کانون سردفتران و دفتریاران

سه شنبه, 26 تير 1397

راهکارهایی برای ایجاد مرجع و رویه واحد بازرسی و نظارت بر دفاتر اسناد رسمی

راهکارهایی برای ایجاد مرجع و رویه واحد بازرسی و نظارت بر دفاتر اسناد رسمی
محمود صوفی‌آبادی1
 
با نگاهی به قوانین مختلف ثبتی درمی‌یابیم که مراجع متعددی برای بازرسی و نظارت بر دفاتر اسناد رسمی تعیین گردیده است؛ سازمان بازرسی کل کشور، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، سازمان امور مالیاتی کشور و کانون سردفتران و دفتریاران. از طرفی دفاتر اسناد رسمی یکی از تجربه‌های موفق در کاهش تصدی‌گری دولت و واگذاری امور به مردم و اجرای اصل 44 قانون اساسی به شمار می‌آید. و از طرف دیگر، این دفاتر نه تنها خدمات قابل توجهی را در جهت تنظیم اسناد رسمی و ساماندهی معاملات دارند بلکه به عنوان گذرگاهی مطمئن برای استیفا و وصول حقوق دولتی نیز عمل کرده‌اند. اما به رغم نقش اساسی دفاتر اسناد رسمی و خدمات ارزنده آنها به مردم متأسفانه همواره با قوانین و دستورالعمل‌های متعدد و دست و پاگیر مواجه بوده‌اند. به طوری که ارائه خدمات مطلوب را با مشکل مواجه کرده و خواهد کرد.
یکی از موضوعات فراروی دفاتر اسناد رسمی، توجه تمام مسؤولیت‌های دفترخانه به یک شخص یعنی سردفتر و عدم تسرّی مسؤولیت به سایر کارکنان دفتر اسناد رسمی می‌باشد که به دور از انصاف و عدالت است. از سوی دیگر، به موجب تعدد قوانین، مراجع متعددی نسبت به کار سردفتران و امور دفترخانه نظارت می‌کنند. البته با شیوه بازرسی و نظارتی متفاوت و رویه‌های مختلف که این امر نیز مسائل و مشکلاتی را به دنبال دارد. در زمینه همین موضوع، چند پیشنهاد ارائه می‌شود:
 
1 ـ اعطای صلاحیت چندگانه برای موضوع واحد (نظارت و بازرسی دفاتر) در هر سیستم نه تنها نشان از ضعف آن سیستم دارد بلکه موجب تداخل در وظایف و مسؤولیت‌ها و ایجاد رویه‌های مختلف می‌گردد. ممکن است گفته شود پیش‌بینی مراجع متعدد سبب می‌شود تا نظارت بیشتر و دقیق‌تری بر امور دفاتر حاکم شود. ولی این موضوع علاوه بر اینکه سبب موازی کاری و هرز رفتن نیرو و امکانات دستگاه‌های مختلف می‌گردد، سبب خواهد شد تا سردفتر به جای پرداختن به امور اصلی خود دائماً به دنبال هماهنگی و یا پاسخگویی به مراجع متعدد باشد و این موضوع سردفتر را از وظیفه خطیرش باز خواهد داشت. لذا برای اینکه بازرسی و نظارت دفاتر از نظم و انسجام بیشتری برخوردار باشد و از اعطای صلاحیت‌های متعدد برای رسیدگی به موضوعات واحد جلوگیری شود، پیشنهاد می‌گردد با اصلاح قانون دفاتر اسناد رسمی، وظیفه نظارت و بازرسی دفاتر اسناد رسمی به کانون سردفتران و دفتریاران محول شود و به تبع آن هیئت‌های رسیدگی به تخلفات سردفتران و دفتریاران نیز در خود کانون مستقر گردند. البته ممکن است این ایراد وارد شود که چون تعداد کانون‌های موجود در سطح کشور معدود می‌باشد لذا استقرار هیئت‌های بدوی و تجدیدنظر در این کانون‌های معدود مشکلاتی را برای رسیدگی به پرونده‌های تخلفات سردفتران را به دنبال دارد که در پاسخ می‌توان گفت که قوه‌قضائیه می‌تواند زمینه تشکیل کانون دفاتر اسناد رسمی در تمام مراکز استان‌ها را فراهم نماید.
 
2 ـ تشکیل واحد پیشگیری و بازرسی کانون:
کانون سردفتران و دفتریاران هرچند دارای شخصیت حقوقی و استقلال مالی است ولی از نظامات قوه قضائیه تبعیت می‌کند. یکی از وظایفی که متوجه کانون سردفتران می‌باشد نظارت و بازرسی دفاتر اسناد رسمی به موجب ماده 73 ق.د.ا.ر.ک. می‌باشد و از آنجا که وظیفه نظارت و بازرسی دفاتر اسناد رسمی بر عهده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گذاشته شده است. لذا با استناد به بند 6 ماده 66 همین قانون می‌توان گفت که بازرسی دفاتر اسناد رسمی جزو وظایف ذاتی کانون سردفتران و دفتریاران نیست و این وظیفه بازرسی و نظارتی کانون باید در همکاری و تعامل با سازمان ثبت تعریف شود و در جهت تکمیل بازرسی سازمان ثبت انجام پذیرد هرچه که مانعی و یا محدودیتی برای انجام بازرسی دفاتر اسناد رسمی توسط کانون سردفتران و دفتریاران نیز وجود ندارد.
از طرف دیگر، یکی از وظایفی که برابر بند پنجم اصل 156 قانون اساسی به عهده قوه‌قضائیه گذاشته شده است، پیشگیری از وقوع جرائم است. بدیهی است دفاتر اسناد رسمی که از نظامات قوه‌‌قضائیه تبعیت می‌نمایند، لازم است اقداماتی را در زمینه پیشگیری از جرائم و تخلفات در دفاتر اسناد رسمی انجام دهند. بنابراین پیشنهاد می‌گردد در جهت اجرای اصل 156 ق.ا. و ماده 73 ق.د.ا.ر.ک.، ساختار واحد بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران به واحد پیشگیری و بازرسی کانون تغییر یابد. لازم به ذکر است که مقصود از پیشگیری، مجموعه تدابیر و اقدام‌های غیرکیفری، با هدف مقابله با جرایم و تخلفات از طریق کاهش یا از بین بردن عوامل جرم‌زاست. به عبارت دیگر، پیشگیری یعنی جلوگیری کردن از بزهکاری و تخلفات با شیوه‌های گوناگونی که بیرون از نظام کیفری به کار می‌روند.
 
3 ـ ایجاد رویه واحد و متحدالشکل بازرسی دفاتر اسناد رسمی
یکی از موضوعاتی که دفاتر اسناد رسمی با آن مواجه هستند وجود رویه‌ها و شیوه‌های مختلف بازرسی دفاتر می‌باشد. به عنوان مثال، از نظر تعداد دفعات بازرسی میان دفاتر اسناد رسمی تعادل وجود ندارد. از برخی دفاتر مکرراً و به دفعات در طول یکسال بازرسی صورت می‌گیرد اما برخی از دفاتر چندین سال است که مورد بازرسی قرار نگرفته‌اند و یا اینکه در برخی از بازرسی‌ها، بازرسان تمام اسناد تنظیمی را یک به یک مورد بررسی قرار می‌دهند و هرچه را که می‌بینند ولو مشکلات جزئی را صورتجلسه می‌کنند اما در برخی از حوزه‌های ثبتی بازرسان تنها به صورت تصادفی از هر نمونه سند تعداد معدودی را مورد بازرسی قرار می‌دهند و نیز طولانی شدن زمان بازرسی‌ها سبب گردیده تا فرآیند بازرسی دفاتر اسناد رسمی به شکل مطلوب و عادلانه صورت نگیرد. لذا پیشنهاد می‌گردد کار گروهی در سازمان ثبت با حضور نمایندگان کانون سردفتران تشکیل گردد تا شیوه‌نامه بازرسی متحدالشکلی برای تمام دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور تدوین گردیده و به مرحله اجرا گذارده شود که در آن به شیوه بازرسی، فلسفه بازرسی‌ها، مدت زمان بازرسی، مدت زمان لازم برای رفع نواقص توسط سران دفاتر، تعداد دفعات بازرسی در طول یکسال و جزئیات لازم دیگر اشاره شده باشد. به امید آنکه هدف از نظارت و بازرسی دفاتر بازبینی باشد و به شکل و شیوه سلیقه‌ای به مرحله اجرا گذارده نشود.


1. سردفتر دفتر اسناد رسمی 5 سمنان.