع موضوع به اداره کل محترم ثبت اسناد و املاک استان تهران، درخواست پذیرش فتوکپی مصدق سند مالکیت مراجعین توسط ادارات محترم ثبت را جهت ارائه پاسخ استعلام نمود که مدیر کل محترم ثبت ضمن اجابت خواسته کانون با صدور بخشنامه شماره 25619/101 ـ 20/4/85 پذیرش آن را بلامانع اعلام نمودند. لکن متأسفانه برخی از نواحی و مناطق ثبتی کما فی السابق رؤیت اصل سند مالکیت را ضروری می دانند، بعضی از مناطق ثبتی از پذیرش فتوکپی مصدق سند مالکیت امتناع نموده و نهایتاً مناطقی تحویل پاسخ استعلام را منوط به ارائه اصل و فتوکپی مصدق سند مالکیت می نمایند.
این تشتت و اعمال سلائق، ضمن اینکه باعث اعتراض مراجعین به دفاتر اسناد رسمی می گردد بخشنامه قانونی صادره را بی اثر می نماید، بنابراین جهت اجرای تصمیم مدیریت محترم ثبت کل استان تهران و حفظ حقوق اشخاص و همچنین جلوگیری از تحمیل عواقب ناشی از سرقت، مفقود شدن و آسیب دیدن احتمالی اسناد بر سردفتر، ادارات محترم ثبت اسناد و املاک به صورت یکپارچه فتوکپی مصدق اسناد مالکیت را ملاک اخذ و تحویل پاسخ استعلامات ثبتی قرار دهند.

4 ـ تکلیف درج سلسله انتقالات در ظهر استعلام
قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مصوب 1/6/1385 یکی از کارآمدترین قوانین در بخش تنظیم و ثبت اسناد است که با پیشنهاد و حمایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به تصویب رسیده است. ماده اول قانون که می توان آن را رکن رکین مصوبه مجلس نامید، ناظر به هدف اصلی سازمان یعنی صیانت از مالکیت اشخاص و خدشه ناپذیری اعتبار اسناد رسمی بوده که بدین منظور قانونگذار دو تکلیف اساسی "تطبیق سند مالکیت با دفتر املاک" و "اعلام نام آخرین مالک" را به ادارات ثبت محول نموده است.
بدون تردید اجرای قانون مستلزم نظارت دقیق بر ارسال، وصول و ثبت خلاصه معاملات [12] در دفتر املاک می باشد که در صورت انجام این مهم، پاسخ استعلامات ثبتی در کوتاه ترین زمان ممکن به دفاتر ارائه گردیده و جایی برای نگرانی باقی نخواهد ماند تا احتیاطاً با اقداماتی از قبیل احیاء بند 51 مجموعه بخشنامه های ثبتی برطرف گردد.
تکلیف دفاتر به قید سلسله انتقالات در ظهر استعلام ثبتی اخیراً در بعضی از ادارات محترم ثبت به صورت جدی پیگیری و از پذیرش استعلاماتی که بدون رعایت مراتب مذکور ارائه می گردد خودداری می نمایند. صرف نظر از متروکه بودن بخشنامه موضوع بند 51، اصولاً قید سلسله انتقالات و مهر و امضای آن بدون تحقیق، به لحاظ تحمیل مسئولیت آن به سردفتر بسیار خطرناک و غیرمنصفانه است و از دیگر سو، تکلیف به تحقیق از صحت و سقم انتقالات، تکلیف مالایطاق است. چرا که ممکن است در ستون نقل و انتقالات سند مالکیتی بالغ بر دهها معامله و آن هم در شهرستان ها و حوزه های ثبتی مختلفی اخبار گردیده باشد. که در این صورت سردفتر می باید به هزینه شخصی خود، پس از اخذ پاسخ از دفاتر تنظیم کننده اسناد قبلی در اقصی نقاط کشور، نسبت به ارائه استعلام ثبتی اقدام نماید.
این گونه تکالیف علاوه بر اینکه باعث تحمیل هزینه های اضافی و مسئولیت نامحدود سردفتر می گردد، با روح قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی در تضاد می باشد که امید است با رفع این تکلیف، از نگرانی و دغدغه های جامعه سردفتری کاسته شود.

5 ـ اعزام مراجعین به دفاتر اسناد رسمی جهت اخذ پاسخ مکاتبات
ارتباط قانونمند، منطقی و فراگیر دفاتر اسناد رسمی با واحدهای ثبتی، منشأ خدمات متعددی است که هر یک از طرفین و مراجعین به هر دو نهاد، از آن بهره مند می گردند، ضمناً هر دو طرف با اعتقاد به تأثیر متقابل اعتلای طرف دیگر در سازمان خویش، با آسیب شناسی کامل، از اقدامات عناصری (اعم از کارمند یا ارباب رجوع) که قصد تخریب این رابطه صمیمی را داشته جلوگیری و با حفظ اعتبار اسناد رسمی، دامنه خدمات به اشخاص را با رعایت دو اصل "سرعت" و "دقت" توسعه می بخشند.
دفاتر اسناد رسمی در اجرای بند 27 مجموعه بخشنامه های ثبتی موظفند حداکثر تا یک هفته پاسخ سؤالات مقامات رسمی و واحدهای ثبتی را ارسال دارند. مطابق این بخشنامه اول اینکه دفاتر اسناد رسمی در ارسال پاسخ سؤالات واحدهای ثبتی یک هفته مهلت دارند، دوم اینکه پاسخ سؤالات مقامات مذکور "ارسال" خواهد گردید. بنابراین درخواست اعلام مراتب قبل از انقضاء یک هفته و به طریقی به جز ارسال پستی و یا در مواردی به تشخیص سردفتر، ارسال توسط مأمور دفترخانه، فاقد توجیه می باشد.
در این رهگذر، اقدام برخی از واحدهای ثبتی در اعزام مراجعین به دفاتر اسناد رسمی جهت اخذ پاسخ نامه ها و یا رونوشت و فتوکپی از اسناد و مدارک قابل انتقاد است، چرا که مرتکبین اعمال خلاف قانون و ناقضین حقوق اشخاص با بهره مندی از پیشرفته ترین فنآوری ها می توانند به سادگی نسبت به قلب حقیقت و تدارک پاسخ مخدوش و تحویل آن به واحدهای ثبتی اقدام نمایند که در این صورت به دلیل بالا بودن قیمت املاک به ویژه در شهرهای بزرگ و تخصیص تسهیلات بانکی معتنابه در مواردی، حتی سوءاستفاده از یک پاسخ، موجب ضرر و زیانی خواهد شد که به نظر جبران آن ممکن نخواهد گردید. مضافاً حضور مراجعین در دفاتر اسناد رسمی جهت اخذ پاسخ مکاتبات و سایر موارد که معمولاً با تعجیل مشارالیهم همراه است، از دقت و نظارت متصدی امور اداری کاسته و احتمال خطا را در جوابیه دفاتر بیشتر می نماید. بدین ترتیب استفاده از خدمات شرکت پست در اخذ جوابیه، روش مطلوبی است که در عین قانونمندی به رفع نگرانی های موجود کمک شایانی خواهد نمود.
در پایان ضمن تذکر این نکته که ترمیم اعتماد متقابل و نتیجتاً اعتلای جایگاه سازمان محترم ثبت اسناد و املاک (ادارات ثبت) تنها با رفع مصادیق [13] ذکر شده میسر نخواهد گردید، پیشنهاد می گردد با اختیار موضوع بند ب ماده 131 قانون اصلاح موادی از قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی جمهوری اسلامی ایران... مصوب 11/6/83 [14] نسبت به تعمیم سیستم مکانیزه در ادارات ثبت و تأکید بر رایانه ای شدن تنظیم و ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی، امکان برقراری ارتباط آنلاین با سایت سازمان و ادارات ثبت فراهم گردیده تا دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت نسبت به اجابت خواسته یکدیگر در موارد تجویز شده فقط از این طریق اقدام نمایند، نسبت به سایر موارد، با اصلاح قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، اختیار تأسیس شرکت های خدماتی به کانون های استانی محول گردیده تا ضمن معرفی افراد مورد وثوق به دفاتر و ادارات ثبت، بدواً تشویق خاطر مراجع مربوطه از مفقود شدن اسناد و مدارک اشخاص برطرف گردیده و مضافاً باعث جبران قسمتی از کسر درآمد کانون از محل 10% حق التحریر واریزی که به دلیل کاهش نقل و انتقالات و ازدیاد دفاتر ایجاد شده گردد.


[1] . سردفتر اسناد رسمی 648 تهران و عضو کمیسیون حقوقی و عضو هیئت تحریریه مجله کانون.
[2] . قبل از آن در سال 1303 هجری قمری مصادف با 1264 هجری شمسی قانونی تحت عنوان "قانون ثبت و قانون دولتی" تصویب شده بود که به موجب آن اسناد در دفتر مخصوصی باید به ثبت می رسید و حق الثبت هم دریافت می شد و سند ثبت شده ملاک عمل و مناط اعتبار بوده است. ر.ک: عباسی داکانی، خسرو، حقوق ثبت اسناد، نشر میزان، چ اول، 1387، ص 17.
[3] . این قانون در تاریخ دهم بهمن 1351 به تصویب مجلس شورا و در تاریخ سوم اردیبهشت 1352 به تأیید مجلس سنا رسیده است.
[4] . قسمت عمده تذکرات موضوع این مقاله، بین س ردفتران و دفتریاران مشترک است و عدم قید دفتریار پس از کلمه سردفتر در جای جای این مقاله به دلیل کوتاه کردن سخن بوده و بی اعتنایی به همکاران دفتریار تلقی نگردد.
[5] . با توجه به قانون تفویض مسئولیت های وزیر دادگستری مصوب 19/1/59 و ماده واحده لایحه قانونی اختیارات مربوط به شورای عالی قضایی مصوب 12/4/59 و ماده واحده قانون اختیارات و وظایف رئیس قوه قضاییه مصوب 9/12/1371.
[6] . در مجموعه مقررات اثری از دستورالعمل تشویق سردفتران به چشم نمی خورد، جا دارد سازمان محترم ثبت اسناد واملاک با تدوین دستورالعملی، به نحو مقتضی از سردفترانی که به اعتماد دولت پاسخ مثبت داده و با رعایت قوانین و مقررات وظیفه سنگین تنظیم و ثبت سند را انجام می دهند، در مواردی تقدیر نمایند.
[7] . ماده 74 قانون ثبت "سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است به منزله اصل سند خواهد بود مگر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر.
[8] . با عنایت به اصلاح مواد 123 و 124 قانون ثبت طی ماده 10 قانون الحاق موادی به قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت مصوب 15/8/1384 در حال حاضر فقط اسناد مربوط به دانشجویان بورسیه و اعضاء هیئت علمی که جهت تحصیلات عالی یا استفاده از فرصت های مطالعاتی به خارج از کشور اعزام می گردند از پرداخت حق الثبت معاف می باشند.
[9] . مطابق اطلاق بند 15 قسمت ب بخشنامه شماره 10155/83/1 ـ 16/7/83 ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک و صراحت رأی وحدت رویه شماره 45697/34 ـ و ـ ر مورخ 26/11/83 کانون2 Eسردفتران و دفتریاران، به این گونه اسناد حق التحریر تعلق می گیرد. صرفاً وفق بند 443 مجموعه بخشنامه های ثبتی، اطلاعات درخواستی دادگاه ها و بازپرس ها از ثبت املاک، به لحاظ اقدام اداری تلقی شدن مشمول پرداخت هزینه ای نخواهد بود. علاوه بر آن به نظر می آید درخواست رونوشت اداری از اسنادی که خلاصه معامله آن به نحوی مفقود گردیده مشمول حکم اخیر باشد (بخشنامه شماره 85435/87/101 ـ 19/8/87)
[10] . مطابق بخشنامه شماره 88979/101 ـ 30/11/86 در حال حاضر صرفاً "کارمندان شاغل در دفترخانه" مصداق مأمورین بند 31 مجموعه بخشنامه های ثبتی می باشند.
[11] . بند 465 مجموعه بخشنامه های ثبتی ناظر به ردیف هفتم از مجموع وظایف کانون سردفتران و دفتریاران موضوع ماده 66 قانون دفاتر می باشد که با حذف آن طبق قانون اصلاح پاره ای از مواد قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 3/3/1371 ملغی گردیده است و بنابراین با ملغی شدن تکلیف دفاتر به ارسال رونوشت احکام کارکنان به کانون، هر شخص مورد وثوق سردفتر می تواند مصداق مأمور مندرج در بند 31 باشد که در این صورت همکاری واحدهای محترم ثبتی با نامبرده الزامی است.
[12] . مطابق ماده 104 آیین نامه قانون ثبت "متصدیان مربوطه ثبت املاک مکلفند پس از وصول خلاصه معامله از دفترخانه در ظرف 24 ساعت آن را در دفتر املاک ثبت نمایند..."
[13] . به عنوان مثال، وفق بند 16 مجموعه بخشنامه های ثبتی حضور منظم سردفتر و دفتریار در محل کار خویش الزامی است، در این خصوص ضمن احترام به دیدگاه واضعین بخشنامه، باید پذیرفت که سردفتر و دفتریار نیز مانند سایر اشخاص، برای اجابت خواسته های طبیعی خود و خانواده یا رفع و رجوع موارد تحمیل شده، ممکن است ساعاتی را از حضور در محل کار معذور باشند که این وضعیت با تعامل ناظرین سازمان قابل توجه و اتخاذ تصمیم مناسب و شایسته می باشد. بند 322 مجموعه بخشنامه های ثبتی (اعلام بازداشت یا عدم آن در پاسخ استعلام و اضافه ننمودن موارد دیگر ذیل استعلام) نیز قابل تأمل است.
[14] . بند "ب": به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اجازه داده می شود اقدامات و ارائه خدمات را در قسمت های مختلف به صورت رایانه ای انجام دهد. اصل کتابت در تنظیم اظهارنامه، صورتمجلس تحدید حدود و دفتر املاک و اسناد رسمی باید رعایت گردد.