دفتر طرح و برنامه کانون بررسی کرد:

 

دفاتر اسناد رسمی به عنوان پیشگامان خصوصی‌سازی، همواره بخش قابل توجهی از مسئولیت‌های اعتباربخشی به مالکیت و رسمیت دادن به عقود و تعهدات و معاملات حقوقی آحاد اشخاص حقیقی و حقوقی را در اقصی نقاط کشور بدون آن که هزینة قابل توجهی را بر وزارت دادگستری و قوه قضائیه تحمیل نماید، برعهده داشته و همچنین در تحقق اهداف مالیاتی و وصول حقوق و عوارض دولتی و جلب و جذب نقدینگی برای خزانه کشور بدون تحمیل بار مالی به دولت، نقش به‌سزایی داشته‌اند.

اکنون که به حول و قوه الهی و با تدابیر داهیانه مقام معظم رهبری، گام نخست برای اجرای سیاست‌های کلی اصل 44 قانون اساسی و گذر از مرزهای شعار و تبلیغات و عینیت یافتن واگذاری امور مردم به مردم در حال برداشتن است، بدون تردید دفاتر اسناد رسمی ـ به عنوان موفق‌ترین مجموعه در بخش خصوصی کشور ـ را می‌توان از شایسته‌ترین مراجع در اجرای سیاست‌های کاهش تصدی‌گری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و خصوصاً بهینه‌سازی و استفاده از حداکثر بهره‌وری سازمانی اعم از منابع انسانی و امکانات و تجهیزات در سال اصلاح الگوی مصرف، دانست. اما همگان می‌دانند که اجرای هر ایده و طرح نو، خصوصاً در مقام اجرای سراسری آن، مستلزم صرف ده‌ها میلیارد ریال هزینه در زمینه‌های فرهنگ‌سازی، تأمین فضای اداری، نیروی انسانی، تجهیزات و آموزش و ... است. حال آن که، به تجربه ثابت شده و به جرأت می‌توان ادعا نمود نه تنها دفاتر اسناد رسمی به خوبی از عهده انجام این مهم در تمام نقاط ایران اسلامی و حتی مناطق محروم برخواهند آمد که از بروز بسیاری مشکلات هم جلوگیری خواهد شد. برای این منظور، از مهم‌ترین شاخصه‌های صلاحیت قانونی و اداری ـ قضایی دفاتر اسناد رسمی که برای تصدی مسؤولیت‌های جدید می‌توان بیان نمود، عبارت است از؛

1 ـ وجود فضای فیزیکی ـ اداری مناسب و دارای تجهیزات رایانه‌ای آماده به خدمتگزاری در دفاتر اسناد رسمی و بدون تحمیل بار مالی برای دولت و نظام.

2 ـ وجود نیروهای انسانی کارآمد، آموزش دیده، متخصص و متعهد در دفاتر اسناد رسمی (از حیث داشتن حسن ظن و وثوق و اعتماد عمومی جامعه به ایشان که کاملاً دارای صلاحیت اخلاقی و اجتماعی هستند).

3 ـ مدیریت افراد صاحبنظر در امور حقوقی بر دفاتر اسناد رسمی و مطلع از مسائل اجتماعی روز جامعه.

4 ـ پراکندگی مناسب و توزیع جغرافیایی دفاتر اسناد رسمی در سراسر کشور به نسبت جمعیت شهری ـ روستایی و حتی در بخش‌ها و شهرک‌های دورافتاده.

5 ـ هماهنگی کامل با سیاست‌های اداری‌ـ‌قضایی و همگامی و همراهی با برنامه‌های سوم و چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران خصوصاً تمرکززدایی، کوچک‌سازی حجم دولت و کاهش تصدی‌گری دولت و واگذاری آن به بخش خصوصی.

با تحقیق و مطالعة جامع، به نظر می‌رسد که می‌توان مهم‌ترین امور قابل واگذاری و انجام آن توسط دفاتر اسناد رسمی را در سه محور عمده «امور ثبتی» و «امور مشاوره‌ای و حقوقی» و «امور شبه قضایی» کاملاً به این دفاتر واگذار کرد. ضمن اینکه انتخاب این سه موضوع اساسی با دو دکترین ارزشمند «قضازدایی» و «رفع اطاله دادرسی» که از سوی ریاست محترم قوه‌قضائیه مطرح گردیده و همچنین عزم جدی معاونت محترم قوه‌قضائیه و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اجرای سیاست‌های کلی اصل 44 قانون اساسی همخوانی و مطابقت دارد و از همین‌رو، عمده‌ترین آن که حتی قابلیت واگذاری به موجب بخشنامه را دارد به شرح تقسیم‌بندی زیر است؛

براساس ماده 5 طرح اصلاحی آیین‌نامه ثبت شرکت‌ها مصوب 1340، اداره ثبت شرکت‌ها در تهران و دوایر ثبت شرکت‌ها در شهرستان، قائم‌مقام دفاتر اسناد رسمی شناخته شده‌اند و با توجه به رأی شماره 567 مورخ 9/9/46 شورای عالی ثبت این امر نه فقط در بحث ثبت شرکت‌‌نامه‌ها و شرکت‌ها بلکه در مورد ثبت مؤسسات غیرتجاری نیز جاری است. از سوی دیگر، براساس نظامنامه اجرایی قانون تجارت برای مواد 196، 197 و 199 مصوب 15 خرداد 1311 وزارت عدلیه وقت، در مورد ثبت اساسنامه شرکت‌ها و شرکت‌نامه‌ها و تغییرات بعدی، صلاحیتی موازی یکدیگر برای ادارات ثبت و هم برای دفاتر اسناد رسمی پیش‌بینی شده است. لذا پیشنهاد می‌شود بخش‌هایی از وظایف ادارات ثبت و به خصوص ثبت شرکت‌ها، که منجر به کاهش تصدی‌گری این ادارات می‌شود، به دفاتر اسناد رسمی واگذار شود تا تشریفات لازم سریع‌تر و آسان‌تر انجام گیرد.

از جمله اموری که واگذاری آن از حوزه ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی به دفاتر اسناد رسمی منعی ندارد، عبارت است از؛

بدیهی است که «زمان» در پلمپ دفاتر تجاری بسیار مهم است. چرا که سال مالی شرکت‌ها دارای آثار حقوقی است که پلمپ صرفاً باید در آن سال مالی انجام شود. اما در حال حاضر، پلمپ دفاتر از طریق واحدهای پستی و در قبال اخذ مبلغ 180 هزار ریال و در مدت زمان 30 الی 45 روز انجام می‌گیرد که با توجه به زمان‌بر بودن این امر، در عمل مشکلات زیادی برای شرکت‌ها و ادارات امور مالیاتی شرکت‌ها ایجاد نموده است. این در حالی است که با توجه به ماده 11 قانون تجارت انجام تشریفات پلمپ دفاتر تجاری در دفاتر اسناد رسمی با توجه به پراکندگی جغرافیایی آنها بسیار آسان‌تر و دقیق‌تر امکانپذیر خواهد بود. البته تخصیص دفتر مخصوصی که کلیه صفحات آن همانند دیگر دفاتر موجود در دفاتر اسناد رسمی به امضای نماینده دادستان برسد، از دو طریق دستی (در کوتاه مدت) و مکانیزه، ضروری است.

امکان دریافت مدارک لازم جهت تشکیل پرونده، ثبت و تأسیس شرکت‌ها و همچنین صورت جلسات تغییرات شرکت‌ها اعم از تغییر نشانی، تغییر مدیران توسط دفاتر اسناد رسمی با ورود اطلاعات از طریق شبکه و سیستم اداره ثبت شرکت‌ها به موجب سند رسمی کاملاً مقرون به صرفه از لحاظ اقتصادی بوده و امکان‌پذیر است.

تنظیم اسناد رسمی در مورد هرگونه نقل و انتقال سهامِ انواع شرکت‌های تجاری مذکور در ماده 20 قانون تجارت، ضمن تثبیت وضعیت حقوقی شرکت‌ها، مانع از نقل و انتقال صوری سهام در شرکت‌ها، جعل و صدور اسناد معارض خواهد شد.

با توجه به اینکه در فرایند ثبت اختراعات، علائم تجاری و تمدید اعتبار صرفاً بررسی شکلی انجام می‌شود، در صورت هماهنگی با اداره مالکیت صنعتی، با توجه به وجود نیروی انسانی و تجهیزات لازم در دفاتر اسناد رسمی، نیازی به صرف وقت و هزینه و استهلاک سرمایه و تجهیزات اداره مالکیت صنعتی نمی‌باشد که البته پرواضح است با فراهم شدن زیرساخت‌های لازم حتی انجام این امر سهل‌تر و سریع‌تر و کاملاً به صورت مکانیزه در دفاتر اسناد رسمی انجام خواهد یافت.

تنظیم فنی و دقیق اساسنامه‌ها را می‌توان با اعمال سیاست تشویقی و دلالت و راهنمایی مردم به دفاتر اسناد رسمی، به شکل صحیح و سریع به انجام رسانید.

همچنین اظهارنامه‌هایی که توسط شرکت‌ها جهت تأسیس، تغییر مدیران، تغییر اقامتگاه قانونی شرکت و نیز به صورت عادی به اداره ثبت شرکت‌ها تحویل می‌شود، مشکلات عدیده‌ای را از نظر احراز هویت مدیران و سهامداران ایجاد نموده و بعضاً موجب تشکیل پرونده‌های متعدد در دادگستری شده است که با ثبت اظهارنامه‌های مذکور در دفاتر اسناد رسمی، علاوه بر دیگر مزایای قانونی تنظیم سند به صورت رسمی، قطعاً صرف هزینه‌های احتمالی در دادگستری جهت تشکیل و تعقیب هر پرونده در مراحل بدوی، تجدیدنظر، اعاده دادرسی، دیوان عالی کشور و غیره را کاهش می‌دهد.

در باب تفکیک املاک اعم از اراضی و تفکیک آپارتمان‌ها به نظر می‌رسد سردفتر می‌تواند از طریق ابوابجمعی دفترخانه و جذب نقشه‌بردار و مشارکت وی اقدام به شروع عملیات ثبتی و تنظیم صورتمجلس تفکیکی نماید.

گفتنی است بسیاری از پرونده‌های مطروحه در دادگستری پیرامون تأخیر فروشنده در تنظیم سند و ناشی از اطالة روند صدور گواهی پایانکار یا صورتمجلس تفکیکی است.

در مواردی که دفترچه مالکیت به اتمام می‌رسد، دفاتر اسناد رسمی با در اختیار داشتن دفترچه‌های خام که به موجب سریال معینی به دفاتر تحویل می‌شود، صلاحیت منضم نمودن دفترچه جدید به دفترچه سابق را دارند.

یادآور می‌شود مشابه این پیشنهاد قبلاً تجربه شده و تا قبل از اجرای طرح تعویض پلاک خودرو، دفترچه‌های مالکیت خودرو در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرار داشت.

مستنداً به ماده 10 قانون مدنی مبنی بر نفوذ قراردادهای خصوصی بین طرفین و به منظور جلوگیری از بروز اختلافات و با هدف تنظیم صحیح و قانونی شرکت‌نامه‌ها (موضوع ماده 47 قانون ثبت) می‌توان با اطلاع‌رسانی روشنگرانه، مردم را به مکتوب نمودن قراردادها و توافق‌نامه‌های خود و دلالت و راهنمایی ایشان به دفاتر اسناد رسمی تشویق نمود.

2 ـ امور شبه قضایی

روح حاکم بر دکترین «قضازدایی» که از سوی ریاست قوه‌قضائیه مطرح و اجرا شده، جهت جلوگیری از تشکیل بی‌رویه پرونده‌ها و یا کاهش ورود بی‌دلیل و بی‌اساس پرونده‌ها به محاکم و همچنین به منظور افزایش رضایتمندی افراد جامعه است که از مسیر خصوصی‌سازی و اجرای سیاست‌های کلی اصل 44 قانون اساسی و اصلاح الگوی مصرف امکان‌پذیر خواهد بود که مهم‌ترین این نتایجِ پیشنهادی عبارت است از؛

با ملاحظه باب هفتم و خصوصاً مواد 466 و 470 قانون آیین دادرسی مدنی و ماده 15 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران ملاحظه می‌شود که هیچ منعی برای واگذاری داوری به دفاتر اسناد رسمی وجود ندارد و حتی مقام عالی دستگاه قضایی نیز در دستورالعمل شماره 2 رفع اطاله دادرسی (مصوب 15/11/84)، محاکم را در مقام پیش‌بینی داور در قراردادها، از ورود ابتدایی به ماهیت دعوی منع نموده که پیشنهاد می‌گردد؛ اولاً: سران دفاتر مجاز به قبول و تصدی امر داوری و استماع اظهارات طرفین و انجام سایر لوازم این اقدام باشند. ثانیاً: در طرح ایجاد مؤسسات داوری که در مجلس شورای اسلامی مطرح است، امکان داوری از سوی سران دفاتر اضافه شود. ثالثاً: با اطلاع‌رسانی به موقع و مؤثر، افراد جامعه در امور حقوقی خود تشویق شوند تا با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی جهت تعیین داور، آنچه در حال حاضر نیز به صورت عرفی مشاوره و داوری در دفاتر اسناد رسمی انجام می‌شود، جنبة قانونی و رسمی پیدا کند. رابعاً: در تمامی مبایعه‌نامه‌های اموال غیرمنقول که طبعاً یکی از دفاتر اسناد رسمی به عنوان محل نقل و انتقال رسمی تعیین می‌گردد، این قید اضافه شود که سردفتر همان دفترخانه در صورت تمایل و انتخاب طرفین به عنوان داور آن مبایعه‌نامه تعیین شود.

ماده 180 و 181 قانون آیین دادرسی مدنی، به تصریح امکان سازش در دفاتر اسناد رسمی را مطرح نموده است. لذا در مقام مقایسه سازش در محکمه و سازش در دفترخانه، با توجه به مزایایی چون هزینه کم، سرعت بیشتر و نبود تشریفات پیشنهاد می‌گردد: به موجب بخشنامه‌ای از سوی ریاست قوه‌قضائیه، محاکم موظف شوند که تنظیم سازش نامه و گزارش اصلاحی را به دفاتر اسناد رسمی محول نمایند و همچنین سازش‌نامه‌های ابتدایی صادره توسط دفاتر اسناد رسمی پس از احراز اصالت آنها از طریق استعلام، از سوی محاکم و دادگاه‌ها مورد توجه و اعتبار ثانوی واقع شود.

اهتمام ریاست قوه‌قضائیه و تلاش مستمر جهت تأمین نیروی انسانی متخصص برای شوراها و امکان عضویت سردفتران و دفتریاران با تصویب قانون شوراهای حل اختلاف، سردفتر و ابواب‌جمعی دفترخانه با کمترین هزینه می‌تواند به عنوان شعبه‌ای از شورای حل اختلاف تصدی وظایف این شورا را برعهده بگیرد که پیشنهاد می‌شود: شعبی از شوراهای حل اختلاف هر منطقه در یکی از دفاتر اسناد رسمی مستقر و دفاتر مذکور با عضویت سه عضو (سردفتر و دفتریار و یکی از ابوابجمعی دفترخانه) در ساعات عصر به پرونده‌های مطروحه رسیدگی و قاضی تعیین شده نیز حسب مورد اقدام به صدور رأی نماید.

نحوه تنظیم دادخواست و رفع نقصِ آن از جمله موارد سردرگمی مراجعان به محاکم است که با توجه به اشراف سردفتران به امور حقوقی و مدنی، پیشنهاد می‌گردد مراتبی اتخاذ شود تا مردم بتوانند برای تنظیم دادخواست یا رفع نقص از آن، صرفاً به دفاتر اسناد رسمی مراجعه نمایند و از طرف دیگر، محاکم نیز فقط دادخواست‌های ممهور شده به مٌهر دفاتر اسناد رسمی را مورد پذیرش قرار دهند.

با توجه به ماده 59 قانون ثبت موضوع استماع شهادت در واحدهای ثبتی، به نظر می‌رسد که با پیش‌بینی سازوکار لازم استماع شهادت و ثبت آن ـ جز موارد کیفری و محرمانه و منافی عفت ـ در دفاتر اسناد رسمی ممکن باشد.

در حال حاضر، دفاتر اسناد رسمی علاوه بر اقرارنامه‌های مالی، در امور مهمی چون اقرار به نسب، اقرار به زوجیت و مانند آن اقرارنامه‌هایی را تنظیم می‌نمایند و حال آنکه می‌توان تمامی موارد استماع اقرار ـ جز در موارد کیفری، محرمانه و منافی عفت ـ و ثبت آن را به دفاتر اسناد رسمی محول نمود.

به موجب وحدت ملاک از ماده 156 قانون آیین دادرسی مدنی که در بخشی از آن اشعار می‌دارد: «... اظهارنامه توسط اداره ثبت اسناد و املاک کشور یا دفاتر دادگاه‌ها ابلاغ می‌شود...»، به نظر می‌رسد که دفاتر اسناد رسمی قابلیت تنظیم و تسجیل اظهارنامه‌های قضایی را دارند که در این صورت، از بسیاری هزینه‌های مادی و صرف وقت و بروز مشکلات و توالی فاسد در تنظیم اظهارنامه‌ها جلوگیری می‌شود، همچنان‌که اکنون برگه‌های بهادار «اخطاریه» در اختیار دفاتر اسناد رسمی می‌باشد و مطالبی که باید به اطلاع طرف مقابل برسد از طریق اداره اجرای اسناد رسمی ابلاغ می‌گردد.

موارد عدیده دیگری از امور شبه قضایی نیز قابلیت واگذاری به دفاتر اسناد رسمی را دارد. از آن جمله؛ تحریر ترکه، پلمپ ترکه، انجام کارشناسی در امور ثبتی و نحوه تنظیم اسناد، معاینه محلی، تحقیق محلی و ... .

بر اساس آنچه که صاحبنظران معتقدند، هرچند که موضوع تمرکز تمامی امور نقل و انتقال املاک به سازمان ثبت سپرده شده لیکن تنظیم قراردادهای تعهد به بیع در دفاتر اسناد رسمی و به موجب سند رسمی، نه تنها به عنوان مقدمه بیع، صحت و سلامت انجام معاملات را تضمین می‌کند بلکه از ورود میلیون‌ها پرونده به سیستم قضایی کشور جلوگیری می‌نماید و از نقطه نظر وصول حق‌الثبت نیز با توجه به بند (ع) ماده یک قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین مصوب 1373 و تبصره 1 ماده 10 قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت مصوب 1384، حق‌الثبت املاک طبق ارزش معاملاتی موضوع ماده 64 قانون مالیات‌های مستقیم قابل محاسبه و وصول است.

گسترش انبوه‌سازی و گرایش سرمایه‌گذاران به سرمایه‌گذاری در بخش مسکن و ساخت و ساز در سال‌های اخیر، موجب رواج قرارداد پیش فروش مسکن و ساختمان بین سازندگان ساختمان و مسکن و پیش‌خریداران آن شده است که صد البته نظر به این که احراز هویت و مالکیت، رعایت ماده 10 قانون وظیفه عمومی، قانون امور حسبی، اهتمام و توجه به درج جزئیات و یا درج عبارات دقیق حقوقی و غیرمبهم در قراردادها و دقت در عدم انجام معاملات و تعهدات فضولی باید در این گونه قراردادها بیش از هر قرارداد دیگری رعایت شود ضرورت تنظیم قراردادهای پیش‌فروش ساختمان در دفاتر اسناد رسمی روشن و آشکار است که در این صورت، هم از حجم و تعداد پرونده‌های ارجاعی به مراجع قضایی می‌کاهد و هم امنیت قضایی لازم را تأمین می‌نماید.

2 ـ 3 ـ3 ـ امور مشاوره‌ای

اگرچه در حال حاضر دفاتر اسناد رسمی به امر مشاوره حقوقی هم می‌پردازند لیکن تعیین ضوابط برای آن، به منظور آگاهی بخشی ارباب رجوع در دستگاه قضایی و تأمین مصالح و منافع عمومی جامعه، ضرورتی انکارناپذیر است.