کانون سردفتران و دفتریاران

دوشنبه, 02 بهمن 1396

 

آدرس كانال ما در تلگرام
@notary_ir

صفحه ما در اينستاگرام
notary.ir

صفحه ما در سايت آپارات

طرح اهم مسائل و مشکلات سردفتران کشور در نخستین همایش رؤسای کانون ها و جوامع

در نخستین همایش رؤسای کانونها و جوامع؛
اهم مسائل و مشکلات سردفتران کشور مطرح شد
در نخستین همایش رؤسای کانونها و جوامع، سوم و چهارم اردیبهشتماه سال جاری در استان اصفهان اهم مسائل و مشکلات سردفتران کشور مطرح شد.
به گزارش روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران، اصلیترین موضوعات مطروحه؛ بررسی لزوم تعریف ساختار جوامع استانی، شرح وظایف و مسؤولیتهای قابل تفویض به آنها، لزوم تشکیل شورای عالی کانونها و جوامع استانی با نام «شورای عالی دفاتر اسناد رسمی کشور»، موضوع مفاد ماده 56 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و ارائه راهکارهای اجرایی مورد بررسی کارگروههای مربوطه جهت سرمایهگذاری منابع مالی کانون و همچنین طرح مسائل و مشکلات سران دفاتر جدید و نیازهای آنان از جمله دیگر مباحثی بود که در این همایش مورد بحث و تبادل نظر قرار گرفت. متن صورتجلسه همایش مذکور که به تصویب شرکتکنندگان نیز رسیده، با اندکی تلخیص، به شرح زیر است؛
با استعانت از خداوند متعال و با حضور نمایندگان و مسؤولان کانون مرکز (تهران)، خراسان رضوی، فارس و اصفهان و نیز نمایندگان جوامع سردفتران و دفتریاران استانهای سراسر کشور، جلسه هماندیشی و بسترسازی برای تبیین راهکارهای مناسب در زمینههای 1ـ بودجه سالیانه کانونها و جوامع استانی 2 ـ مشکلات دفاتر جدیدالتأسیس 3 ـ مشکلات کمیسیون تقسیم اسناد 4 ـ مشکلات اسناد اتومبیل؛ در روزهای پنجشنبه و جمعه، سوم و چهارم اردیبهشت ماه سال جاری در محل کانون اصفهان تشکیل و بعد از گفتوگوها و تبادل نظرها مشروح موارد ذیل با تأیید حاضرین جلسه مورد توافق قرار گرفته و مقرر گردید نسبت به اعمال آن اقدام عاجل و مقتضی صورت گیرد؛
1 ـ مقرر شد کانون سردفتران و دفتریاران مرکز نسبت به تهیه و ارائه طرح ساختاری و شرح وظایف جوامع استانی با استفاده از نظر متخصصین امر، ظرف مدت سه ماه اقدام تا نسبت به تفویض قسمتی از اختیارات خود برابر مقررات موجود و تعیین بودجه مورد نیاز اقدام گردد و نتیجه طرح در اولین نشست بعدی بررسی و به شورای عالی دفاتر اسناد رسمی کشور، که در این جلسه تشکیل آن به تصویب رسید، ارائه شود و تا تعیین تکلیف قطعی در این خصوص، کانون مرکز نسبت به تخصیص و پرداخت مبالغی جهت هزینههای جوامع در سال 1388 اقدام نماید.
2 ـ در ارتباط با بودجه کانونهای موجود، مقرر شد کانون مرکز با توجه به پیشینه قبلی در خصوص بودجه و با در نظر گرفتن تعداد دفاتر، میزان 10% واریزی و نیز اقدامات قابل تفویض به کانونهای استانی نسبت به تهیه طرح بودجه کانونهای استانی اقدام و کانونهای استانی نیز براساس نیازهای منطقهای نظرهای خود را ارائه نمایند تا در جلسه هماهنگی بعدی نسبت به تصویب و اجرای آن به عنوان بودجه سالیانه آنان به صورت مستقل و یا جزو بودجه کانون اقدام شود.
3 ـ با توجه به اهمیت و توسعه فعالیتهای اقتصادی در شرایط فعلی و به منظور ایجاد درآمدزایی برای سران دفاتر مقرر شد کلیه کانونها و جوامع نسبت به ارائه پیشنهادهای خود جهت اصلاح ماده 56 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354 اقدام نموده و نتیجه را در جلسه بعدی ارائه نمایند.
4 ـ با توجه به فقدان مانع قانونی جهت تشکیل شورای هماهنگی کانونها و جوامع استانی و یا عنوانی مشابه آن، مقرر شد کانونها و جوامع نسبت به تهیه نمونه اساسنامه جهت این تشکل جدید اقدام و مراتب را در جلسه بعدی جهت بررسی و تصویب ارائه نمایند.
5 ـ در مورد دفاتر جدیدالتأسیس مقرر شد:
الف ـ کلیه کانونها نسبت به تعیین بازرسین مورد نیاز اقدام و جوامع استانی نیز افراد واجد صلاحیت را به کانون مرکز پیشنهاد نمایند. مضافاً مقرر شد نتایج بازرسیها نیز در هر استان با ذکر نوع تخلفات و یا اشتباهات جهت اتخاذ تصمیم در زمینههای آموزشی و ارشادی به شورای هماهنگی ارائه شود.
ب ـ با عنایت به فقدان تجربه شغلی دفاتر جدید و لزوم ادامه آموزش آنان مقرر شد کانونها و جوامع استانی نسبت به برگزاری دورههای آموزشی اقدام و در صورت لزوم نیز هزینههای آموزشی را از کارآموزان وصول نمایند.
ج ـ به منظور جلوگیری از تداوم افزایش بیرویه دفاتر مقرر شد کانون مرکز ظرف مدت یک ماه نسبت به تهیه و ارائه آمار تطبیقی میزان اختلاف درآمد دفاتر در سالهای
86 ـ 87 و نیز کارکنان اخراجی کلیه دفاتر در سطح کشور اقدام تا از این طریق به صورت کارشناسی و مستند نتایج حاصله به مراجع تصمیم ساز در زمینه دفاتر ارائه شود.
6 ـ در خصوص مباحث مربوط به اسناد اتومبیل و کمیسیون تقسیم اسناد طرحهای پیشنهادی ضمیمه این صورت جلسه گردید تا در کمیسیون حقوقی کانون بررسی و نسبت به ارائه طرح مناسب به سازمان ثبت، اقدام شود.
7 ـ تاریخ برگزاری جلسه بعدی 28 و 29 خرداد در استان قم و دستور جلسه:
الف ـ تصویب اساسنامه.
ب ـ تهیه نرمافزار.
ج ـ موضوعات ارجاعی از این جلسه .
در ادامه جهت اطلاع همکاران سردفتر، متن کامل نامة جامعه سردفتران استان یزد که هدفمند و به منظور مشارکت عملی در تحقق اهداف مشترک سران دفاتر و برگزاری همایش مذکور ارائه شده بود، به شرح زیر میآید؛
با ابراز خرسندی از برپایی و برگزاری این همایش که ضرورت آن بیش از پیش احساس میشد و به امید آنکه نتایج حاصله نیز مطلوب و در تحقق اهداف مشترک بتواند راهگشای مشکلات و معضلات کلیه سران دفاتر و دفتریاران و ابوابجمعی آنها باشد، بدینوسیله ضمن اعلام آمادگی کامل جامعه سردفتران استان یزد برای هرگونه تعامل و همکاری با کانون سردفتران و دفتریاران ( مرکز ) و سایر کانونهای استانی، به منظور نیل به اهداف مذکور موارد زیر به استحضار میرسد:
مقدمه:
همانگونه که تمامی همکاران در سراسر کشور میدانند چندی است تصمیمات غیرکارشناسانه و حتی مصوبات قانونی و آئیننامهای اثرات سوء و نامطلوب خود را بر روند اجرائی و عملی و حیثیتی و معیشتی دفاتر اسناد رسمی آشکار ساخته و به جای اصلاح قوانین و مقررات سنتی با بیش از 70 سال قدمت و حرکت دفاتر اسناد رسمی به سمت ابزارها و تکنولوژی مدرن و الکترونیک و تسهیل امور مردم و خروج از این بنبست که به صورت گلوگاهی برای وصول مطالبات سایر ادارات و ارگانها درآمده، متأسفانه در سال گذشته شاهد تضییقات متعدد بودهایم و تغییر و تبدیلها جایگزین حذفها گردیده است البته اقدامات شایستهای نیز در این مدت انجام شده است؛ پیگیری و تصویب قانون تسهیل، اصلاح مواد 123 و 124 اصلاحی قانون ثبت، حرکتهای مدرنیته طرح میثم، کد ملی اشخاص حقیقی و حقوقی (یونیک) و غیره از اهم اصلاحاتی است که با هدف به روز شدن امور اسناد رسمی و حرکت به سوی ثبت نوین صورت گرفته که جای تقدیر و تشکر دارد اما این نحوه درمان به علت عدم شناخت زیربنایی بیماری نه تنها نتوانسته معضلات دفاتر و به تبع آن مشکلات مردم را حل نماید که بر مسایل آن نیز افزوده است. اگر قانون تسهیل و آییننامه اجرایی آن با هدف رفع مشکل مردم و دفاتر در تنظیم اسناد پیشنهاد و تصویب شد لیکن عدم دقت در جامع و مانع بودن آن، نتوانست به عنوان سند افتخار حوزة ثبت تجلی یابد و معالأسف آئیننامه اجرایی آن نیز نه تنها از مفاد قانونی رفع ابهام نکرد بلکه خود، تکالیف مضاعف برای دفاتر و سرگردانی برای مردم را به بار آورد.
پس از چندین و چند سال از عمر بابرکت انقلاب اسلامی هنوز جایگاه دفاتر اسناد رسمی در نظام اداری ـ حقوقی کشور از حیث ساختار و تفکیک قوا و اختیارات و وظایف، مشخص نیست. از طرفی برخلاف صنوف دیگر، مرجع حمایتی برای امید بخشی به دفاتر وجود ندارد و متأسفانه نگرش دوگانه، خود، وضعیت را وخیمتر میسازد.
از چندی پیش ارتقا و افزایش حقوق و مزایا و رفاه قضات و کارکنان به عنوان یکی از عوامل توسعه قضایی و اصلاح ساختارها و جلوگیری از هرگونه کشف فساد در دستور کار قرار گرفت و تا حدودی این آسیب شناسایی اندکی ترمیم شد اما در عوض دفاتر مورد بیمهری قرار گرفته و نه تنها از هیچ امتیازی و حتی تقدیر مختصر برخوردار نگردیدند بلکه از هر طرف از حیث درآمدی و معیشت اقتصادی محدود شدند. افزایش بیرویه دفاتر، بدون توجه به قانون و بدون اخذ نظر کارشناسان و خبرگان این صنف و نیز اقدام اخیر در الحاق یک تبصره به ماده 58 آییننامه به منظور حمایت از اقشار آسیبپذیر که عملاً موجب سوءاستفاده سوداگران و بورس بازان قرار گرفت؛ همه و همه امنیت روحی و شغلی و معیشتی دفاتر را دچار مخاطره و زمینه تخلفات را فراهم و برخلاف اصل رفع تبعیض، دفاتر را در مقایسه با سایر اقشار و اصناف مورد بیمهری و تبعیض قرار داده و به ورطه سقوط کشانده است.
بررسی مواردی از اینگونه امور که متأسفانه در رفع آن هیچگونه کار کارشناسی صورت نگرفته است فراوان و مبحثی جداگانه میطلبد و آنچه به آن اشاره شد تنها یادآوری گوشهای از مسایل و مشکلات است تا شاید راهحلی در این نشستها به مقامات ذیصلاح ارائه گردد:
اینک در خصوص موارد چهارگانه دستور جلسه این همایش به نحو اختصار نظر این جامعه تقدیم میگردد:
الف ـ بودجه سالانه جوامع و کانونها
1 ـ در خصوص جوامع سردفتران با عنایت به اینکه مسؤولیتهای ناشی از ارائه خدمات درمانی و بیمه و بازنشستگی را برعهده ندارند تنها هزینههای جاری آن مورد نظر است و جوامعی که دارای ساختمان خریداری شده از طریق کانون هستند با بودجهای بین 000/000/120 ریال تا 000/000/150 ریال بابت حداقل دو نفر نیروی انسانی، آب، برق، تلفن و گاز و جوامعی که از ساختمان استیجاری استفاده مینمایند بین 000/000/150 ریال تا 000/000/200 ریال میتوانند بر مشکلات خود فائق آیند.
2 ـ در خصوص کانونهای استانی وضعیت متفاوت است به نظر میرسد در زمان تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی در سال 54 هدف مقنن ایجاد کانون در تهران و سایر استانها با توجه به شرایط بوده است که مواد 58 تا 67 صراحتاً گویای این امر است ولی متأسفانه در مواد 68 و 70 و حتی در مواد 55 و 56 به نظر میرسد تصویب کنندگان قانون توجه خود را بیشتر به تأسیس کانون سردفتران تهران معطوف و از سایر استانها غافل ماندهاند به همین دلیل عمداً یا سهواً از عبارات «کانون سردفتران تهران» استفاده و امور مالی و بیمه و بازنشستگی و واریزها را به عهده و در اختیار کانون تهران قرار دادهاند و در ماده 57 از «کانون مرکز» نام برده شده که در مواد قانونی نحوه تشکیل آن نیامده است. در نتیجه به علت ابهام و اجمال در قانون فوق الاشعار، به جز کانون تهران در سایر کانونهای استانی استقلال مالی متصور نیست و آنچه اینک وضعیت کانونهای تشکیل شده در استانها را دچار مشکل و معضل اجرایی نموده همین امر است. فلذا به نظر میرسد تا اصلاح قانون، لازم است راهحلهای منطقی و سازگار با قانون اتخاذ تا امور دفاتر و کانونهای استانها معطل نماند.
پیشنهاد میشود همزمان با رایزنیهای لازم جهت اصلاح قانون دفاتر اسناد رسمی به ویژه مواد مربوط به کانون سردفتران، کانون با افتتاح حساب جداگانه برای هر استان به دفاتر مربوطه اعلام نماید 10% بیمه و بازنشستگی خود از اول سال 88 را به حسابهای مذکور واریز نمایند و عیناً موجودی حساب استانهایی که در آنها کانون تشکیل گردیده به حسابشان حواله گردد با این شرط که جز درصدی برای پرداخت هزینههای جاری خود از محل مذکور تا زمان اصلاح قانون و استقلال کامل مالی از هزینه کردن وجوه واریزی خودداری نمایند و کلیه هزینههای بیمه و بازنشستگی آن استان توسط کانون (تهران) پرداخت گردد و با تصویب کانون سپردهگذاری منابع مالی مرقوم بلامانع اعلام گردد و در مقطع زمانی معین کانون با قید اولویت استانهای دارای کانون، از طریق گروه حسابرسان خبره و با همکاری و یا حضور نماینده کانون استان مربوطه کلیه حسابهای استان را اعم از واریزیها و هزینهها و غیره رسیدگی و مطالبات آنها را به حسابشان واریز و با اعطای نمایندگی و یا قائممقامی، کانون استانی را مأمور پرداخت بیمه و بازنشستگی ابوابجمعی خود نماید.
ب: مشکلات دفاتر جدیدالتأسیس
متأسفانه در همان آغاز بیتوجهی به ماده 5 قانون دفاتر اسناد رسمی و شایع ساختن شعار متروکه بودن ماده مذکور و گزینش و انتخاب سردفتر آن هم با این تعداد غیر معمول به بهانة اشتغالزایی بدون هزینه و عدم توجه به این امر که هزینه ایجاد اشتغال را سران دفاتر قدیم متحمل شده و میشوند، آنگونه که بایسته و شایسته بود اقدامات جمعی و رایزنیهای لازم از طریق همکاران با نهاد رهبری و نمایندگان مجلس و قوهقضائیه و سایر مسؤولان و دستاندرکاران صورت نپذیرفت و موجب شد نه تنها برخلاف موازین و مقررات، افزایش بیرویه دفاتر تحقق یابد بلکه زمینههای نادیده گرفتن مقررات و قانونگریزی در حوزه دفاتر اسناد رسمی بروز و ظهور پیدا کند به طوری که امروزه ما شاهد مصوبههای مختلف دولت و اصلاح آییننامهها و ایجاد تکالیف مالایطاق هستیم.
در حال حاضر و با توجه به اینکه در هر صورت، افراد جدید به عنوان سردفتر شناخته شدهاند لاجرم باید برای حفظ حقوق و شؤون و حیثیت دفاتر اسناد رسمی، به دنبال راهکاری عملی و مناسب و منطبق با مقررات فعلی و منطق و عدالت بود تا حداقل با کنترلهای لازم و ایجاد رویههای واحد از کجرویها و انحرافات و تخلفات که بعضاً موجب وهن صنف است جلوگیری نمود. باید توجه داشت که از یک طرف با جمعیتی معادل تمام دفاتر از قدیم تاکنون روبهرو هستیم و از طرفی به علت عدم ایجاد کار قبل یا بعد از اشتغالزایی و رکود مستمر بازار، درآمد کانونها برای ارائه خدمات بیمه و بازنشستگی نه تنها افزایش نداشته بلکه استفاده کنندگان از این خدمات با پذیرش دفاتر جدید، دو برابر هم شده است. به هرحال، با توجه به جمیع جهات و اعتقاد به قانونمندی سران دفاتر، به رغم جفایی که با نقض قانون بر این صنف رفته است، محرومیت دفاتر جدیدالتأسیس از نظر اجتماعی به صرفه و صلاح نیست لیکن ایجاد محدودیت تا یافتن راهکار مناسب، منطقی به نظر میرسد که محدودیتهای پیشنهادی به شرح ذیل است؛
1 ـ با توجه به اینکه قانوناً سران دفاتر جدید مکلف به واریز 10 درصد هستند لذا کانون هم به ناچار ارائه خدمات نماید ولی میتواند برای قدیمیها امتیاز بیشتری قائل شده و پرداخت تسهیلات صندوق تعاون برای دفاتر جدید تا مدتی ممنوع اعلام گردد.
2 ـ بیمه خدمات درمانی از نوع سایر اقشار که هزینه زیادی ندارد برای دفاتر جدید منظور شود ولی بیمههای تکمیلی و حوادث و عمر منحصر به سران دفاتر و دفتریاران سابق و افراد تحت تکفل ایشان باشد و دفاتر جدیدالتأسیس مشمول آن نشوند.
3 ـ بیمه مسؤولیت مدنی اسناد کلاً از طرف خودشان پرداخت و کانون هیچگونه هزینهای ننماید.
ج: تقسیم اسناد دولتی و بانکی
همانگونه که استحضار دارید در حال حاضر تقسیم اسناد براساس بخشنامه 27737 مورخ 1/12/56 هیئت وزیران صرفنظر از اصالت داشتن یا نداشتن صورت میگیرد و در اغلب مناطق هم بدان عمل نمیشود. در این مصوبه به جای تقسیم اسناد، تقسیم ادارات و بانکها مبنای تقسیم قرار گرفته و هرگز نتوانسته رابطه منطقی و مورد نظر را با ادارات و بانکها و اسناد و دفاتر اسناد رسمی برقرار نماید. زیرا با تقسیم ادارات و بانکها بین دفاتر و یا به عبارتی تعدادی دفتر در اختیار بانکها قرار گرفتن موجب عدم امکان بررسی و کنترل دقیق نحوه توزیع و تقسیم اسناد بین همکاران توسط بانکها و ادارات میگردد و دستیابی به اهداف اولیه میسور نخواهد بود ضمن آنکه عدم رعایت عدالت، تبعیض در توزیع، سلیقهای عمل کردن مراجع مذکور همچنان باقی است. به همین دلیل، در این استان به جای تقسیم ادارات، از روش تقسیم اسناد استفاده شده و به نظر میرسد نسبت به سایر استانها از امتیاز بیشتری برخوردار است. در بهمن ماه 81 با توجه به تفویض اختیار شورای تقسیم موضوع بخشنامه نخستوزیری به جامعه سردفتران و با توجه به وضعیت خاص آن زمان و وجود بخشنامه 18255/34/1 مورخ 19/6/81 سازمان ثبت و اقدام به جا و گذشت سران دفاتر، دستورالعمل تقسیم اسناد بانکی و متعاقب آن اسناد دولتی تهیه و تدوین و براساس آن به صورت منسجم اسناد به نحو متمرکز و منحصراً از طریق جامعه سردفتران به دفاتر ارجاع گردید و بانکها موظف به ارسال اسناد از طریق جامعه و از طرفی دیگر، دفاتر نیز مکلف به خودداری از تنظیم سند خارج از ضوابط و دستورالعملهای مذکور گردیدند و این امر در حال حاضر نیز ادامه دارد (نمونه دستورالعمل تقسیم اسناد بانکی پیوست است / پیوست 1). اینک با توجه به افزایش دفاتر و رکود بازار و الحاق یک تبصره به ماده 58 دیگر رعایت تساوی و استمرار و ادامه تضییع حق سایر همکاران باسابقه جایز نیست و بازنگری در دستورالعمل نحوه تقسیم اسناد یک امر اجتنابناپذیر است. به همین علت فرم ارزشیابی جهت اطلاع از امتیازات و سوابق سران دفاتر با همکاری روابط عمومی ثبت کل تهیه و به دفاتر ارسال که مراحل نهایی خود را طی مینماید (نمونه فرم پیوست است/ پیوست 4) و پیشنویس دستورالعمل جدید که اسناد را براساس امتیازات هر دفتر تقسیم مینماید تهیه گردیده تا با نظرخواهی از همکاران مورد تأیید و تصویب تمامی سران دفاتر قرار گرفته و به یاری خدا از اول تیرماه به مرحله اجرا درآید (نسخهای از پیش نویس پیوست است/ پیوست 2)
د: مشکلات اسناد اتومبیل
متأسفانه معضل اسناد خودرو به علت دخالت بنگاهها و افراد سودجو و دلالان و واسطهها از یک طرف و علائق و گرایش همکاران به این نوع اسناد به علت سهولت تنظیم آن و عدم نیاز به کسب اطلاعات خاص و تحریر نسبتاً مناسب آن، همچنان گریبانگیر جامعه سردفتری است. به نحوی که زمینههای ارتکاب تخلفات و جعل و تزویر را بالا برده و یا حداقل میتوان گفت دفاتر را در مظان اتهام قرار داده و نتیجه زحمات طاقتفرسای هیئت مدیره کانون و سایر همکاران و مسؤولان در حفظ و تثبیت صلاحیت دفاتر در تنظیم اسناد خودرو را زیر سؤال برده است و اگر در این برهه از زمان به راهکاری مناسب دست نیابیم شاید فردا دیر باشد.
تجربه اعزام سردفتران به صورت نوبتی به مراکز تعویض پلاک جهت تنظیم اسناد خودروها که در اکثر استان ها اجرا گردید کارساز نبود و به عنوان راهحلی دیگر در این استان برای مدتی محدود، اسناد خودرو به صورت متمرکز در محل جامعه سردفتران و با نرمافزار مورد استفاده دفاتر به صورت نوبتی تنظیم گردید که این امر نیز به لحاظ اجبار و هدایت مردم به یک محل معین و سرگردانی آنها در یافتن سوابق اسناد خود راهحل مناسبی نبود و پس از چند ماه بنا به لزوم رعایت حقوق مردم و اصل تکریم ارباب رجوع، ناگزیر، وضع به حالت سابق اعاده شد. بنابراین باید راهحل دیگری جستجو نمود تا ضمن رعایت حقوق مردم زمینه های ارتکاب تخلف و زیادهخواهی تعداد انگشتشماری که با توسل به شیوههای غیرمعمول برای کسب درآمد بیشتر حیثیت جامعه سردفتری را خدشهدار ساخته بودند از بین برد. برای حل این معضل دو راه پیشرو داریم؛
1 ـ استقرار نیروی منتخب کانونها یا جوامع سردفتری و یا ثبت اسناد با هماهنگی لازم در مراکز تعویض پلاک و ارجاع و هدایت اسناد به نحو عادلانه به دفاتر اسناد رسمی و کنترل و انعکاس اسناد و میزان تحریر و توجه به حساسیتهای موجود به طوری که دست افراد سودجو از این گونه اسناد قطع گردد و ارسال گزارش و لیستهای آن به کمیسیون تقسیم اسناد مستقر در کانون یا جوامع برای بررسی و تصمیمگیریهای بعدی که میتوان ضوابط و نحوه ارجاع را مکتوب نمود (در واقع یعنی استقرار واحدی از کمیسیون تقسیم اسناد به نمایندگی جهت تسهیل و تسریع در امر تقسیم و توزیع مؤثر اسناد).
2 ـ تهیه دستورالعمل نحوه تقسیم اسناد خودرو و ابلاغ به دفاتر به نحوی که هر دفتر نتواند بیش از سهمیه تخصیص داده شده نسبت به تنظیم سند مبادرت نماید که در این دستورالعمل میتوان سهمیه هر دفتر را از دو نوع ثابت و متغیر تعیین نمود. بدینترتیب که با توجه به آمار معاملات ماهانه هر شهر بین 30 تا 50 درصد آن را به صورت ثابت و مساوی به دفاتر مربوطه تخصیص و بقیه آن را به نسبت امتیازات و سوابق مکتسبه دفاتر تقسیم و سهم هر دفتر را مشخص نمود. (پیشنویس پیشنهادی پیوست است/ پیوست3)
البته باید توجه داشت برای ضمانت اجرای هر یک از موضوعات مورد اشاره حمایت قانونگذار و مسؤولان اجرایی و قضایی ضروری است که باید هماهنگیهای لازم صورت پذیرد.
پیوستها؛
پیوست (1)
دستورالعمل نحوه تقسیم اسناد
در اجرای دستورالعمل شماره 18255/34/1 مورخ 19/6/81 سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و بخشنامه 27737 مورخ 1/12/56 هیئت وزیران و در راستای صورتجلسه 73939 مورخ 27/11/81 ثبت اسناد یزد که به موجب آن تقسیم اسناد به جامعه سردفتران محول گردیده موارد زیر به عنوان دستورالعمل اجرایی نحوه تقسیم به شرح زیر تعیین میگردد:
ماده 1: تعاریف:
الف: اسناد: منظور از اسناد در این دستورالعمل کلیه اسناد بانکی و دولتی مربوط به بانکها و ادارات دولتی و مؤسسات و ارگانها و بنیادها و نهادهای وابسته به دولت و شهرداریها و غیره موضوع موجب بخشنامه 27737 مورخ 1/12/56 هیئت وزیران است که به موجب این دستورالعمل بین دفاتر اسناد رسمی مشمول، تقسیم و توزیع میگردد.
ب: دفاتر، به کلیه دفاتر اسناد رسمی اطلاق میشود که با توجه به مواد این دستورالعمل از مزایای تقسیم اسناد بهرهمند میگردند.
ج: شورای تقسیم، به هیئت 5 نفره مسؤول اجرای تقسیم اسناد و این دستورالعمل گفته میشود که زیرنظر جامعه میباشد و با عنایت به آرای مأخوذه در مجمع عمومی سران دفاتر یزد در مهرماه 83 تا انتخاب بعدی و در حال حاضر، اعضاء اصلی هیئت مدیره میباشد که با توجه به تفویض اختیار کمیسیون تقسیم اسناد مستقر در ثبت اسناد یزد، به جامعه سردفتران مأمور اجرای این دستورالعمل خواهند بود .
د: کمیسیون تقسیم، کمیسیون تقسیم اسناد اصلی موضوع بخشنامه هیئت وزیران مرکب از نمایندگان دادگستری و ثبت اسناد و دارایی مستقر در ثبت اسناد یزد میباشد که اختیارات تقسیم اسناد را به جامعه سردفتران وفق این دستورالعمل تفویض و محول نموده است.
ماده 2: منظور از اسناد موضوع این دستورالعمل در مرحله اول کلیه اسناد بانکی میباشد و در مراحل بعدی شامل کلیه اسنادی است که به موجب بخشنامه 27737 مورخ 1/12/56 هیئت وزیران قابل تقسیم است.
تبصره: اسناد متمم موضوع بند یک ماده 8 این دستورالعمل در مواردی که غیرمالی و فاقد مبلغ باشد از شمول تقسیم خارج و دفاتر اسناد رسمی مجاز به تنظیم اسناد مزبور بدون موافقت شورای تقسیم خواهند بود (اصلاحی 18/9/81)
ماده 3: دفاتر اسناد مشمول این دستورالعمل به کلیه دفاتر اسناد رسمی اطلاق میشود که در حوزه ثبتی یزد (شهرستان یزد) دایر و در حال فعالیتند و کلیه دفاتر که بعد از اجرای این دستورالعمل شروع به کار نمایند حداقل پس از شش ماه از تاریخ شروع به کار با معرفی و اعلام اداره ثبت اسناد به این شورا مشمول این دستورالعمل خواهند بود. (اصلاحی 18/9/82)
ماده 4: دفاتر اسناد رسمی تابعه مکلفند اسناد موضوع تقسیم را منحصراً از طریق این شورا دریافت و از تنظیم اسناد ارجاعی به طور مستقیم از طرف مراجع مشمول خودداری نمایند: تنظیم هرگونه سند مشمول تقسیم، مخالف این دستورالعمل تخلف از بخشنامه ها و دستورالعملها محسوب و علاوه بر تعقیب انتظامی طبق مقررات مشمول محرومیتها به شرح مواد آتیالذکر خواهد بود.
ماده 5: ارجاع اسناد و تقسیم در مرحله اول براساس میزان حقالتحریر خواهد بود که با رعایت این امر و سایر مواد این دستورالعمل صورت خواهد گرفت و میبایست ضمن کنترل ماهانه و رعایت تناسب ظرف مدت سه ماه یک بار حقالتحریر اسناد ارجاعی دفاتر مربوطه مساوی باشد.
ماده 6: دفاتر اسناد رسمی مشمول مکلفند نسبت به تنظیم اسناد ارجاعی از طرف شورا طبق مقررات اقدام و چنانچه به نحوی از انحاء اسناد ارسالی قابل تنظیم و ثبت نباشد آن را با ذکر علت و ابهام موجود به شورا اعاده تا پس از رفع ابهام و مشکل از طریق بانک و یا ثبت اسناد به دفتر مذکور و یا دفاتر دیگر ارجاع گردد.
ماده 7 : دفاتر مشمول دستورالعمل مکلفند آمار 3 ماهه اسناد ارجاعی را با ذکر میزان تحریر و مشخصات سند به شورا ارسال نمایند.
تبصره 1: دفاتر اسناد رسمی میتوانند نحوه عملکرد شورا و تقسیم اسناد را با مراجعه به شورا ملاحظه نمایند.
تبصره 2: دفاتر مکلفند اسنادی را که به هر علت منجر به تنظیم و ثبت نشده باشد به شورا اعاده تا از سهمیه آنها کسر گردد.
تبصره 3 : دفاتر مکلفند همراه با آمار سه ماهه خود لیست اسناد ارجاعی که در شرف تنظیم است به شورا ارسال نمایند.
تبصره 4: چنانچه برای شورا محرز گردد سند ارجاعی به دفتری تحویل نگردیده، پس از استعلام از مرجع مربوطه در سهمیه آتی دفتر مربوطه لحاظ میگردد.
ماده 8 : اولویتهای ذیل در تقسیم اسناد به شرط آنکه در هر مقطع زمانی سه ماهه مغایر با تساوی تحریر دفاتر نگردد قابل اجرا خواهد بود:
1 ـ اسناد متمم بانکی به دفاتر تنظیم کننده سند اولیه ارجاع میگردد.
2 ـ اسنادی که دارای تفکیکی باشند حتیالامکان به دفاتر اسناد رسمی مربوطه ارجاع میشود.
3 ـ اسناد خرید مسکن که مکاتبات سند قطعی آن در دفتری انجام شده باشد به همان دفترخانه ارجاع میگردد مگر آنکه میزان تحریر دفتر مربوطه متناسب با سایر دفاتر نبوده و تفاوت فاحش داشته باشد.
4 ـ اسناد بانکهای نزدیک به دفترخانه از اولویتهای آن دفتر محسوب میگردد.
5 ـ تمایل بانکها و دفاتر به شرط اعلام آن از طرف دفاتر و بانکها به شورا میتواند از اولویتهای آن دفاتر محسوب گردد.
6 ـ تمایل ارباب رجوع در حد امکان و رعایت سایر شرایط این دستورالعمل قابل ترتیب اثر خواهد بود.
ماده 9 : موارد زیر موجب محرومیت از ارجاع اسناد به دفاتر خواهد بود:
1 ـ دفاتری که خارج از این دستورالعمل یا برخلاف ضوابط تقسیم، نسبت به تنظیم سند مبادرت نمایند علاوه بر محرومیت از ارجاع سند به ازای هر سند یک ماه، توسط شورا به ثبت اسناد و املاک جهت تعقیب و پیگیری نیز معرفی خواهند شد.
2 ـ دفاتری که دارای حکم محکومیت قطعی موضوع بند ب آییننامه مجازاتهای انتظامی باشند به مدت یک ماه از ارجاع سند محروم خواهند شد.
3 ـ دفاتری که از طریق دادگاه بدوی انتظامی حکم محکومیتشان صادر میگردد تا صدور حکم قطعی از دادگاه تجدیدنظر از ارجاع سند محروم خواهند بود.
4 ـ دفاتری که حکم انفصال در موردشان اجرا گردد در مدت انفصال مشمول تقسیم اسناد نخواهند بود.
5 ـ با اعلام شورای بررسی و حفظ شؤون سردفتری (پس از تشکیل) طبق رأی شورای مزبور از ارجاع سند خودداری خواهد شد.
6 ـ در صورت عدم ارسال آمار سه ماهه و عدم واریز هزینه موضوع بند یک ماده 10 بیش از 5 روز، دفتر مذکور به مدت یک ماه از سهمیه سند محروم خواهد شد.
در موارد فوق محاسبه جرائم براساس روز جریمه تقسیم بر 90 نسبت به دوره سه ماهه جاری محاسبه خواهد شد و مدیریت محترم اداره کل ثبت اسناد با توجه به پرونده سردفتر مشمول محرومیت، میتواند کاهش مدت و یا لغو محرومیت را از شورا بخواهد که در این صورت با تصویب هیئت مدیره به اتفاق آراء عمل خواهد شد.
ماده 10: هزینههای شورای تقسیم از طریق دفاتر مشمول این آییننامه و به شرح زیر تأمین خواهد شد: سران دفاتر مکلفند 1% از تحریر اسناد ارجاعی را همراه با آمار سه ماهه مربوطه به حساب شورا واریز نمایند. هزینههای هر ساله شورا در جلسه عمومی و سالانه سران دفاتر برآورد و در صورت عدم تکافوی درصد بند یک ضمن تجدیدنظر در درصد مذکور برای سال بعد، کسری توسط سران دفاتر بالسویه تأمین و پرداخت خواهد شد.
ماده 11: موارد پیشبینی نشده در این دستورالعمل و نیز تفسیر مواد و رفع هرگونه ابهام در نحوه اجرای این دستورالعمل و تقسیم اسناد به عهده شورایی مرکب از پنج نفر سردفتر به انتخاب سران دفاتر مشمول تقسیم اسناد خواهد بود.

پیوست (2)
دستورالعمل نحوه تقسیم اسناد دولتی و بانکها
(پیشنهادی و در حال بررسی)
با در نظر گرفتن بخشنامه 27737 مورخ 1/12/56 هیئت وزیران مبنی بر تقسیم اسناد بانکها و مؤسسات و ادارات دولتی و شهرداریها و با عنایت به تفویض اختیار کمیسیون تقسیم اسناد موضوع صورتجلسه 73939 مورخ 27/11/81 ثبت اسناد یزد (مربوط به اسناد بانکها) و صورتجلسه مورخ 3/4/82 کمیسیون موضوع ابلاغیه 16507 مورخ 4/4/82 ثبت اسناد یزد (مربوط به اسناد دولتی) و با توجه به اینکه دستورالعملهای تقسیم اسناد بهمن ماه 81 و تیرماه 82 عملاً کارآیی لازم را ندارد لذا این دستورالعمل جایگزین دو دستورالعمل اسناد بانکی و دولتی و از تاریخ 1/4/88 قابل اجرا میباشد.
ماده 1: تعاریف:
الف: اسناد: منظور از اسناد در این دستورالعمل کلیه اسناد بانکی و دولتی مربوط به بانکها و ادارات دولتی و مؤسسات و ارگانها و بنیادها و نهادهای وابسته به دولت و شهرداریها و غیره موضوع بخشنامه 27737 مورخ 1/12/56 هیئت وزیران و یا مصوبات جایگزین بعدی آن میباشد که بر دو نوع است.
1 ـ اسناد بانکها: که به تمامی اسناد بانکی اعم از رهنی و ذمهای و سایر قراردادهای تسهیلاتی و اعتباری و متمم و غیره که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم میگردند (به استثناء خرید و فروش اموال و املاک خارج از مقررات پرداخت اعتبارات و تسهیلات) اطلاق میگردد.
2 ـ اسناد دولتی: شامل اسناد کلیه ارگانها و ادارات دولتی و وابسته به دولت تحت هر عنوان و نیز شهرداریها میباشند. که به نحوی ارگان مربوطه معامل (فروشنده عین با منافع اموال منقول و غیرمنقول) باشد به استثناء شهرداریها که اسناد مربوط به تملک و خریداری آنها نیز مشمول این تقسیم خواهد بود.
ب: دفاتر: به کلیه دفاتر اسناد رسمی اطلاق میشود که با توجه به مواد این دستورالعمل از مزایای تقسیم اسناد بهرهمند میگردند.
ج: شورای تقسیم، به هیئت 5 نفره مسؤول اجرای تقسیم اسناد و این دستورالعمل گفته میشود که زیرنظر هیئت مدیره انجام وظیفه مینمایند و تا زمان تعیین اعضاء این شورا توسط مجمع عمومی، هیئت مدیره خود وظیفه آن را عهدهدار خواهد بود.
د: کمیسیون تقسیم: کمیسیون تقسیم اسناد در این دستورالعمل به کمیسیون موضوع بخشنامه هیئت وزیران مرکب از نمایندگان دادگستری و ثبت اسناد و دارایی مستقر در ثبت اسناد یزد اطلاق میگردد که اختیارات تقسیم اسناد را تا اطلاع ثانوی به جامعه سردفتران تفویض و محول نموده است.
ماده 2: دفاتر اسناد مشمول این دستورالعمل به کلیه دفاتر اسناد رسمی اطلاق میشود که در حوزه ثبتی یزد (شهرستان یزد) دایر و در حال فعالیتند و کلیه دفاتری که بعد از اجرای این دستورالعمل شروع به کار نمایند حداقل پس از شش ماه از تاریخ شروع به کار با معرفی و اعلام اداره ثبت اسناد دایر بر تخصیص سهمیه به این شورا مشمول این دستورالعمل خواهند بود.
ماده 3: دفاتر اسناد رسمی تابعه مکلفند اسناد موضوع تقسیم را منحصراً از طریق این شورا دریافت و از تنظیم اسناد مذکور که به نحوی از انحاء به طور مستقیم از طرف مراجع مشمول ارجاع میگردد خودداری نمایند و تنظیم هرگونه سند مشمول تقسیم، مخالف این دستورالعمل تخلف از بخشنامهها و دستورالعملها محسوب و علاوه بر تعقیب انتظامی طبق مقررات، مشمول محرومیتها به شرح مواد آتی الذکر خواهد بود.
ماده 4: به لحاظ لزوم اجرای عدالت نسبی و حفظ حقوق کلیه دفاتر، ارجاع اسناد و تقسیم براساس میزان حقالتحریر اسناد موضوع تقسیم به نسبت امتیازات هر دفتر طبق سوابق و فرمهای تکمیل شده موجود در هر دوره سه ماهه صورت خواهد گرفت.
تبصره: در پایان هر دوره میزان تحریر اسناد ارجاعی باید متناسب با سهمیه هر دفتر طبق امتیازات مکتسبه باشد و هرگونه اضافه یا کسر آن در صورتی که تفاوت افزون بر 5% باشد در سهمیه دوره بعد منظور خواهد شد.
تبصره 2: امتیازات هر دفتر در فروردین و مهرماه هر سال در صورت تغییر، قابل اعمال خواهد بود.
ماده 5: دفاتر اسناد رسمی مشمول مکلفند نسبت به تنظیم اسناد ارجاعی از طرف شورا طبق مقررات اقدام و ضمن رعایت اصل تکریم ارباب رجوع از هرگونه تعلل در تنظیم اسناد خودداری نمایند در غیر این صورت با دریافت هرگونه گزارش و تأیید واحد بازرسی جامعه یا ثبت اسناد مشمول محرومیتهای موضوع این دستورالعمل خواهند بود.
تبصره: چنانچه به نحوی از انحاء اسناد ارسالی قابل تنظیم و ثبت نباشد سردفتر (اعم از اصیل یا کفیل) میبایست با ذکر علت منطقی و نوع ابهام، به شورا اعاده تا پس از بررسی و رفع اشکال از طریق ارجاعکننده سند و یا ثبت اسناد به دفتر مذکور و یا دفاتر دیگر ارجاع گردد.
ماده 6: دفاتر مشمول دستورالعمل مکلفند آمار 3 ماهه اسناد ارجاعی را شامل شماره و تاریخ سند و نامه ارجاعی و مشخصات اولیه متعاملین و مبلغ سند و تحریر وصولی به شورا ارسال دارند. و اسناد ارجاعی در شرف تنظیم را در ذیل آمار مذکور قید نمایند.
تبصره 1: دفاتر مکلفند اسنادی را که به علت انصراف متعاملین و یا به دلایلی منجر به تنظیم و ثبت نخواهد شد به شورا اعاده تا از سهمیه آنها کسر گردد.
تبصره 2: چنانچه برای شورا محرز گردد سند ارجاعی به دفتری تحویل نگردیده، پس از استعلام از مرجع مربوطه، از سهمیه دفتر مذکور کسر و در سهمیه آتی لحاظ میگردد.
تبصره 3: دفاتر اسناد رسمی میتوانند نحوه عملکرد شورا و تقسیم اسناد را با مراجعه به شورا ملاحظه نمایند.
ماده 7: با توجه به دستور اکید ریاست محترم سازمان و مقررات اجرای اسناد رسمی و جلوگیری از هرگونه اشتباه و اشکال در اجرا، اسناد متمم به دفترخانه تنظیم کننده سند اولیه ارجاع خواهد شد مگر آنکه قبلاً اسناد متعدد در دفاتر مختلف تنظیم شده باشد که در این صورت به آخرین دفتر تنظیم کننده سند اصلی ارجاع میگردد.
ماده 8: در خصوص اسناد دولتی در مواردی که مبلغ مورد معامله مشخص نمیگردد و یا حقالتحریر براساس مبلغ منطقهبندی محاسبه و در زمان ارجاع میزان آن مشخص نمیباشد ارجاع سند با زدن مهر ارجاع به دفاتر بر روی نامه ادارات و مراجع ارسالکننده سند صورت خواهد پذیرفت و سردفتر مکلف است در موقع تنظیم سند و مشخص شدن مبلغ، مدارک مربوطه را جهت اخذ نامه شورا و تعیین و تخصیص حقالتحریر سند مذکور به جامعه ارسال نماید.
ماده 9: اسناد اعم از بانکی و دولتی با توجه به اولویتهای ذیل به دفاتر ارجاع خواهد شد و مسؤول تقسیم و ارجاع سند موظف است در هر مقطع زمانی سه ماهه به نحوی اسناد را تقسیم نماید که رعایت اولویتها موجب تفاوت فاحش در سهمیه تحریر دفاتر طبق ضوابط این دستورالعمل نگردد.
1 ـ اسناد متمم با توجه به ماده 7 باید عمل گردد.
2 ـ اسنادی که دارای تفکیکی باشند به ویژه اسناد دولتی به دفاتر اسناد رسمی مربوطه ارجاع میگردد.
3 ـ اسناد خرید مسکن یا اسنادی که فیالمجلس باید در رهن قرار گیرند و مکاتبات سند قطعی آنها در دفتری انجام شده باشد حتیالامکان به همان دفترخانه ارجاع میگردد.
4 ـ به لحاظ جلوگیری از اتلاف وقت نمایندگان بانکها و ادارات دولتی، توجه به مسافت و نزدیکی دفاتر به مراجع فوق حتیالامکان باید ملحوظ نظر واقع گردد.
5 ـ تمایل بانکها و دفاتر به شرط اعلام قبلی آن از طرف دفاتر و بانکها به شورا، میتواند از اولویتهای آن دفاتر محسوب گردد.
6 ـ تمایل ارباب رجوع به تنظیم سند در دفترخانه مورد نظر خود در حد امکان و با رعایت سایر شرایط این دستورالعمل قابل ترتیب اثر خواهد بود.
ماده 10: موارد زیر موجب محرومیت از ارجاع اسناد به دفاتر خواهد بود:
1 ـ دفاتری که خارج از این دستورالعمل یا برخلاف ضوابط تقسیم، نسبت به تنظیم سند مبادرت نمایند توسط شورا به ثبت اسناد و املاک جهت تعقیب و پیگیری نیز معرفی و به ازاء هر سند تنظیمی خارج از ضابطه، 10% از امتیازات پایه تقسیم آنها در دوره بعد کسر خواهد شد. در صورت استمرار بیش از ده فقره سند محرومیت تا دورههای بعدی نیز ادامه خواهد داشت.
2 ـ دفاتری که دارای حکم محکومیت قطعی موضوع بند ب آییننامه مجازاتهای انتظامی باشند به مدت یک ماه از ارجاع سند محروم خواهند شد.
3 ـ دفاتری که از طریق دادگاه بدوی انتظامی حکم محکومیتشان صادر میگردد تا صدور حکم قطعی از دادگاه تجدیدنظر از ارجاع سند محروم خواهند بود.
4 ـ دفاتری که حکم انفصال در موردشان اجرا گردد در مدت انفصال مشمول تقسیم اسناد نخواهند بود.
5 ـ در صورت عدم ارسال آمار سه ماهه و عدم واریز هزینه موضوع بند یک ماده 10 بیش از 5 روز، موجب محرومیت کسر 10% امتیاز پایه تقسیم در دوره جدید خواهد بود و در صورت عدم واریز ظرف یک ماه، شورا میتواند ارسال سند را در مدت مانده دوره موکول به تسویه حساب نماید و مسؤولیتی در جبران سهمیه در ایام قطع شده فوق نخواهد داشت.
در مورد بندهای 2 و 3 و 4 مدیریت محترم اداره کل ثبت اسناد با توجه به پرونده سردفتر مشمول محرومیت، میتواند کاهش مدت و یا لغو محرومیت را از شورا بخواهد که در این صورت با تصویب هیئت مدیره به اتفاق آراء عمل خواهد شد.
ماده 11: هزینههای شورای تقسیم از طریق دفاتر مشمول این آییننامه و به شرح زیر تأمین خواهد شد:
سران دفاتر مکلفند 2% از تحریر اسناد ارجاعی را همراه با آمار سه ماهه مربوطه به حساب شورا واریز نمایند.
هزینههای هر ساله شورا در جلسه عمومی و سالانه سران دفاتر برآورد و در صورت عدم تکافوی درصد بند یک ضمن تجدیدنظر در درصد مذکور برای سال بعد، کسری توسط سران دفاتر بالسویه تأمین و پرداخت خواهد شد.
ماده 12: موارد پیشبینی نشده در این دستورالعمل و نیز هرگونه تفسیر مواد و رفع ابهام در نحوه اجرای این دستورالعمل و تقسیم اسناد و اصلاح این دستورالعمل به پیشنهاد کمیسیون و واحد حقوقی جامعه و تصویب هیئت مدیره خواهد بود که در خصوص اصلاح یا تغییر دستورالعمل مراتب باید به تأیید کمیسیون اصلی تقسیم اسناد یا اداره کل ثبت اسناد و املاک استان برسد.
ماده 13: این دستورالعمل در ..... ماده و .... تبصره و ........ بند در تاریخ .......... به تصویب هیئت مدیره جامعه سردفتران استان یزد و طی .......... به تأیید اداره کل ثبت اسناد و املاک رسیده است.
پیوست (3)
دستورالعمل توزیع اسناد اتومبیل
به منظور رعایت عدالت و تعالی کرامت و شؤون شغلی دفاتر اسناد رسمی و پیشگیری از تخلفات احتمالی در تنظیم اسناد اتومبیل، دستورالعمل ذیل براساس توافق به عمل آمده توسط کلیه دفاتر اسناد رسمی در حوزه ثبتی یزد تنظیم و امضاء گردید و از تاریخ ..../..../... که از طرف اداره کل ثبت استان ابلاغ گردیده لازمالاجراء خواهد بود.
ماده 1: کلیه دفاتر اسناد رسمی در حوزه ثبتی شهرستان یزد از تاریخ شروع به کار مشمول این دستورالعمل خواهند بود.
ماده 2: اسناد مشمول این دستورالعمل عبارت از کلیه اسناد بیع قطعی، صلح، هبه و وکالت برای فروش در خصوص هرگونه خودرو موضوع ماده 42 قانون مالیات ارزش افزوده خواهد بود.
ماده 3: تنظیم اسناد موضوع این دستورالعمل در هر دفترخانه از لحاظ کمی دارای محدودیت است.
تعداد اسناد اتومبیلی که هر دفترخانه در طول مدت یک ماه (بدون در نظر گرفتن نوع اتومبیل) مجاز به تنظیم آن میباشد براساس یک سهمیه عمومی و ثابت و یک سهمیه متغیر با توجه به سوابق و امتیازات مکتسبه در فرم ارزشیابی طبق فرمول ذیل محاسبه خواهد شد.
تعداد اسناد مجاز به تنظیم = سهم براساس امتیاز فرم ارزشیابی + عدد ثابت
تبصره 1: عدد ثابت با توجه به آمار معاملات خودروها و بررسیهای لازم به صورت درصدی از جمع تعداد اسناد تعیین و بقیه آن به سهمیه متغیر اختصاص داده خواهد شد .
تبصره 2: جمع امتیازات اکتسابی در پرونده ارزشیابی در اول فروردین و اول مهرماه هر سال از طرف مراجع مربوطه مورد تجدیدنظر واقع و توسط جامعه سردفتران استان به دفترخانه مربوطه ابلاغ خواهد شد.
تبصره 3: عدد ثابت که برای تمام دفاتر به صورت یکنواخت عمل میشود توسط هیئت مدیره جامعه سردفتران در هر دوره با توجه به آمار معاملات خودرو اعلام و در مواعد مقرر شش ماه همزمان با بازنگری امتیازات پرونده ارزشیابی (موضوع تبصره یک همین ماده) قابل تجدیدنظر خواهد بود.
ماده 4: دفاتر موظفند در پایان هر ماه آمار نقل و انتقال و معاملات اسناد موضوع این دستورالعمل را علاوه بر اداره دارایی به جامعه سردفتران نیز ارسال نمایند.
ماده 5: هیئت مدیره جامعه موظف است به منظور رسیدگی به آمارهای ارسالی و حسن جریان این دستورالعمل فرد یا افرادی از سران دفاتر اسناد رسمی را تعیین تا بررسی لازم معمول و گزارش مربوطه را به هیئت مدیره ارائه نمایند.
ماده 6: سران دفاتر اعم از اصیل یا کفیل موظفند اسناد اتومبیل خود را در حد سهمیه تخصیصی دفترخانه تنظیم و مازاد آن را با هماهنگی لازم و رعایت حال ارباب رجوع به دفاتر دیگر ارسال نمایند.
ماده 7 : هرگونه تخلف از مفاد این دستورالعمل و تنظیم اسناد اتومبیل خارج از ضوابط و سهمیه اختصاصی پس از اعلام و گزارش به جامعه در هیئت مدیره مطرح و با توجه به گزارش کمیته بازرسی مورد رسیدگی قرار گرفته و اتخاذ تصمیم خواهد شد.
ماده 8 : در راستای حسن اجرای این دستورالعمل در قبال تخلفات احتمالی محرومیتهای زیر قابل اعمال خواهد بود:
1 ـ محرومیت از تنظیم اسناد دولتی و بانکی توسط شورای تقسیم اسناد دولتی برای سه ماه الی یکسال
2 ـ کسر امتیاز در پرونده ارزشیابی از ردیفهایی که در اختیار مراجع اظهارنظر کننده است.
3 ـ محرومیت از تنظیم سند اتومبیل در دور بعد یا حذف سهمیه ثابت
4 ـ ارجاع امر به ثبت اسناد به عنوان تخلف انتظامی براساس ردیف 8 بند ج ماده 29 آییننامه قانون دفاتر اسناد رسمی در خصوص تنظیم اسناد برخلاف بخشنامهها و دستورالعملها با عنایت به ابلاغ این دستورالعمل از طریق ثبت اسناد.

 
پیوست (4)
نمونه فرم ارزشیابی سردفتر اسناد رسمی عضو جامعه سردفتران و دفتریاران یزد
از تاریخ ............... لغایت .............. دفتر اسناد رسمی شماره       حوزه ثبتی      آدرس:
 تلفن:                  فاکس:                            نام و نام خانوادگی سردفتر:                       همراه:
نام و نام خانوادگی دفتریار اول:              اصلی:            کفیل:        تلفن:
نام و نام خانوادگی دفتریار دوم:                تلفن:
 

ردیف
موضوع
شرح
حداکثر امتیاز
خود ارزیابی
ارزیابی نهایی
ملاحظات
 
 
 
 
1
 
 
 
 
سردفتر
 (56 امتیاز)
1 ـ سابقه سردفتری هر سال یک امتیاز
30
 
 
 
2 ـ سابقه دفتریاری اول هر 4 سال یک امتیاز
4
 
 
 
3 ـ سابقه کارمندی در دفترخانه هر 5 سال یک امتیاز
2
 
 
 
4 ـ عضویت در جبهه هر شش ماه یک امتیاز
2
 
 
 
5 ـ جانباز جنگ تحمیلی بالای 15% 2 تا 3 امتیاز
2
 
 
 
6 ـ سابقه کار مفید قضایی و ثبتی هر سه سال 1 امتیاز
5
 
 
 
7 ـ مدرک تحصیلی (دیپلم 1 فوقدیپلم2 لیسانس 3 فوقلیسانس 4 دکترا 5)
5
 
 
 
8 ـ چاپ مقالات در مجلات و ماهنامه کانون و سازمان ثبت در هر دوره ارزشیابی 1 امتیاز
2
 
 
 
9 ـ ترجمه و تألیف و تدوین هر کتاب مرتبط شغلی 1 امتیاز
2
 
 
 
10 ـ دریافت تقدیرنامه و گواهینامه آموزشی مرتبط در هر دوره 1 امتیاز
2
 
 
 
 
 
2
 
 
دفتریار
(16 امتیاز)
1 ـ دفتریار اول اصیل (غیر اقارب 3 امتیاز) اقارب نسبی سردفتر یا کفیل 1
3
 
 
 
2 ـ سابقه کار دفتریار اولی برای هر سه سال 1 امتیاز
6
 
 
 
3 ـ عضویت در جبهه هر شش ماه یک امتیاز
2
 
 
 
4 ـ جانباز جنگ تحمیلی بالای 15% 2 تا 3 امتیاز
2
 
 
 
5 ـ مدرک تحصیلی (دیپلم 1 فوق دیپلم 2 لیسانس به بالا 3)
3
 
 
 
3
کارمندان
(5 امتیاز)
1 ـ داشتن کارمند در هر دوره ارزشیابی طبق لیست ارائه شده به ثبت اسناد به ازای هر نفر 1 امتیاز
5
 
 
 
 
4
جامعه سردفتران
(15امتیاز)
1 ـ تعامل و همکاری با جامعه و عضویت در کمیسیونهای فرعی از 1 تا 3
3
 
 
 
2 ـ عضویت در هیئت مدیره و بازرس جامعه
2
 
 
 
3 ـ عضویت در جامعه سردفتران هر سال یک امتیاز
10
 
 
 
 
5
مراجع ثبتی
(8 امتیاز)
1 ـ نظر رئیس واحد ثبتی محل
4
 
 
 
2 ـ نظر مدیرکل ثبت استان
4
 
 
 
6
جمع
 
 
 
 
 
7
کسورات
1 ـ محکومیت انتظامی بند ج و بالاتر در طول خدمت برای هر محکومیت 3 امتیاز
9
 
 
 
2 ـ محکومیت انتظامی بند ب در 5 سال اخیر هر محکومیت 1 امتیاز
6
 
 
 
8
جمع نهایی
 
 
 
 
 
نتیجه این ارزشیابی در تاریخ .............. در کمیته تخصصی بررسی و تا تاریخ ........................ اعتبار دارد.
                          مهر و امضای جامعه سردفتران                محل امضای نماینده ثبت
 
                            مهر و امضای سردفتر                                  امضای دفتریار